OA辦公系統(tǒng)之集團(tuán)管控門(mén)戶規(guī)劃

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OA辦公系統(tǒng)之集團(tuán)管控門(mén)戶規(guī)劃

建立企業(yè)門(mén)戶，在信息展現(xiàn)層面重組企業(yè)信息資源，最大程度提高企業(yè)信息技術(shù)能力，提為企業(yè)的員工/管理者提供集成的信息技術(shù)工作環(huán)境，提高獲取信息、知識(shí)和協(xié)同工作的效率，提升企業(yè)的整體運(yùn)作效率。

每一個(gè)有限公司的員工登陸OA系統(tǒng)后，首先進(jìn)入的就是有限公司的總門(mén)戶，了解有限公司的規(guī)章制度、企業(yè)文化、新聞等；由總門(mén)戶可以進(jìn)入自己對(duì)應(yīng)的分子公司門(mén)戶或部門(mén)門(mén)戶，了解分子公司和部門(mén)的制度、最新動(dòng)態(tài)等；也可以進(jìn)入感興趣的專題門(mén)戶，比如黨群生活、知識(shí)管理、培訓(xùn)等進(jìn)行自己需要的了解和學(xué)習(xí)；任何一個(gè)門(mén)戶都可以直接點(diǎn)擊進(jìn)入個(gè)人工作平臺(tái)，也稱為個(gè)人門(mén)戶，在此處理待辦事宜、日程、會(huì)議等和自己相關(guān)的日常工作。
大致架構(gòu)如下圖所示：

通過(guò)統(tǒng)一平臺(tái)的集中部署，在OA系統(tǒng)中的門(mén)戶應(yīng)用形成，以有限公司門(mén)戶為主，各部門(mén)、分子公司門(mén)戶為輔，各類(lèi)型專題門(mén)戶為補(bǔ)充，個(gè)人工作門(mén)戶靈活定義的多維度集團(tuán)管控型門(mén)戶體系。

4.2.1.1.門(mén)戶建設(shè)關(guān)鍵點(diǎn)

門(mén)戶建設(shè)應(yīng)滿足兩個(gè)方面的目標(biāo)：
（1）建設(shè)成為集團(tuán)總部的信息門(mén)戶，通過(guò)集成總部系統(tǒng)，集中展示總部層面的辦公信息、知識(shí)、企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)信息、外部戰(zhàn)略競(jìng)爭(zhēng)信息。
（2）建設(shè)成為中海油有限公司的信息門(mén)戶，傳播中海油有限公司的企業(yè)文化、品牌、價(jià)值觀，傳承中海油有限公司的知識(shí)，成為員工了解集團(tuán)工作信息、通知、集團(tuán)動(dòng)態(tài)等各種內(nèi)部信息的集中交流場(chǎng)所。
主要功能需求點(diǎn)：

• 門(mén)戶要形成統(tǒng)一的信息訪問(wèn)渠道，通過(guò)將內(nèi)部和外部各種相對(duì)分散獨(dú)立的信息組成統(tǒng)一的整體，使用戶能夠從統(tǒng)一的渠道訪問(wèn)其所需的信息，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息門(mén)戶。
• 門(mén)戶應(yīng)能提供高層看板、總部部門(mén)級(jí)門(mén)戶、用戶個(gè)性化門(mén)戶等功能，以及納入部分板塊的門(mén)戶內(nèi)容。
• 門(mén)戶應(yīng)形成傳播全中海油有限公司企業(yè)文化、企業(yè)品牌等，形成全中海油有限公司的門(mén)戶。
• 門(mén)戶應(yīng)能形成總部信息集中展示的平臺(tái)，能夠集成總部BI、HR、審計(jì)、戰(zhàn)略競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)系統(tǒng)等。
• 門(mén)戶應(yīng)滿足企業(yè)各層人員的使用需求，符合集團(tuán)高層查看企業(yè)級(jí)分類(lèi)信息的要求，滿足職能員工、IT人員的不同的使用偏好。能夠根據(jù)用戶的個(gè)性化需求定制內(nèi)容和外觀以及頁(yè)面的布局。
• 門(mén)戶應(yīng)能夠成為集團(tuán)內(nèi)部傳承企業(yè)文化的平臺(tái)。
• 門(mén)戶中應(yīng)用系統(tǒng)的布局以職能領(lǐng)域?yàn)榛A(chǔ)，再實(shí)現(xiàn)個(gè)性化配置。
  23. 用戶登陸門(mén)戶時(shí)讀取組織信息，自動(dòng)篩選所涉及的IT系統(tǒng)。
  23. 根據(jù)用戶偏好設(shè)置頁(yè)面布局、常用IT應(yīng)用、顯示位置和次序等
  23. 能夠針對(duì)門(mén)戶的功能、欄目進(jìn)行快速定義與組合

