貴港市總工會(huì)公文處理、檔案管理制度

一、行文規(guī)定

（一）文件的起草和簽發(fā)：

1、以市總工會(huì)名義發(fā)文或與外單位聯(lián)合發(fā)文，由有關(guān)部室擬稿，部室負(fù)責(zé)人核稿，辦公室審核后，送分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。各部門以辦公室名義發(fā)文，由部門擬稿，部門負(fù)責(zé)人核稿，辦公室審核后交業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

一般不得以部門名義行文，如特殊情況需以部門名義發(fā)文，則由部門領(lǐng)導(dǎo)核稿，分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

2、下級(jí)工會(huì)和市總工會(huì)部門給市總黨組、常委會(huì)的請(qǐng)示報(bào)告，均先交辦公室提出擬辦意見，由辦公室負(fù)責(zé)人審核后送主席或副主席閱示。

3、凡經(jīng)編號(hào)文件的起草，首頁(yè)一律用市總工會(huì)印制的發(fā)文稿紙。

4、嚴(yán)格控制發(fā)文。凡上級(jí)工會(huì)已發(fā)文的，或已明確規(guī)定的，不再重復(fù)發(fā)文。已開會(huì)部署、見報(bào)和其他形式傳遞的文件，一般不再另行發(fā)文。同時(shí)要控制公文篇幅，做到文字精練，內(nèi)容明了。

（二）文號(hào)的編寫：

為使市總工會(huì)、市總工會(huì)辦公室公文格式規(guī)范化，應(yīng)與區(qū)總、市委的發(fā)文字號(hào)相對(duì)應(yīng)。

1、版頭為“貴港市總工會(huì)文件”的以“貴工發(fā)”、“貴工請(qǐng)”、“貴工報(bào)”、“貴工組”、“貴工財(cái)”“貴工函”字號(hào)發(fā)文，主要用于市總下達(dá)全局性的重要工作部署，向市委、自治區(qū)總工會(huì)等請(qǐng)示、報(bào)告事項(xiàng)以及下達(dá)某一工作事項(xiàng)的決定、批復(fù)或通知、發(fā)給同級(jí)部門的函件；

2、版頭為“貴港市總工會(huì)辦公室文件”的以“貴工辦發(fā)”字號(hào)發(fā)文，主要根據(jù)市總工會(huì)的授權(quán)，傳達(dá)或轉(zhuǎn)發(fā)需要全市各級(jí)工會(huì)執(zhí)行的有關(guān)方針、政策性文件。以“貴工辦”字號(hào)發(fā)文，主要是根據(jù)市總工會(huì)授權(quán)起草向市委辦公室、市政府辦公室、自治區(qū)總工會(huì)辦公室的請(qǐng)示報(bào)告，或市總工會(huì)辦公室在職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)某一具體事項(xiàng)的通知；

3、除市總工會(huì)辦公室外，市總工會(huì)機(jī)關(guān)其他部門不得對(duì)下級(jí)工會(huì)或外單位直接行文。因工作需要向下級(jí)工會(huì)相應(yīng)的部門下發(fā)文件，用“貴港市總工會(huì)”版頭，在版頭右下方印上部門名稱，編部門文號(hào)，落款署部門名稱，加蓋部門印章，原稿和打印稿一份送辦公室存檔。

 （三）文件的打印和分發(fā)：

1、各部室凡需打印、譽(yù)印的文件、材料，均須交辦公室負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排。未經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或指定人簽字的文件、材料，打字員一概不予打印。

2、凡個(gè)人或外單位的委托打印事項(xiàng)須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，打字員如實(shí)核算成本費(fèi)，并向財(cái)務(wù)部付款。打字室屬機(jī)要室，無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入。

3、文件、材料的校對(duì)、裝訂和送發(fā)對(duì)象由各部室辦理，以“貴工發(fā)”、“貴工請(qǐng)”、“貴工報(bào)”、“貴工組”“貴工財(cái)”、“貴工函”、“貴工辦發(fā)”、“貴工辦”字號(hào)發(fā)送的文件，都要分發(fā)給市總工會(huì)各位領(lǐng)導(dǎo)。

