萍鄉(xiāng)市公路管理局公文處理細(xì)則

萍鄉(xiāng)市公路管理局公文處理細(xì)則

萍路發(fā)〔2013〕22號(hào)

　　為使我局機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)<黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例>的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）文，結(jié)合市局公文處理工作實(shí)際，特制定本細(xì)則。

　　一、 公文收文處理

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　　凡送市局的公文，由辦公室文秘人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)簽收、登記、分辦，其中親啟件需送收件人。未經(jīng)辦公室簽收、登記的公文，除急件外，一般不予辦理。

　　簽收文件應(yīng)注意審核以下幾點(diǎn)：

　　1.是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理。

　　2.是否符合行文規(guī)則。

　　3.文種、格式是否符合要求。

　　4.涉及其他地區(qū)或部門(mén)職權(quán)內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽。

　　經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，要及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。經(jīng)初審合格的公文，進(jìn)入承辦程序。

　?。ǘ┕某修k（擬辦）

　　辦公室文秘人員簽收、登記后，由辦公室主任統(tǒng)一簽寫(xiě)擬辦意見(jiàn)，擬辦意見(jiàn)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　1.認(rèn)真研讀公文，真正弄清對(duì)方的意圖、問(wèn)題的性質(zhì)與實(shí)際情況。

　　2.意見(jiàn)要完整、準(zhǔn)確，用語(yǔ)要規(guī)范、簡(jiǎn)潔，表述明確、得體。

　　3.如同時(shí)提出兩個(gè)或兩個(gè)以上方案時(shí)，應(yīng)講究它們的排列次序，一般應(yīng)將傾向性意見(jiàn)放在前面，以提高效果。

　　4.意見(jiàn)應(yīng)工整、清晰地寫(xiě)在《文件處理單》相應(yīng)的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期。

　　5.當(dāng)公文所涉及的問(wèn)題較易處理，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者采納自己的方案有一定的把握時(shí)，也可直接草擬復(fù)文文稿供審核定奪，以加速辦理過(guò)程。

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　　凡以局名義簽收的公文，由辦公室文秘人員統(tǒng)一傳遞。辦件傳閱一般是按職務(wù)大小和級(jí)別高低，從小到大，從低到高；閱件一般不分順序；為加快傳遞速度，每天至少傳遞二次，急件應(yīng)同時(shí)呈送局領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)相關(guān)科室，只有一份的急件，除有規(guī)定不能復(fù)印外，可復(fù)印后按上述辦法傳遞。

　　公文傳遞應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　1.要隨時(shí)掌握公文傳閱去向和進(jìn)度。

　　2.要根據(jù)情況及時(shí)調(diào)整傳閱的順序。

　　3.要嚴(yán)格控制公文的傳閱范圍。

　　4.要及時(shí)準(zhǔn)確抄清機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示。

　　5. 傳閱件的前面要附傳閱單。

　?。ㄋ模┺k文要求

　　1.公文辦理按照“誰(shuí)承辦、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)分管、誰(shuí)把關(guān)”的原則，實(shí)行“分級(jí)負(fù)責(zé)、合作辦理”的制度，嚴(yán)格防止“人走文?！钡默F(xiàn)象發(fā)生。具體程序是：由各相關(guān)科室負(fù)責(zé)完成，辦理順序?yàn)榭茊T-副科長(zhǎng)-科長(zhǎng)。若科長(zhǎng)出差，由副科長(zhǎng)負(fù)責(zé)辦畢。

　　2.公文辦理應(yīng)做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。催辦后要及時(shí)將辦理的進(jìn)展情況、催辦的情況等作詳細(xì)記載，以備查詢(xún)。

　　3.公文從簽收之日起，不需征求意見(jiàn)的一般在5個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)；需征求意見(jiàn)的一般在7個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)；急件急辦。

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　　對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和簽批日期，其他簽批圈閱人視為同意；沒(méi)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱之。

　　（六）辦文答復(fù)

　　需用發(fā)文字號(hào)以公文形式答復(fù)來(lái)文單位的，由歸口科室負(fù)責(zé)起草文件，簽發(fā)手續(xù)齊全后，送辦公室發(fā)文；用便簽形式答復(fù)來(lái)文單位的，由歸口科室負(fù)責(zé)起草文件，簽發(fā)手續(xù)齊全后，自行印刷，需加蓋單位公章的，須向辦公室提供領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿。需要幾個(gè)科室配合處理的文件，由牽頭科室負(fù)責(zé)起草答復(fù)文件，其它科室配合。

