福州OA必讀：福州OA項目的風險及其預防

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企業(yè)的條件無論多優(yōu)越，所做的準備無論多充分，實施的風險仍然存在。在福州OA系統(tǒng)的實施周期中，各種影響因素隨時都可能發(fā)生變化。如何有效地管理和控制風險是保證福州OA系統(tǒng)實施成功的重要環(huán)節(jié)之一。

福州OA項目的風險

通常人們在考慮失敗的因素時，一般著重于對實施過程中眾多因素的分析，而往往忽視項目啟動前和實施完成后福州OA系統(tǒng)潛在的風險。對于福州OA項目而言，風險存在于項目的全過程，包括項目規(guī)劃、項目預準備、實施過程和系統(tǒng)運行。歸納起來，福州OA項目的風險主要有以下幾方面：

1.缺乏規(guī)劃或規(guī)劃不合理：

2.項目預準備不充分，表現(xiàn)為硬件選型及福州OA軟件選擇錯誤；

3.實施過程控制不嚴格，階段成果未達標；

4.設計流程缺乏有效的控制環(huán)節(jié)；

5.實施效果未做評估或評估不合理；

6.系統(tǒng)安全設計不完善，存在系統(tǒng)被非法入侵的隱患；

7.災難防范措施不當或不完整，容易造成系統(tǒng)崩潰。

項目風險的預防

1.戰(zhàn)略規(guī)劃

企業(yè)是否存在一個五年的IT系統(tǒng)規(guī)劃？隨著社會的信息化，IT系統(tǒng)對于企業(yè)不僅是工具，更是技術手段。福州OA作為IT系統(tǒng)的重要組成部分，服務于企業(yè)的長期規(guī)劃，是長期規(guī)劃的手段和保證。福州OA的目標源于IT系統(tǒng)規(guī)劃，是評價福州OA系統(tǒng)成敗的基本標準，應依據(jù)IT系統(tǒng)規(guī)劃，明確福州OA系統(tǒng)的實施范圍和實施內容。

2.項目預準備

確定硬件及網絡方案、選擇福州OA系統(tǒng)和評估咨詢合作伙伴是該階段的三項主要任務，也是福州OA系統(tǒng)實施的三大要素。硬件及網絡方案直接影響系統(tǒng)的性能、運行的可靠性和穩(wěn)定性;福州OA系統(tǒng)功能的強弱決定企業(yè)需求的滿足程度;咨詢合作伙伴的工作能力和經驗決定實施過程的質量及實施成效。

3.項目實施控制

在福州OA系統(tǒng)實施中，通常采用項目管理技術對實施過程進行控制和管理。有效的實施控制表現(xiàn)在科學的實施計劃、明確的階段成果和嚴格的成果審核。不僅如此，有效的控制還表現(xiàn)在積極的協(xié)調和通暢的信息傳遞渠道。實施福州OA的組織機構包括：指導委員會、項目經理、外部咨詢顧問、IT部門、職能部門的實施小組和職能部門的最終用戶。部門之間協(xié)調和交流得好壞決定實施過程的工作質量和工作效率。目前，在企業(yè)缺乏合適的項目經理的條件下，這一風險尤其明顯和嚴重。

4.業(yè)務流程控制

企業(yè)業(yè)務流程重組是在項目實施的設計階段完成的。流程中的控制和監(jiān)督環(huán)節(jié)保證福州OA在正式運行后，各項業(yè)務處于有效的控制之中，避免企業(yè)遭受人為損失。設計控制環(huán)節(jié)時，要兼顧控制和效率。過多的控制環(huán)節(jié)和業(yè)務流程冗余勢必降低工作效率。而控制環(huán)節(jié)不足又會有業(yè)務失控的風險。

5.項目實施效果

雖然項目評估是福州OA實施過程的最后一個環(huán)節(jié)。但這并不意味著項目評估不重要。相反，項目評估的結果是福州OA實施效果的直接反映。正確地評價實施成果，離不開清晰的實施目標、客觀的評價標準和科學的評價方法。目前普遍存在著忽視項目評估的問題。忽視項目評估將帶來實施小組不關心實施成果這一隱患。這正是福州OA項目的巨大風險所在。

6.系統(tǒng)安全管理

系統(tǒng)安全包括：操作系統(tǒng)授權、網絡設備權限、應用系統(tǒng)功能權限、數(shù)據(jù)訪問權限、病毒的預防、非法入侵的監(jiān)督、數(shù)據(jù)更改的追蹤、數(shù)據(jù)的安全備份與存檔、主機房的安全管理規(guī)章、系統(tǒng)管理員的監(jiān)督，等等。目前，企業(yè)中熟練掌握計算機技術的人員較少，計算機接入Internet的也不多。因此，在實施福州OA系統(tǒng)時，普遍存在著不重視系統(tǒng)安全的現(xiàn)象。諸如：用戶不注意口令保密、超級用戶授權多人等。缺乏安全意識的直接后果是系統(tǒng)在安全設計上存在著漏洞和缺陷。近年來，不斷有報章披露銀行或企業(yè)計算機系統(tǒng)被非法入侵的消息，這給企業(yè)敲響了警鐘。

7.意外事故或災難

水災、火災、地震等不可抗拒的自然災害會給福州OA系統(tǒng)帶來毀滅性的打擊。企業(yè)正式啟用福州OA系統(tǒng)后，這種破壞將直接造成業(yè)務交易的中斷，給企業(yè)帶來不可估量的損失。未雨綢繆的策略和應對措施是降低這一風險的良方。如建立遠程備份和恢復機制;在計算機系統(tǒng)不能正常工作的情況下，恢復手工處理業(yè)務的步驟和措施。（CIO時代網）