建筑施工進度OA辦公管理系統(tǒng)

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　　一、項目背景及目標

　　1.1.項目背景及挑戰(zhàn)

　　在現(xiàn)在的建筑施工單位中，經(jīng)常出現(xiàn)項目在執(zhí)行過程中因為各種各樣的問題導致項目無法正常按照進度計劃按時按質的完成，使得項目一再延期，最后還不清楚什么地方延期，為什么延期，有沒有采取補救措施，這就使得原先編制的進度計劃成為了一紙空談，而項目也因為延期給公司和業(yè)主帶來了不同程度的損失。所以項目進度管理成為了目前建筑施工單位比較頭疼的問題，而這些問題大致分為以下6點：

　　1、公司總是事后才知道項目情況，往往采取補救措施的時候已經(jīng)錯過最佳時期;

　　Ø 以往公司要知道項目的執(zhí)行情況或者異常情況都是通過月報周報的方式反饋回來，等知道情況想要采取補救措施的時候，已經(jīng)遲了;

　　Ø 沒法做到及時協(xié)調資源幫助項目正常執(zhí)行和質量把關，導致了公司的損失及管理失控等問題;

　　2、項目過程中多方工作交叉和協(xié)同辦公經(jīng)常發(fā)生相互推諉、扯皮的情況，無法按標準制度落地，造成標準與執(zhí)行二張皮;

　　Ø 在項目過程中，必不可免的會發(fā)生各種工作交互，雖然有公司層面的執(zhí)行標準和制度，但是在交互協(xié)作時，總是會出現(xiàn)不按標準執(zhí)行或者通知不到位，最后相互扯皮推卸責任，使得問題得不到解決的同時還鬧僵了人際關系;

　　3、項目執(zhí)行中，工作的交互時常有大量時間的浪費，資源效率不能有效利用;

　　Ø 在日常辦公和工作交互中，時常因為通知不及時或者因為各種原因造成工作交互之間產(chǎn)生大量時間的浪費，資源不能有效利用和銜接，辦事效率低還耽誤事;

　　4、傳統(tǒng)的進度上報方式帶有滯后性，上報結果缺乏有效性;

　　Ø 過電話這些傳統(tǒng)方式進行結果反饋產(chǎn)生了滯后，領導沒有辦法第一時間獲得想要的一手資料;

　　Ø 任務上報的結果沒有參考依據(jù)，領導無法確定上報情況和實際情況是否相符;

　　5、傳統(tǒng)的進度是通過Excel、Project等獨立軟件編制的、是靜態(tài)的，無法實現(xiàn)自動預警和狀態(tài)更新;

　　Ø 傳統(tǒng)通過Excel或Project做出的進度計劃文件還是停留在計劃階段，過程的執(zhí)行與計劃并沒有很好的銜接，導致當實際發(fā)生超出了計劃時，并無法得知;

　　6、傳統(tǒng)的工程總控進度計劃與分項進度計劃是分離的，不能實現(xiàn)信息的實時同步和自動更新，管理和工作壓力很大;

　　Ø 設計計劃、采購計劃、施工計劃與工程總體計劃沒有形成有效的控制關系，使進度管控成為空談;

　　Ø 傳統(tǒng)的進度管理中，總控進度計劃和分項進度計劃是分離的，進度管理部門也無法快速了解到其他分項進度部門的計劃執(zhí)行情況(如：設計進度、采購進度、現(xiàn)場進度)是否對總體進度有影響，這樣當總體進度出現(xiàn)問題時，只能事后救火;

　　1.2.泛普項目進度管理系統(tǒng)解決方案

　　泛普是項目進度管理行業(yè)的信息化解決方案公司，在項目進度管理領域擁有專業(yè)顧問，研究并致力于幫助我們的客戶解決項目進度管理領域的管理問題。針對以上問題及挑戰(zhàn)，泛普項目進度管理系統(tǒng)將能夠全面完整地解決上述問題。

　　泛普軟件項目進度管理系統(tǒng)是指通過建設項目組織過程和進度監(jiān)控全過程的串聯(lián)整合系統(tǒng)平臺，代替以往依賴人員監(jiān)督、手工作業(yè)、單獨工具軟件(Project、Excel等)，并能夠與其他系統(tǒng)連接，實現(xiàn)制度落地、業(yè)務指導，進度管控等輔助功能。泛普項目進度管理系統(tǒng)可以有效解決上述進度管理難題。