4.2.1.2.信息發(fā)布

具有指定權(quán)限的人員可以在該平臺(tái)上發(fā)布公司新聞、通知公告、重大記事、電子期刊、行業(yè)信息、規(guī)章制度、常用資料等方面的信息，如人力資源部門(mén)可以發(fā)布人力資源部管理相關(guān)的制度，財(cái)務(wù)部可以發(fā)布費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度、借款制度，辦公室可以發(fā)布公司新聞等，讓員工通過(guò)該平臺(tái)能夠了解到單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)，專家員工對(duì)企業(yè)的歸屬感。
發(fā)布到外部網(wǎng)站上的信息需要經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的審批，沒(méi)有通過(guò)審批的新聞、消息不能發(fā)布在外部網(wǎng)站上。
員工可以將自己對(duì)企業(yè)的合理化的意見(jiàn)和建議發(fā)布到意見(jiàn)箱。發(fā)布建議的時(shí)候，可以指定建議的讀者，也可以通過(guò)傳閱把建議發(fā)給相關(guān)人員，意見(jiàn)發(fā)布可署名也可以匿名發(fā)表，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)可以查看意見(jiàn)并給予回復(fù)。

4.2.1.3.個(gè)人辦公事宜

• 待辦事宜

員工利用自己的賬號(hào)進(jìn)入該平臺(tái)后，需審批公文、請(qǐng)示報(bào)告、公告信息等都顯示在待辦事宜中，通過(guò)直接點(diǎn)擊需要待辦的事宜，就能迅速地了解當(dāng)前需要處理的事務(wù)，并予以及時(shí)地辦理。當(dāng)待辦事情結(jié)束后（如審批完成），系統(tǒng)能夠?qū)⒃摯k事宜設(shè)置為已辦事宜，待辦信息能夠自動(dòng)消失。對(duì)于沒(méi)有及時(shí)辦理的事宜，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)定的時(shí)間，以手機(jī)短信和郵件的方式提醒。

• 日程安排

員工可以對(duì)自己的工作進(jìn)行計(jì)劃和安排，系統(tǒng)會(huì)按時(shí)間提醒當(dāng)天需要完成的事項(xiàng)以及未來(lái)需要完成的事項(xiàng)，另外員工也可以查看在過(guò)去的一段時(shí)間里完成了哪些工作。
高層秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下可以幫高層領(lǐng)導(dǎo)安排日程，并將領(lǐng)導(dǎo)的日程概括發(fā)布到平臺(tái)上，讓員工特別是部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)可以了解到高層領(lǐng)導(dǎo)哪些時(shí)間會(huì)在公司辦公，以配合領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間安排自己的工作計(jì)劃。

• 通訊簿

在該平臺(tái)中記錄公司同事的通訊方式，也可以記錄自己的私人朋友的通訊方式。在發(fā)郵件時(shí)，可以自動(dòng)與通訊簿進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

• 個(gè)人記事本

可以在該平臺(tái)上記錄和保存自己的一些不能公開(kāi)的事項(xiàng)和文章等。

• 資料收藏

可以將自己常用的資料收集并存放在該平臺(tái)中，可以按資源管理器的方式進(jìn)行管理，并能移動(dòng)。能設(shè)置為共享，實(shí)現(xiàn)資源共享。
 

4.2.2.集團(tuán)管控流程規(guī)劃

基于總部各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)應(yīng)用重點(diǎn)，構(gòu)建了OA辦公平臺(tái)業(yè)務(wù)應(yīng)用藍(lán)圖。

    集團(tuán)化企業(yè)的流程管理模式是和集團(tuán)管控模式緊密相關(guān)的，在集團(tuán)的八種控制型態(tài)中，以戰(zhàn)略規(guī)劃、營(yíng)運(yùn)控制及財(cái)務(wù)控制三種形態(tài)最普遍。