貴港市總工會公文處理、檔案管理制度

一、行文規(guī)定

（一）文件的起草和簽發(fā)：

1、以市總工會名義發(fā)文或與外單位聯(lián)合發(fā)文，由有關部室擬稿，部室負責人核稿，辦公室審核后，送分管領導或主要領導簽發(fā)。各部門以辦公室名義發(fā)文，由部門擬稿，部門負責人核稿，辦公室審核后交業(yè)務分管領導簽發(fā)。

一般不得以部門名義行文，如特殊情況需以部門名義發(fā)文，則由部門領導核稿，分管領導簽發(fā)。

2、下級工會和市總工會部門給市總黨組、常委會的請示報告，均先交辦公室提出擬辦意見，由辦公室負責人審核后送主席或副主席閱示。

3、凡經編號文件的起草，首頁一律用市總工會印制的發(fā)文稿紙。

4、嚴格控制發(fā)文。凡上級工會已發(fā)文的，或已明確規(guī)定的，不再重復發(fā)文。已開會部署、見報和其他形式傳遞的文件，一般不再另行發(fā)文。同時要控制公文篇幅，做到文字精練，內容明了。

（二）文號的編寫：

為使市總工會、市總工會辦公室公文格式規(guī)范化，應與區(qū)總、市委的發(fā)文字號相對應。

1、版頭為“貴港市總工會文件”的以“貴工發(fā)”、“貴工請”、“貴工報”、“貴工組”、“貴工財”“貴工函”字號發(fā)文，主要用于市總下達全局性的重要工作部署，向市委、自治區(qū)總工會等請示、報告事項以及下達某一工作事項的決定、批復或通知、發(fā)給同級部門的函件；

2、版頭為“貴港市總工會辦公室文件”的以“貴工辦發(fā)”字號發(fā)文，主要根據(jù)市總工會的授權，傳達或轉發(fā)需要全市各級工會執(zhí)行的有關方針、政策性文件。以“貴工辦”字號發(fā)文，主要是根據(jù)市總工會授權起草向市委辦公室、市政府辦公室、自治區(qū)總工會辦公室的請示報告，或市總工會辦公室在職權范圍內對某一具體事項的通知；

3、除市總工會辦公室外，市總工會機關其他部門不得對下級工會或外單位直接行文。因工作需要向下級工會相應的部門下發(fā)文件，用“貴港市總工會”版頭，在版頭右下方印上部門名稱，編部門文號，落款署部門名稱，加蓋部門印章，原稿和打印稿一份送辦公室存檔。

 （三）文件的打印和分發(fā)：

1、各部室凡需打印、譽印的文件、材料，均須交辦公室負責人統(tǒng)一安排。未經辦公室負責人或指定人簽字的文件、材料，打字員一概不予打印。

2、凡個人或外單位的委托打印事項須經辦公室負責人批準，打字員如實核算成本費，并向財務部付款。打字室屬機要室，無關人員不得隨意進入。

3、文件、材料的校對、裝訂和送發(fā)對象由各部室辦理，以“貴工發(fā)”、“貴工請”、“貴工報”、“貴工組”“貴工財”、“貴工函”、“貴工辦發(fā)”、“貴工辦”字號發(fā)送的文件，都要分發(fā)給市總工會各位領導。

4、文件、資料郵寄、交換由辦公室在每工作日下午下班前一小時統(tǒng)一辦理，并做好信件發(fā)送、郵票使用情況登記手續(xù)。

二、文件、檔案管理

（一）密級的劃分：

1、上級下發(fā)的各類機要文件，按文件注明的密級進行管理。

2、市總工會機關的文件、文書劃密范圍如下：

絕密級：市總工會黨組會議討論的政治思想分析和組織人事等重大問題的會議記錄。

機密級：

(1) 市總工會常委會議討論涉及重要問題的會議記錄。

(2) 干部檔案、各級領導干部的審批考核材料。

(3) 有關檢舉揭發(fā)本市工會系統(tǒng)干部違法亂紀和職工來信來訪材料，涉及有關案件的會議記錄、結案材料。

(4) 其他涉密的文件資料。

秘密級：

（1）市總工會辦公室、黨支部、支委會的記錄本。

（2）市總工會尚未公布的干部任免、調配、晉級、獎懲等名單。

（3）市總工會關于基層工會組織情況的調查統(tǒng)計報表。

（4）職工思想動態(tài)。

（5）年度預、決算表。

（6）其他有關涉密的材料。

3、兄弟地市總工會，市委各部、委、辦、局的各類文件資料，除已標明密級的，按其內容參照以上密級分類、統(tǒng)一管理。

(二) 文件、檔案的處理、歸檔

1、文件的收發(fā)、分送統(tǒng)一由辦公室辦理。

上級來文由辦公室收文登記后呈市總工會領導傳閱。同級或下級來文，由辦公室登記后，按照業(yè)務分工送相應部門辦理。業(yè)務部門收到公文后應先做好登記，然后由部門負責人提出具體的處理意見，送分管領導、主要領導簽署意見后，由業(yè)務部門按照主要領導、分管領導批示辦理。需要發(fā)文的，擬好的文稿由部門負責人初審后送辦公室審核，呈分管領導或主要領導簽發(fā)。

各部門要指定人員負責管理本部門的文件、資料。上級對應部門發(fā)給部門的文件，由各部門登記后送分管領導閱示，并按分管領導的批示辦理。年終整理后送辦公室統(tǒng)一歸檔。

2、上級下發(fā)的機要文件、綜合性文件和市總黨組會議、常委會議記錄由辦公室管理。

3、嚴格登記、閱讀、移交手續(xù)，按要求登記文件的文號、收文時間和標題（或內容摘要）、密級等；傳閱的文件閱讀后要簽名；借閱文件、資料、檔案要辦理借閱登記手續(xù)，按時歸還；文件、資料、檔案的移交應開列文件、資料、案卷清單，核對無誤后由交換雙方和監(jiān)交人簽名。

4、閱讀秘密以上文件者，均須在下班前把文件交辦公室保存，工作人員如因特殊情況需攜帶文件外出，須經上一級領導批準，辦好手續(xù)，采取必要的保密措施。

5、文件、資料每年清查一次，每年歸檔一次。辦公室負責將發(fā)出的需收回的文件統(tǒng)一收回、處理。需要清退的要按規(guī)定清退，需立卷歸檔的按要求立卷歸檔，需銷毀的文件，必須登記后由主管領導審查、指定專人負責監(jiān)毀。

6、由辦公室牽頭組織，對各部室文件的管理情況，每年進行一次檢查。

7、全體工作人員必須自覺遵守各項保密規(guī)定和制度，嚴守黨和國家的機密，并勇于向泄密行為作斗爭，對嚴格執(zhí)行保密制度、保密工作成績突出的工作人員，予以表揚獎勵；對違反保密制度，造成失密、泄密事故者，視其情節(jié)輕重，給予批評教育、行政處分直至追究法律責任。