　　Ø 泛普項目進度管理系統(tǒng)將代替原有依靠人工記錄項目信息的方式，在信息化的平臺里實現(xiàn)公司所有項目的集中管理，實現(xiàn)項目與其執(zhí)行流轉信息的串聯(lián)，達到項目多維度信息的查看和跟蹤(如：項目進度上報信息、項目問題反饋信息，項目進度任務完成情況等);
　　Ø 泛普項目進度管理系統(tǒng)將代替原有依靠人工對制度、流程的宣導方式，把單位內部的各種標準、流程、風險控制點、崗位職責全部固化在系統(tǒng)中，形成規(guī)范的項目業(yè)務組織過程和流程審核標準，大大降低了人為干預制度的執(zhí)行，杜絕了制度與執(zhí)行“二張皮”的情況發(fā)生;

　　Ø 泛普項目進度管理系統(tǒng)將代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工電話、郵件等滯后的上報方式，通過線上的即時上報和標準流程的審核，保證任務反饋的及時性、可靠性以及有效性;

　　Ø 泛普項目進度管理系統(tǒng)將代替原有Excel、Project等獨立工具做進度編制的手段，實現(xiàn)Project工具與進度管理軟件相結合，從而達到進度和任務關聯(lián)，任務上報反饋項目進度，項目進度推動業(yè)務執(zhí)行，業(yè)務執(zhí)行綁定職能人員，同時系統(tǒng)會根據(jù)進度完成情況自動觸發(fā)預警提醒，及時通知相關職能人員做事務的處理，避免了人為原因的影響和通知不到位不及時，導致項目延期或損失;

　　Ø 泛普項目進度管理系統(tǒng)將代替?zhèn)鹘y(tǒng)總控進度計劃與分項進度計劃分離的管控方式，將分項進度管控與總控進度管控串聯(lián)整合起來，分項進度的執(zhí)行會自動更新到總控進度中，避免了總控進度與分項進度情況不一致，信息不統(tǒng)一等問題;

　　1.3.泛普項目進度管理系統(tǒng)建設后為單位帶來的價值

　　Ø 平臺化的系統(tǒng)建設，加強了多職能之間的協(xié)作與溝通;

　　Ø 打破各個部門、各個層級之間的信息孤島，有效的信息整合;

　　Ø 強化落地單位內部制度與標準;

　　Ø 標準化的審批流轉方式，減少人為對流程與任務的干擾，保證公司業(yè)務執(zhí)行及信息傳遞無誤;

　　Ø 提高進度反饋的準確性、及時性;

　　Ø 實現(xiàn)對公司項目執(zhí)行狀況的實時跟蹤，對項目進度延期的及時預警提醒;

　　Ø 動態(tài)監(jiān)控各項目實施進度，加強項目執(zhí)行過程的管控;

　　二、泛普項目進度管理系統(tǒng)產(chǎn)品的特點與內容

　　2.1泛普項目進度管理系統(tǒng)特點

　　以往信息化建設主要還是從具體功能角度出發(fā)，只是獨立的模塊，如：成本管理、費用報銷等，同時配合線下的Word、Excel、Project等工具進行應用，但工具的最大弊端只是解決了單獨獨立職能的問題，但業(yè)務之間的關系并沒有整合，數(shù)據(jù)之間被割裂、業(yè)務組織過程無法有效銜接，還需要人工進行進度的上報和業(yè)務流程的執(zhí)行。所以泛普認為未來的信息化系統(tǒng)，就是要打破傳統(tǒng)的“工具”模式，讓多套系統(tǒng)、多種業(yè)務流程、多種數(shù)據(jù)方式，按照一套標準的業(yè)務過程有效的整合和串聯(lián)起來，形成公司進度管理的信息化平臺。

　　較于其他進度管理系統(tǒng)，泛普項目進度管理系統(tǒng)具有以下五個特點：

　　1、支持自定義進度預警設置。

　　2、支持自定義進度模板、自定義流程與進度關聯(lián)配置;
　　3、支持多項目類型不同項目組織過程的可配置化;
　　4、支持進度自動提醒告警(包括：系統(tǒng)提醒、手機信息提醒、郵箱提醒);

　　5、支持可視化流程配置;

　　2.2泛普項目進度管理系統(tǒng)內容

　　2.2.1泛普項目進度管理系統(tǒng)產(chǎn)品概述

　　泛普軟件-項目進度管理系統(tǒng)就是針對建設施工單位的要求而開發(fā)的進度管理軟件。泛普項目進度管理系統(tǒng)在應用過程中實現(xiàn)了建設施工單位中進度模版維護、進度計劃編制、進度上報、進度預警以及公司項目管控的全過程管理。具體業(yè)務流程以及應用流程如下：

　　2.2.2泛普項目進度管理系統(tǒng)

