管理者的工作重點(diǎn)--溝通管理（二）

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那么，如何減少溝通障礙、改善部門信息交流呢？

制定一個(gè)的政策或進(jìn)行必要的宣導(dǎo)，是建立良好上行溝通的開端。通過在時(shí)代光華的杭州公開課系統(tǒng)學(xué)習(xí)之后，了解到向下屬說明哪些向上溝通是管理人員所期望的。即可能是涉及有爭論的問題，也可以是建議性的改進(jìn)方案等等。除了政策明文規(guī)定，還需要進(jìn)一步采取其他的措施改善向上溝通。比如員工投訴制度、員工建議制度、工作滿意度調(diào)查等等。另外，在組織經(jīng)營過程中，大約有一半的管理溝通是需要管理人員與下屬的溝通，其余的是與上級、同事和外部的溝通。良好的溝通的關(guān)鍵在于管理者具有高度的敏感，精心地準(zhǔn)備，并以誠心和對員工的關(guān)心來進(jìn)行溝通。管理人員在與下屬溝通時(shí)可通過以下方式，主動(dòng)促進(jìn)與員工的溝通。

1．提問。管理者可以通過提出一些有意的問題來鼓勵(lì)下屬向上溝通。這一措施向員工表明管理層對員工的看法感興趣，希望得到更多的信息，重視員工的意見。問題有很多種形式，但最常見的是開放式和封閉式。開放式問題是引入一個(gè)廣泛的主題，給人們機(jī)會(huì)以不同的方式表達(dá)。相反，封閉式問題是集中于一個(gè)較窄的主題，請接收者提供一個(gè)較為具體的答案。無論是開放式的問題還是封閉式的問題，都能很好地推動(dòng)上行溝通。

2．傾聽。積極的傾聽并不是簡單的聽，它不僅要用耳，而且要用心。有效的傾聽有兩個(gè)層次的功能——既幫助接收者理解字面意思，也理解對方的情感。好的傾聽者不僅聽到對方說的內(nèi)容，而且了解對方的感受和情緒。同時(shí)，有效傾聽的管理者還發(fā)出了一個(gè)重要信號(hào)---他們關(guān)心員工。雖然許多人并不是富有技巧的傾聽者，但可以通過訓(xùn)練提高傾聽技能。

3．與員工會(huì)談。促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)向上溝通的一個(gè)有效辦法是與員工會(huì)談。在這樣的會(huì)議上，鼓勵(lì)員工發(fā)言，讓他們談?wù)摴ぷ髦械膯栴}、自己的需要、以及管理中的促進(jìn)或阻礙工作績效的做法。這些會(huì)談可以嘗試深入探究員工內(nèi)心的問題。由此，加上相應(yīng)的跟進(jìn)措施，員工的態(tài)度會(huì)得到改善，不滿情緒和辭職率都會(huì)因此而下降。針對企業(yè)里的員工都可以考慮開通時(shí)代光華ELN企業(yè)學(xué)習(xí)在線，給員工提供一個(gè)很好的學(xué)習(xí)平臺(tái)。

4．開放政策。開放政策是指鼓勵(lì)員工向他們的主管或更高管理層反映困擾他們的問題。通常，員工們被鼓勵(lì)首先找自己的主管。如果他們的問題不能被主管所解決，可以訴諸更高管理層。此政策的目的是去除向上溝通的障礙。但這實(shí)施起來并不容易，因?yàn)樵诠芾碚吆蛦T工之間常常有真實(shí)的和想象的障礙。雖然管理者的門是打開的，但心理的和社會(huì)的障礙依然存在，使員工不愿意走進(jìn)管理者的門。

對管理者來說，更有效的開放政策是走出自己的房間，與員工打成一片。管理者可借此了解比以往坐在辦公室里更多的信息。這種做法可描述為走動(dòng)式管理，管理者以此發(fā)起與大量員工的系統(tǒng)接觸。通過走出辦公室，管理者不僅從員工中得到重要的信息，并利用這一機(jī)會(huì)建立平等和友善的工作氛圍。這種做法將會(huì)使雙方都能受益。許多企業(yè)員工經(jīng)常參加杭州企業(yè)管理培訓(xùn)或開通了網(wǎng)上企業(yè)大學(xué)，經(jīng)過一段時(shí)間的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，對企業(yè)的發(fā)展還是有一定的幫助。

5．組織業(yè)余文化活動(dòng)。非正式臨時(shí)舉辦的娛樂活動(dòng)可以為向上溝通提供絕好的機(jī)會(huì)。這些自發(fā)的信息交流比絕大多數(shù)正式溝通都能更好地反映真實(shí)情況。在各種部門的聯(lián)歡會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)等活動(dòng)中，向上溝通并不是主要目的，但卻是它們能為部門間的信息交流提供良好的溝通環(huán)境。

事實(shí)上，部門內(nèi)部信息交流的好壞，很大程度上取決于管理人員自身的溝通技巧和主動(dòng)性。而部門間的配合和互動(dòng)效果又取決部門間信息的交流。正因?yàn)槿绱?，無論我們采取什么措施，都是寄希望于管理人員在工作中，任何時(shí)候都能主動(dòng)引導(dǎo)與下屬的溝通；都能有意識(shí)的去促進(jìn)成員之間信息交流的順暢；重視和改善溝通管理，將決定著你部門整體業(yè)績的蓬勃發(fā)展。

人類之所以成為地球的主宰，是因?yàn)槿司哂懈咧悄芩季S和合作精神；先進(jìn)的電腦也取代不了人腦快速處理復(fù)雜的事務(wù)，就是人腦中的眾多的神經(jīng)中樞彼此間都能以最短的時(shí)間互相傳遞和處理信息。毛澤東同志說過：“團(tuán)結(jié)就是力量”。沒有哪一種力量會(huì)比團(tuán)體所爆發(fā)的力量更強(qiáng)大的，而要產(chǎn)生這種力量，就需要團(tuán)隊(duì)中的每一位成員齊心合力、快速反應(yīng)。“凝聚產(chǎn)生力量、團(tuán)結(jié)誕生興旺”，作為現(xiàn)代的管理者，企業(yè)賦予你更高的使命，那就是帶領(lǐng)你的部門、整合你的下屬、利用溝通管理，讓他們成為動(dòng)起來的團(tuán)隊(duì)！

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