　　辦畢的文件，科室需要復(fù)印留底的，各科室自行復(fù)印，已經(jīng)辦畢的文件，應(yīng)及時(shí)送還辦公室。辦公室文秘人員應(yīng)每周催收一次辦畢文件。

　　二、公文發(fā)文處理

　　一、發(fā)文辦理

　　(一)公文草擬

　　以市局名義下發(fā)的公文，按業(yè)務(wù)歸口原則由各科室負(fù)責(zé)擬稿，并由擬稿人和科室負(fù)責(zé)人簽名；代擬稿經(jīng)代擬科室負(fù)責(zé)人簽名后，由歸口科室核改。草擬稿必須用A4紙打印清樣填寫(xiě)齊全發(fā)文稿紙各要素（包括擬稿科室、擬稿人、核稿、標(biāo)題、主送、抄送、附件等）后送審，發(fā)文稿紙各要素填寫(xiě)不齊全的，辦公室主任拒絕審核簽字。

　　(二)公文會(huì)簽

　　1.擬制公文，對(duì)內(nèi)容涉及其他科室業(yè)務(wù)內(nèi)的事項(xiàng)，主辦科室應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)科室協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文，會(huì)簽后由主辦科室送辦公室主任審閱。

　　2.以市局名義制定的規(guī)范性文件，由業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議，征求意見(jiàn)，將協(xié)調(diào)結(jié)果或征求的意見(jiàn)寫(xiě)成書(shū)面材料作為附件，連同文件交辦公室主任審閱。

　　(三)公文核稿

　　審核公文要層層把關(guān)(順序是：科室、辦公室、分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo))，審核的主要內(nèi)容：

　　1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

　　2.內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線(xiàn)方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。

　　3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。

　　4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。

　　5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

　　6.發(fā)文稿紙各要素是否填寫(xiě)齊全等。

　　公文內(nèi)容由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)把關(guān)；若分管領(lǐng)導(dǎo)出差，應(yīng)委托辦公室主任與相關(guān)科室負(fù)責(zé)人協(xié)商把關(guān)；辦公室主任對(duì)公文進(jìn)行綜合審核把關(guān)；辦公室文秘人員負(fù)責(zé)對(duì)公文的體例格式及文字進(jìn)行把關(guān)。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草科室并說(shuō)明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草科室修改后重新報(bào)送。

　　(四)公文簽發(fā)

　　1.簽發(fā)權(quán)限

　　(1)以市局名義的行政發(fā)文，由局長(zhǎng)簽發(fā)。

　　(2)以市局黨委名義的發(fā)文，由黨委書(shū)記簽發(fā)。

　　2.簽發(fā)程序

　　(1)公文簽發(fā)的一般程序：主辦科室(擬辦)一一辦公室(審核)一一分管領(lǐng)導(dǎo)(審核)一一局長(zhǎng)或書(shū)記(簽發(fā))。屬市局工作范疇的公文，由辦公室主任進(jìn)行綜合審核把關(guān)后，擬辦科室報(bào)送局領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。由局長(zhǎng)簽發(fā)的公文，若局長(zhǎng)出差，應(yīng)請(qǐng)示局長(zhǎng)指定其他副局長(zhǎng)簽發(fā)。公文簽發(fā)程序由擬辦科室負(fù)責(zé)，不得委托辦公室送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬辦科室應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿 修改電子版后，連同簽發(fā)稿一并送辦公室文秘人員，如沒(méi)有及時(shí)送電子版和簽發(fā)稿導(dǎo)致文件未能及時(shí)印刷，第一責(zé)任人為擬辦科室。

　　需要通過(guò)媒體或其他形式對(duì)外公布的市局公文，按有關(guān)規(guī)定程序進(jìn)行審批。

　　(2)以市局（或市局黨委）名義制定的規(guī)范性文件，經(jīng)局務(wù)會(huì)（或黨委會(huì)）討論通過(guò)后，由擬辦科室按會(huì)議討論意見(jiàn)進(jìn)行修改，送辦公室主任和分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈局長(zhǎng)或書(shū)記簽發(fā)。

