如何利用簡單工具建立部門沈陽OA信息化(上)

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    知識管理是企業(yè)轉(zhuǎn)型知識競爭的改造工程

   沈陽OA系統(tǒng)隨著數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展而受到企業(yè)的重視，導入知識管理系統(tǒng)成為企業(yè)晉升為所謂知識企業(yè)的重要指針。導入知識管理(Knolwledge Management,KM)是的一項跨領(lǐng)域整合的知識改造工程。企業(yè)導入知識管理的主要挑戰(zhàn)來自是有關(guān)人員的排斥心態(tài)，有效改變員工對知識管理的認知，解除與其它同人分享自己內(nèi)顯知識所產(chǎn)生擔心疑慮，員工才會支持導入過程整理數(shù)據(jù)的所必須額外的時間負擔。再則，信息科技淘汰速度與及知識管理系統(tǒng)龐大的預算，是讓許多企業(yè)望知識管理項目興嘆遲疑裹足不前的第二個因素。因此如何以低成本方式，整合現(xiàn)有資源導入企業(yè)知識管理，便成為企業(yè)推展知識管理的重要課題。

    知識管理不只是一套計算機系統(tǒng)

    導入之知識管理不只是評估購買一套功能強大的KMS (Knowledge Management System)知識管理系統(tǒng)，知識管理的成敗，不單純在于信息系統(tǒng)的功能強弱多寡。知識管理的重點是企業(yè)整體應用知識產(chǎn)生功效的能力，計算機只是的達成目標重要方法工具，將知識管理是為單純計算機系統(tǒng)項目，將不易有所成效。知識管理是規(guī)劃建立一套知識系統(tǒng)系統(tǒng)，包括人員對知識的認知的態(tài)度、應用能力與方法，透過合理化的數(shù)據(jù)整理分類、有系統(tǒng)、標準化的收集整理、有效儲存應用及分享的機制與方法。所以知識管理不應該是富裕大型企業(yè)的專利，為數(shù)眾多中小企業(yè)或是中型企業(yè)的部門而言，只要方法正確，不一定花費巨額預算或是購買大型知識管理系統(tǒng)，仍然可以達成應用知識管理來提升競爭力的目標。

    知識管理導入基本要項：系統(tǒng)化、標準化與有效整合

    在推動管理項目之前，必須理解有關(guān)推動知識管理下列程序重點：

1. 了解知識管理的基本內(nèi)涵
2. 制定企業(yè)知識管理的基本策略
3. 建立推動KM項目小組，進行相關(guān)培訓
4. 加強人員知識管理的認知與了解
5. 檢視企業(yè)現(xiàn)行問題，進行內(nèi)部知識盤點
6. 確認企業(yè)知識管理需求
7. 知識管理架構(gòu)規(guī)劃
8. 進行知識內(nèi)容收集分類標示與儲存規(guī)劃
9. 建立知識流程規(guī)劃
10. 評估導入知識平臺
11. 相關(guān)數(shù)據(jù)匯入KMS系統(tǒng)
12. 輔導建立學習社群
13. 進行知識應用訓練

    使用信息科技進行知識管理，可以大幅的快速效益。因此企業(yè)數(shù)據(jù)整理時，必須依信息邏輯為基準原則，將有助于未來系統(tǒng)的導入，幾個知識管理基本原則如下：