4、文件、資料郵寄、交換由辦公室在每工作日下午下班前一小時(shí)統(tǒng)一辦理，并做好信件發(fā)送、郵票使用情況登記手續(xù)。

二、文件、檔案管理

（一）密級(jí)的劃分：

1、上級(jí)下發(fā)的各類機(jī)要文件，按文件注明的密級(jí)進(jìn)行管理。

2、市總工會(huì)機(jī)關(guān)的文件、文書劃密范圍如下：

絕密級(jí)：市總工會(huì)黨組會(huì)議討論的政治思想分析和組織人事等重大問題的會(huì)議記錄。

機(jī)密級(jí)：

(1) 市總工會(huì)常委會(huì)議討論涉及重要問題的會(huì)議記錄。

(2) 干部檔案、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的審批考核材料。

(3) 有關(guān)檢舉揭發(fā)本市工會(huì)系統(tǒng)干部違法亂紀(jì)和職工來信來訪材料，涉及有關(guān)案件的會(huì)議記錄、結(jié)案材料。

(4) 其他涉密的文件資料。

秘密級(jí)：

（1）市總工會(huì)辦公室、黨支部、支委會(huì)的記錄本。

（2）市總工會(huì)尚未公布的干部任免、調(diào)配、晉級(jí)、獎(jiǎng)懲等名單。

（3）市總工會(huì)關(guān)于基層工會(huì)組織情況的調(diào)查統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

（4）職工思想動(dòng)態(tài)。

（5）年度預(yù)、決算表。

（6）其他有關(guān)涉密的材料。

3、兄弟地市總工會(huì)，市委各部、委、辦、局的各類文件資料，除已標(biāo)明密級(jí)的，按其內(nèi)容參照以上密級(jí)分類、統(tǒng)一管理。

(二) 文件、檔案的處理、歸檔

1、文件的收發(fā)、分送統(tǒng)一由辦公室辦理。

上級(jí)來文由辦公室收文登記后呈市總工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)傳閱。同級(jí)或下級(jí)來文，由辦公室登記后，按照業(yè)務(wù)分工送相應(yīng)部門辦理。業(yè)務(wù)部門收到公文后應(yīng)先做好登記，然后由部門負(fù)責(zé)人提出具體的處理意見，送分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，由業(yè)務(wù)部門按照主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)批示辦理。需要發(fā)文的，擬好的文稿由部門負(fù)責(zé)人初審后送辦公室審核，呈分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

各部門要指定人員負(fù)責(zé)管理本部門的文件、資料。上級(jí)對(duì)應(yīng)部門發(fā)給部門的文件，由各部門登記后送分管領(lǐng)導(dǎo)閱示，并按分管領(lǐng)導(dǎo)的批示辦理。年終整理后送辦公室統(tǒng)一歸檔。

2、上級(jí)下發(fā)的機(jī)要文件、綜合性文件和市總黨組會(huì)議、常委會(huì)議記錄由辦公室管理。

3、嚴(yán)格登記、閱讀、移交手續(xù)，按要求登記文件的文號(hào)、收文時(shí)間和標(biāo)題（或內(nèi)容摘要）、密級(jí)等；傳閱的文件閱讀后要簽名；借閱文件、資料、檔案要辦理借閱登記手續(xù)，按時(shí)歸還；文件、資料、檔案的移交應(yīng)開列文件、資料、案卷清單，核對(duì)無誤后由交換雙方和監(jiān)交人簽名。

4、閱讀秘密以上文件者，均須在下班前把文件交辦公室保存，工作人員如因特殊情況需攜帶文件外出，須經(jīng)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦好手續(xù)，采取必要的保密措施。

5、文件、資料每年清查一次，每年歸檔一次。辦公室負(fù)責(zé)將發(fā)出的需收回的文件統(tǒng)一收回、處理。需要清退的要按規(guī)定清退，需立卷歸檔的按要求立卷歸檔，需銷毀的文件，必須登記后由主管領(lǐng)導(dǎo)審查、指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)毀。

6、由辦公室牽頭組織，對(duì)各部室文件的管理情況，每年進(jìn)行一次檢查。

7、全體工作人員必須自覺遵守各項(xiàng)保密規(guī)定和制度，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，并勇于向泄密行為作斗爭(zhēng)，對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度、保密工作成績(jī)突出的工作人員，予以表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反保密制度，造成失密、泄密事故者，視其情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、行政處分直至追究法律責(zé)任。