　　(五)校核印制

　　1.公文校核實(shí)行雙校制。即：文件在正式印發(fā)之前由承辦科室和辦公室分別進(jìn)行校稿。公文校核第一責(zé)任人為承辦科室，承辦科室對(duì)發(fā)文清樣做全面校核，尤其在數(shù)字方面，如出現(xiàn)問(wèn)題第一責(zé)任人為承辦科室；審批、簽發(fā)手續(xù)、體例格式和文字表述由辦公室負(fù)責(zé)復(fù)核、規(guī)范，并為第一責(zé)任人；文件發(fā)送范圍、緊急程度、密級(jí)和保密期限由承辦科室提出，辦公室規(guī)范；發(fā)送部分單位的公文，承辦科室要列出具體收文單位。承辦科室和辦公室校核時(shí)，如發(fā)現(xiàn)不符合辦文程序、內(nèi)容有不妥之處的公文，應(yīng)及時(shí)提出修改或處理意見(jiàn)，再按程序進(jìn)行審核，呈簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)審定后辦理。公文打印樣稿后，由辦公室通知經(jīng)辦科室校對(duì)，校對(duì)人簽名后，辦公室方可印制。經(jīng)校對(duì)人簽名后非文字（錯(cuò)字、多字、少字），格式（正確規(guī)范），印制（頁(yè)面整潔、墨色均勻、字跡清晰、裝訂整齊，不缺頁(yè)、多頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)）方面問(wèn)題，第一責(zé)任人為校對(duì)科室。編號(hào)公文均由辦公室統(tǒng)一編號(hào)分發(fā)，不編文號(hào)或只編傳真機(jī)號(hào)的公文，由承辦科室校核分發(fā)。

　　2.公文印制時(shí)限：普發(fā)性公文印制2個(gè)工作日，非普發(fā)性公文印制1個(gè)工作日，急件急辦。

　　(六) 公文分發(fā)

　　1.以市局名義制發(fā)的下行公文，除發(fā)至局屬各單位外，同時(shí)按照業(yè)務(wù)工作關(guān)系抄送有關(guān)局領(lǐng)導(dǎo)、調(diào)研員、副調(diào)研員和機(jī)關(guān)科室。

　　2.文件印制后，在一個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)，急件即印即發(fā)，如因文件沒(méi)有及時(shí)分發(fā)導(dǎo)致工作貽誤，第一責(zé)任人為辦公室。

　　公文擬稿、審核修改、審簽公文必須用黑色鋼筆或?qū)Ｓ煤炞止P，不得使用鉛筆、圓珠筆。

　　三、不規(guī)范來(lái)文處理

　　凡出現(xiàn)以下情況之一的不規(guī)范來(lái)文（含代擬稿），由辦文人員提出退文意見(jiàn)，由辦公室主任批準(zhǔn)回退。退文時(shí)，將退文原因附在文件前面，退回來(lái)文單位重新辦理，由此造成工作延誤的，由報(bào)文單位、科室自行負(fù)責(zé)。

　　1.公文內(nèi)容有不符合黨的方針、政策和國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定的；

　　2.公文內(nèi)容涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)未事先與有關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)、會(huì)簽或經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，意見(jiàn)仍有分歧，又不列明各方理?yè)?jù)、提出建設(shè)性意見(jiàn)的；

　　3.公文中有關(guān)附件及其材料不全的；或反映問(wèn)題模糊，提出的問(wèn)題含混不清的；

　　4.上行文未注明簽發(fā)人或簽發(fā)人不符合規(guī)定的；

　　5.非市局領(lǐng)導(dǎo)直接交辦事項(xiàng)主送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的；

　　6.錯(cuò)用公文文種的；

　　7.越級(jí)行文的；

　　8.“請(qǐng)示”不符合一文一事要求的；

　　9.“報(bào)告”中夾帶請(qǐng)求事項(xiàng)的；

　　10.“請(qǐng)示”件多頭主送的；

　　11.代擬稿未經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審核簽字的；

　　12.內(nèi)容存在明顯錯(cuò)誤的；

　　13.格式（發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、附件、印章、用紙等）不規(guī)范，墨不均勻，字跡模糊不清，難以辯認(rèn)的；

　　.其它不符合公文處理規(guī)定的。

　　四、公文類(lèi)型及其適用范圍

　　(一)萍路發(fā)：文種用決定、通知、意見(jiàn)。

　　1.涉及改革、發(fā)展、穩(wěn)定方面重大決策、措施以及發(fā)布指導(dǎo)全局工作的重要公文。文種用決定、通知或意見(jiàn)。

　　2.對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，實(shí)行重大強(qiáng)制性行政措施，文種用決定、通知或意見(jiàn)。

　　3.轉(zhuǎn)發(fā)市委、市政府、省交通運(yùn)輸廳、省公路局的重要公文。文種用決定、通知。

　　4.以市局名義嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的公文。文種用決定。

　　5.批轉(zhuǎn)局屬各單位、機(jī)關(guān)各科室事關(guān)重大或涉及全局性重要工作意見(jiàn)、建議等內(nèi)容的公文。文種用通知。

