避免項目員工“不良”因素方法分析

夫子曰：凡事欲則立，不欲則廢?！坝保褪菍κ挛锏囊?guī)劃，說明事物規(guī)劃的重要性。中國人對規(guī)劃非常重視，軟件開發(fā)也不例外。軟件開發(fā)項目的規(guī)劃具體來說，就是項目的計劃。但軟件開發(fā)項目卻常常脫離項目的計劃，不能夠更早或準(zhǔn)時完成。這仿佛成了軟件開發(fā)項目的“通病”，至今沒有有效的解決辦法。本文針對軟件開發(fā)中的幾個不良因素進行分析，提出相應(yīng)的應(yīng)對方法，希望能夠減輕和預(yù)防這個“通病”。使參與項目管理的相關(guān)人員能夠有所借鑒。
影響項目的外部因素非常之多，常見的因素有客戶需求的變更、使用技術(shù)的失敗、選擇的供應(yīng)商不能履行承諾、其他額外的工作和項目影響了項目的開發(fā)。本文不對這些相對“外部”因素進行討論，本文關(guān)注的因素主要是參與軟件開發(fā)的項目團隊的“內(nèi)部”不良因素，這些因素有：項目延遲效應(yīng)、不良多任務(wù)、學(xué)生候群癥、帕金森定律、“錦上添花”。
項目的延遲效應(yīng) ：項目是一系列相互依賴的活動構(gòu)成的，當(dāng)某個活動由于某些原因延遲完成，與這個活動依賴的相關(guān)活動都會受到影響并推遲完成，以至于整個項目不能夠按時完成。
不良多任務(wù)：受到流水線工作的影響，為充分使用人力資源，項目中的部分成員被賦予多個工作，認為這樣可以提高工作效率。其實人并不是計算機。計算機可以立即切換（或化費非常少的時間切換）開始另外一項工作，而項目工程師化費在工作切換上的時間將占用許多工作時間。并且由于工作切換帶來的負面效應(yīng)（不能投入的工作）造成相應(yīng)的問題，解決這些問題需要大量的時間，甚至問題使問題越來越多。
學(xué)生候群癥：為了應(yīng)付項目中的突發(fā)事件和計劃外工作。項目計劃中的活動一般留有世間余量。但這并不能使工作人員提早完成工作，工作人員在開始工作前，經(jīng)常會先將工作余量時間浪費掉，然后才開始工作。若發(fā)生異常情況，照樣不能按時完成工作。
帕金森定律：某些工作提前完成了，但開發(fā)人員并不會利用節(jié)省的時間，開始下一項工作，節(jié)省的時間同樣在等待中浪費掉。
“錦上添花”：項目開發(fā)人員根據(jù)自己不完全的理解及追求完美的心理，增強了“超過期望”的系統(tǒng)功能，加大了項目開發(fā)成本，加大了項目的維護量。

為避免這些不良因素的影響，項目管理者在項目計劃和實施過程中可以借鑒以下幾種措施，防止對項目的負面影響。
項目活動的估算
從項目的過程來看，項目是由構(gòu)成項目的一系列活動構(gòu)成的，當(dāng)這一系列活動按次序正常發(fā)生了，項目也就結(jié)束了。因此，在作項目計劃時，首先將項目采用WBS(Work BreakDown Structure)方法將項目分解為一系列可估算的活動（資源、時間、成本）?；顒拥墓浪阌卸喾N方法，最基本最常用的方法是經(jīng)驗估算法。以時間估算為例，假如你每天上班大約需要30分鐘，那你早上上班會提前30分鐘出發(fā)。你不會由于偶爾堵車或其他因素而改變你每天的出發(fā)時間，所以你規(guī)劃的上班時間為30分鐘。但假如老總希望今天上班后召見你，你當(dāng)天可能會提前40分鐘出發(fā)上班，那你規(guī)劃的上班時間為40分鐘。估算項目活動也如同這個道理，對于比較重要的活動，相應(yīng)會給出比較多的資源和時間，而次要的活動，會給出較少的時間。估算活動時間不必考慮偶然因素對項目的活動的影響。偶然因素的影響放在項目風(fēng)險方面考慮。
客觀公正地估算項目活動時間，是項目人員最基本的素質(zhì)，也是項目人員能力的體現(xiàn)。
項目活動的界定
對于不稱職的項目人員，當(dāng)他匯報某個項目活動已經(jīng)完成時，其實他只完成了項目活動的某一表面部分。如某個程序員匯報，他已經(jīng)完成了某項功能的實現(xiàn)。其實他僅僅完成了編碼，這個功能程序還沒有調(diào)試，甚至不能編譯執(zhí)行。同樣，某個設(shè)計人員匯報完成某項功能的設(shè)計，其實他僅僅完成功能文檔初稿的編寫，文檔還沒有檢查（甚至語句都不通順），沒有審核，沒有評審，還不能納入配置管理受控和發(fā)布。因此，必須對項目活動進行界定。只有滿足活動界定的輸出條件，才能說本項活動已經(jīng)完成?；顒拥慕缍ǚ衔鍌€條件：一是輸入條件是什么？二是本項活動由誰來承擔(dān)負責(zé)？三是完成活動需要多長時間（估算）？四是誰來檢查這項工作？五是完成活動的輸出產(chǎn)品或結(jié)束原則是什么？
值得注意的是項目規(guī)劃者一定不要設(shè)置本項工作的起始工作時間點和完成工作時間點，防止開發(fā)人員的“學(xué)生侯群癥”。對工作活動一定要設(shè)置檢查活動，保證活動過程質(zhì)量，項目活動完成后一定反饋匯報，并且防止“帕金森定律”發(fā)生。在項目活動符合輸出條件后，立即宣布本項活動完成，防止開發(fā)人員的“錦上添花”的作為。
項目間隙的設(shè)置
項目的計劃是對項目活動的預(yù)先規(guī)劃和設(shè)想。項目管理要求項目按預(yù)想的計劃執(zhí)行，但項目執(zhí)行過程中，由于其他因素的干擾，包括突發(fā)事件的出現(xiàn)。必然將項目的執(zhí)行偏離預(yù)想的計劃。為了使計劃可行且保證一定的穩(wěn)定性，在項目計劃中，增加相應(yīng)的間隙時間是有必要的。間隙時間根據(jù)項目的活動時間，一般占項目實際計劃時間的5%~25%。選比例按項目計劃的精細程度和項目管理者對項目的把握程度。若項目計劃比較精細，項目管理者對項目把握程度較高，則選擇較低的間隙比例，否則選擇較高的間隙比例。項目的間隙不要分配給項目活動中，防止被開發(fā)人員無畏浪費掉（學(xué)生侯群癥），應(yīng)作為項目中的“灰色”間隙，由項目管理者掌握?？傊?，一定不要讓開發(fā)人員感覺到時間寬裕，應(yīng)讓開發(fā)人員在緊迫的時間中，完成必要的項目活動。也是不要給項目員工有機會犯學(xué)生候群證和“錦上添花”錯誤的機會。
不良多任務(wù)的避免
即使最能干的項目成員，不要給他賦予超過三項并行任務(wù)。記住，只有投入，才能做好事情，尤其是軟件開發(fā)。

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