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泛普OA辦公系統(tǒng)檔案管理業(yè)務包括檔案資料的接收征集、整理、編目、保管、鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、利用管理等工作。

檔案管理大體上分為文檔、科檔、會檔三大部分，其管理大體上也是按文檔、科檔、會檔劃分管理到人的。文檔在從收發(fā)文至檔案的轉化過程中，有的單位由單位總文書立卷（立件）、有的單位由各處室文書立卷（立件）、有的由檔案室統(tǒng)一立卷（立件），其立卷（立件）原則、業(yè)務流程各不相同。

泛普檔案系統(tǒng)主要包括：

文書檔案：

文檔管理的工作中，首先是檔案資料的收集、整理、立卷（立件），文檔的立卷（立件）是以年為單位，在一年終結時，收集一年的文件，包括單位發(fā)文、收文、各部門收發(fā)文，上年遺漏文件或上年無批復的請示文件等，根據(jù)各文件的內(nèi)容確定其去向：歸檔、保存、清退、銷毀。對歸檔的文件給定文件的保管期限和分類號。然后按部門或分類組卷。

就立卷（立件）部門而言目前有以下三種方式：

1. 部門文書組卷，檔案部門集中編目
2. 總文書立卷（立件），交檔案部門保管
3. 檔案部門統(tǒng)一立卷（立件）

主要功能包括：

1. 數(shù)據(jù)的輸入與編輯功能

   檔案數(shù)據(jù)的錄入有多種渠道，系統(tǒng)應提供滿足各種渠道的數(shù)據(jù)錄入。

   • 對檔案部門已經(jīng)組卷但尚未錄入計算機的可以逐條手工錄入，全文數(shù)據(jù)可以直接啟動用掃描儀掃描，也可以將預先掃描的文件或其他方式產(chǎn)生的文件直接引入。 ?
   • 對收發(fā)文過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)自動立卷后轉儲成檔案數(shù)據(jù)。對全文信息可以用圖形的方式存儲，也可以轉換成純文本后存儲。 ?
   • 系統(tǒng)支持錄音錄象的多媒體存儲，多媒體存儲的檔案資料可以在工作站上播放。對聲音、圖象多媒體數(shù)據(jù)不提供編輯功能。
2. 移交管理功能

   系統(tǒng)提供公文信息的接收功能，公文在辦理完畢并終結后，移交到公文檔案的接收系統(tǒng)中進行整理。

3. 自動立卷（立件）的功能

   對文檔而言，應具有自動立卷或輔助立卷的功能。自動立卷前，應對本年度的公文進行合法性檢查，對不滿足立卷要求的公文提醒用戶修改或作不歸檔處理。詳見公文管理。

4. 打印的功能

   打印出檔案部門所需的各種規(guī)格的報表，其規(guī)格參見相應的標準。其中有案卷外封面、案卷內(nèi)封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、總目錄、分類目錄、著錄卡片、專題目錄、全引目錄、移交、銷毀、接收清冊等等。其標準有的是國標，有的是行標、有的是企業(yè)標準。

5. 借閱管理

   包括借（查）閱登記、借（查）閱情況統(tǒng)計、催還通知。

6. 統(tǒng)計的功能

   可以按時間、類別、保管期限統(tǒng)計。要求統(tǒng)計口徑相對靈活、多樣。提供常用的統(tǒng)計口徑，用戶也可以根據(jù)需要指定自己的統(tǒng)計口徑。

7. 查詢的功能

   檔案保存的目的是提供查詢，因此要求有較靈活的查詢，可以提供多途徑的查詢，可以作全文搜索和只做指定范圍的搜索，對不在館內(nèi)的檔案提供去向和下次進館的時間。如移交出館(室)提供移交的時間和接收方名稱；對已外借的檔案提供借出的時間和應歸還的時間；對已銷毀的檔案提供銷毀的時間等等。

   查詢時可以用瀏覽的方式顯示，只顯示概要信息，也可以顯示一個文檔的詳細信息。預先提供常用的檢索途徑，對不同的檔案有不同的檢索途徑，如文檔可以預置主題詞、文號、標題、成文日期的范圍等檢索途徑。同時提供按任意條件組合的檢索。

   檢索后可以即時打印出調(diào)卷單，同時向檔案部門提交調(diào)卷申請。對已外借的檔案也可以向檔案部門提出調(diào)卷申請，檔案部門收到調(diào)卷申請后，在該卷(件)檔案歸還時，向申請人發(fā)出受理答復，通知調(diào)卷人借閱檔案。

   對檢索后直接閱讀文件內(nèi)容的檢索，系統(tǒng)自動記錄對文件的使用次數(shù)、檢索人的有關信息，以便于統(tǒng)計。

   系統(tǒng)提供遠程的查詢功能。