　　2.2.2.1項目過程組織

　　單位公司把內部的標準、流程、風險控制點、崗位職責全部固化在系統(tǒng)中，形成一套標準的業(yè)務組織過程，不同的項目類型有多種項目組織方式，關聯(lián)項目類型做項目組織的維護，并以框圖的形式展現(xiàn)出來，指導項目執(zhí)行及查看。

　　新建組織過程，關聯(lián)項目類型;　　組織過程維護信息的展現(xiàn)及配置(打開方式、對應表單、展現(xiàn)列表、審核流程);

　　新建項目后，關聯(lián)項目看到對應項目類型的組織過程(即項目的全生命周期)，同時展示的有整個業(yè)務組織過程包含的幾個階段，每個階段需要做的任務，每個任務又包含的任務編號、任務名稱、反饋的完成狀態(tài)、任務的處理人以及任務的標準執(zhí)行時間等信息;

　　2.2.2.2進度模版標準及提醒

　　單位公司總結以往項目進度任務編制的經(jīng)驗，制定關聯(lián)項目的多個版本的進度模版，在項目立項后，系統(tǒng)就會自動匹配進度模版自動生成這個項目類型下的標準進度計劃，既減少了項目經(jīng)理的工作量，在提供參考的同時又避免了編制時可能發(fā)生的偏差，同時可以做業(yè)務流程和進度的關聯(lián)，以及預警設置。

　　在編制進度模版時，可以預先設置此類模版的進度任務是否關聯(lián)任務、提醒方式(系統(tǒng)信息、手機信息、電子郵箱等)、延期提醒、提前提醒、到期提醒、上報方式等;

　　2.2.2.3進度計劃編制

　　項目經(jīng)理在項目立項之后，打開進度計劃編制界面里面顯示的進度任務是系統(tǒng)根據(jù)項目類型自動匹配的標準進度模版，項目經(jīng)理可以根據(jù)實際情況對進度任務和時間再做調整和修改，確認最終項目執(zhí)行的進度計劃安排，保證編制的進度計劃不會發(fā)生大的偏差。

　　進度計劃編制時，主要做職能的核實、任務名稱的匹對、前后置任務的關聯(lián)、開始時間和完成時間的確認以及任務負責人等信息，進度狀態(tài)、標準工期、停工工期以及進度百分比都會自動反饋更新;

　　2.2.2.4進度上報

　　項目執(zhí)行過程中，根據(jù)業(yè)務執(zhí)行和任務完成情況，我們需要在線上填報結果，做信息留檔以及進度的自動更新;

　　系統(tǒng)根據(jù)項目進度執(zhí)行情況會自動推送提示信息通知對應任務的責任職能做任務上報，進入對應項目的管理界面(框圖)，選擇對應的項目環(huán)節(jié)，進入上報界面、新建上報表、填寫上報結果并進行任務提報;

　　進入任務上報頁面，新建上報文檔做結果上報;
　　上報的任務完成情況，會自動反饋到項目業(yè)務組織界面對應的環(huán)節(jié);

　　與進度關聯(lián)的業(yè)務組織任務的結果上報，會自動更新項目進度完成情況;

　　2.2.2.5進度預警

　　我們的進度系統(tǒng)管理軟件，實現(xiàn)Project工具與系統(tǒng)相結合的技術，從而達到線上進度上報以及進度的及時更新，同時系統(tǒng)能根據(jù)計劃時間安排和進度完成情況自動觸發(fā)預警提醒，即滿足了線上的隨時查看，也滿足了系統(tǒng)自動發(fā)送信息通知的功能(通知方式支持：系統(tǒng)提醒、手機信息、RTX、郵箱)。

　　系統(tǒng)自動根據(jù)設定的預警機制實時更新進度表信息，同時發(fā)送預警信息通知對應的職能責任人;

　　通知的方式之一：系統(tǒng)通知
　　通知方式之二：郵箱通知

　　2.2.2.6進度變更

　　項目執(zhí)行過程中，根據(jù)業(yè)務執(zhí)行和施工進度的實際情況，可能會發(fā)生進度計劃的調整和變更，對于變更的原因和變更的內容需要提報變更單，提交上級審核后自動更新進度計劃的同時做歷史變更信息的留檔。

　　發(fā)起變更申請，填寫變更原因;

　　項目經(jīng)理做任務開始時間和完成時間的調整，變動的時間會自動標識黃色區(qū)分，方便審核查看;

　　流程審核完成后，系統(tǒng)會自動更新進度計劃時間，同時對變更過的進度任務做信息變更的記錄;