1. 80/20循序漸進：從龐雜的數(shù)據(jù)堆中，整理出有用的信息，是一個龐大的工程如果時間允許，當然一次全部做好。否則應該就依照80/20原則，將最重要、最常用的資料優(yōu)先整理。
2. 集中單一：知識管理的一大困難，乃數(shù)據(jù)散在各地，往往為了找一份數(shù)據(jù)翻箱倒柜而不可得，因此將不管是實體的檔案文件或是電子文件，集中在一個區(qū)域或是一個硬盤或是數(shù)據(jù)夾，將可大幅減少相同數(shù)據(jù)的重復與更新維護的困難。
3. 標準化、模塊化與流程化：知識管理之所以做不好，最主要的原因是先前缺乏一個完整的架構(gòu)規(guī)劃與即適當?shù)臉耸九c存檔，以致于無法利用計算機快速搜尋，因此建立數(shù)據(jù)架構(gòu)表、數(shù)據(jù)命名規(guī)則與及善用關(guān)鍵詞，使用標準數(shù)據(jù)流，是知識管理的基石。以后的數(shù)據(jù)尋找除了使用龐大系統(tǒng)的人工智能搜尋之外，最常見便是全文檢索，使用一致性的標準格式、分類方式或是紀錄標示方式，使用標準關(guān)鍵詞，將數(shù)據(jù)適當模塊化便有利于容易重復使用以及達到快速檢索的效益。
4. 整合平臺：知識管理之所以成為顯學，與信息科技與網(wǎng)絡的發(fā)展有關(guān)，選擇建立一個可以有豐富搜尋、存盤、分享功能的系統(tǒng)，在初步規(guī)劃時，便必須考慮到未來的整合需求，整合所有的數(shù)據(jù)庫，建立中央知識庫的概念，規(guī)劃其它知識庫的整合架構(gòu)，讓所有的知識成為一個實質(zhì)的系統(tǒng)概念。例如：資源庫與通訊之間有很深的關(guān)系，聯(lián)絡數(shù)據(jù)的格式與兩者之間的系統(tǒng)同步整合機制，如果沒有考慮使用手機、語音系統(tǒng)與及簡訊的需要，往往事后還需要系統(tǒng)整合工程事倍功半。
5. 安全權(quán)限管理：大量將知識與資源及通訊情報系統(tǒng)數(shù)字化，面臨開放的環(huán)境，有關(guān)駭客以防護，面臨數(shù)據(jù)異地備份的緊急救援安排以及必要的機密等級權(quán)限管理，避免讓部門寶貴資產(chǎn)曝露于高度的風險之中。

    檢視企業(yè)的知識工作的困難

    檢視部門或是部門工作目前效率的困難，大致如下：花費太多時間搜尋數(shù)據(jù)或是資源 、太多會議、工作指派與訊息交接成效不彰、部門溝通效率不彰、重復作相同的工作與及許多成員出差工作溝通不易。因此位為了解決上述的困難，管理者必須建立一套系統(tǒng)來提供部門效率，避免不必要的資源與時間浪費。

    從建立個人知識管理架構(gòu)逐步完成企業(yè)知識管理

    推展企業(yè)知識管理不妨首先改善有關(guān)人員的數(shù)字工作效能，打破人員對于知識管理推動時的事不關(guān)己與及漠然已對的態(tài)度，從建立每一個人的個人知識管理開始，完成每個人的知識管理系統(tǒng)的建立之后，只要是在相同的知識架構(gòu)下，可以循序漸進輕易的建立部門或是部門甚至全公司的知識管理架構(gòu)。

    所謂個人知識管理呢？簡單說就是規(guī)劃個人數(shù)字工作，建立個人e化平臺。依據(jù)知識管理的標準化分類原則，利用簡單現(xiàn)有工具，規(guī)劃建立個人知識管理系統(tǒng)。根據(jù)筆者的經(jīng)驗，將專業(yè)人員人如何使用現(xiàn)有簡易信息工具，建立個人知識管理架構(gòu)的一套知識分類法與及導入流程，整理成一套方法與系統(tǒng)，筆者稱此方法論為PKM專業(yè)知識管理系統(tǒng)(Professional Knowledge Management, PKM)。PKM不僅適用于協(xié)助個人輕易建立專業(yè)人員的數(shù)字工作平臺，完成個人知識管理系統(tǒng)。將此方法應用于部門或是小型部門適用部門，可以不花費大筆預算購買額外的軟件系統(tǒng)，便可建置專屬你企業(yè)、部門或是部門PKM系統(tǒng)，有效的提升自身的知識管理能力以及部門的數(shù)字工作績效。

    建立部門PKM系統(tǒng)，提升部門工作效率

    每個人完成自己知識管理系統(tǒng)建立之后，部門主管可以以十分簡易的方式，完成數(shù)字部門知識管理架構(gòu)。所以企業(yè)或是部門，如何在有限的資源下，有效的鼓勵員工、與及簡易快速的看到成效方式，建立企業(yè)或是部門的知識管理架構(gòu)呢？思考如何利用簡易的信息科技，去提升部門的數(shù)字工作效率，建立部門的知識管理系統(tǒng)。整理現(xiàn)有部門工作項目中，你會發(fā)現(xiàn)有許多共同的工作元素，將之整理可以歸成下列幾個重要的個人與部門數(shù)字工作基礎(chǔ)建設：

PKM專業(yè)人員知識管理架構(gòu)

PKM部門知識管理架構(gòu)

個人名片資源庫管理

個人文件庫管理

個人行動與通訊管理

個人數(shù)字時間管理

個人數(shù)字情報管理

部門資源庫管理

部門知識庫管理

部門通訊管理

部門行動管理

部門情報管理

部門工作時程管理與項目管理

部門群組協(xié)同工作管理