　　(二)萍路文：文種用請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)、函。

　　1.向市委、市政府、省交通運(yùn)輸廳、省公路局等上級(jí)部門(mén)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)、解決有關(guān)事項(xiàng)等內(nèi)容的公文。文種用請(qǐng)示。

　　2.向市政府匯報(bào)工作、反映情況等內(nèi)容的公文。文種用報(bào)告。

　　3.對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法的公文。文種用意見(jiàn)。

　　4.有隸屬關(guān)系的上下級(jí)之間，上級(jí)向下級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)有關(guān)情況，文種用函。

　　(三)萍路字：文種用通知、通報(bào)、批復(fù)、決定、函。

　　1.成立或調(diào)整機(jī)構(gòu)及有關(guān)人事任免，市局領(lǐng)導(dǎo)分工，以市局名義表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤等內(nèi)容的公文。文種用通知、通報(bào)或決定。

　　2.答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)的公文。文種用批復(fù)。

　　3.向下級(jí)部門(mén)布置機(jī)關(guān)工作的公文。文種用通知。

　　4.不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批的公文。文種用批復(fù)、函、通知。

　　(四)萍路黨發(fā)：文種用意見(jiàn)、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)。

　　1.對(duì)市局黨務(wù)工作重要事項(xiàng)和行動(dòng)作出安排的公文。文種用通知、意見(jiàn)、通報(bào)。

　　2.轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)黨組織的重要公文。文種用通知。

　　3.成立、調(diào)整或撤消機(jī)構(gòu)，人事任免，市局領(lǐng)導(dǎo)分工的公文。文種用通知、決定。

　　4.以市局黨委名義嘉獎(jiǎng)有關(guān)人員，表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤的公文。文種用通知、通報(bào)、決定。

　　5.答復(fù)基層單位黨支部請(qǐng)示事項(xiàng)的公文。文種用批復(fù)。

　　6.向基層黨支部布置黨務(wù)工作的公文。文種用通知、決定。

　　(五)萍路黨文：文種用請(qǐng)示、報(bào)告。

　　1.以市局黨委名義向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)等內(nèi)容的公文。

　　2.以市局黨委名義向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)工作、反映情況等內(nèi)容的公文。文種用報(bào)告。

　?。┢悸芳o(jì)要：文種用紀(jì)要。

　　用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

　　(七)不編正式文號(hào)：下列內(nèi)容的公文以便函的形式下發(fā)。

　　1.會(huì)議通知：

　　2.向有關(guān)部門(mén)征求意見(jiàn)或答復(fù)有關(guān)部門(mén)征求意見(jiàn)的公文；

　　3.賀電、賀信等；

　　4.一般的聯(lián)系、商洽工作的便函。

　　五、電子文件的處理與歸檔管理

　　電子公文的處理與歸檔管理責(zé)任部門(mén)（科室）為辦公室。

　　（一）電子公文的處理

　　1.接收電子公文應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的發(fā)送部門(mén)進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后方可接收；

　　2.按照規(guī)定的時(shí)間段、時(shí)間點(diǎn)對(duì)網(wǎng)上公文交換中心的電子公文進(jìn)行瀏覽查詢(xún)，及時(shí)簽收、下載；未按時(shí)簽收文件造成嚴(yán)重后果的，要追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任；

　　3.對(duì)不能正常接收的電子公文，應(yīng)及時(shí)與上級(jí)機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén)或網(wǎng)管中心聯(lián)系，查明原因；

　　4.市局節(jié)假日和下班時(shí)間緊急公文一般不通過(guò)網(wǎng)上發(fā)送，如果從網(wǎng)上發(fā)送要電話(huà)通知相關(guān)單位(科室)接收，有關(guān)單位(科室)應(yīng)按特事特辦的原則辦理。

　　（二）電子公文歸檔管理

　　1.電子公文由指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，并且設(shè)置好密碼，其它無(wú)關(guān)人員不得隨意改動(dòng)、拷貝、打印。

　　2.電子公文應(yīng)定期備份，防止遺失，每年末須對(duì)本年度的電子公文進(jìn)行全面梳理，做好一式二存（即一份存入電腦硬盤(pán)另一份存入移動(dòng)儲(chǔ)質(zhì)），確保電子公文的安全性。

　　3.電子公文應(yīng)與紙質(zhì)檔案一同上交檔案室，確保電子公文移交的及時(shí)性。

         （2013-04-18）