如何利用簡(jiǎn)單工具建立部門沈陽(yáng)OA信息化(下)

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部門資源庫(kù)管理

部門資源，是許多部門的核心基礎(chǔ)建設(shè)，缺乏有效的整理，往往事倍功半。部門資源概指任何可以提供部門工作幫助的資源：包括企業(yè)機(jī)關(guān)人員、組織團(tuán)體或是網(wǎng)站，應(yīng)該花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間將這些的資源作一次有效率的整理，以后就不必再為了找一個(gè)電話或是地址，翻箱倒柜搞的人仰馬翻。將所有部門會(huì)用到的所有名單的聯(lián)絡(luò)人、組織、地址、電話、傳真、行動(dòng)、電子信箱、網(wǎng)址，完整整理出來(lái)，建立一個(gè)部門資源庫(kù)。部門資源庫(kù)的目標(biāo)是，集中所有的資源，以數(shù)字化的方式建檔，成員可以最短的時(shí)間內(nèi)取得任何所需資源的聯(lián)絡(luò)數(shù)據(jù)。相關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)該包括下列資源：公司內(nèi)部的資源、客戶名單、廠商名單、外部委外資源公司、策略聯(lián)盟公司、其它重要資源、其它研究資源、產(chǎn)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)、政府機(jī)構(gòu)、媒體名單、重要關(guān)系人名單完整建立。

部門知識(shí)庫(kù)管理

知識(shí)庫(kù)是將文件經(jīng)過(guò)知識(shí)整理后的之后的知識(shí)儲(chǔ)存中心。有系統(tǒng)的將部門經(jīng)常使用的文件、數(shù)據(jù)、檔案作一整理完整建立。建立流程說(shuō)明書與及樣本文件，將工作流程化是效率提升重點(diǎn)工作，將工作流程書面化以及樣本化，是有效的將文件系統(tǒng)化與知識(shí)化的重要工作，應(yīng)該至少包括下列數(shù)據(jù)：

·         基本文件：公司簡(jiǎn)介、公司產(chǎn)品介紹、相關(guān)業(yè)務(wù)文件、部門介紹、服務(wù)項(xiàng)目介紹、成員介紹等。

·         行政文件：有關(guān)公司的行政規(guī)定、注意事項(xiàng)、人事管理、工作守則、保密條款、公司窗體等。

·         項(xiàng)目文件：項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目定義需求、項(xiàng)目組織表、工作時(shí)程表、工作說(shuō)明書、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目會(huì)議文件、項(xiàng)目技術(shù)說(shuō)明文件以及其它項(xiàng)目文件。

·         教育訓(xùn)練文件：提供以觀相關(guān)專業(yè)訓(xùn)練的在線參考文件。

·         流程說(shuō)明文件：工作清單、重點(diǎn)工作流程說(shuō)明書。

·         樣本文件：將經(jīng)常使用的文件模板化，例如：項(xiàng)目產(chǎn)品或是活動(dòng)企劃書、估價(jià)單、進(jìn)度報(bào)告、結(jié)案報(bào)告、樣本信件等。

部門通訊系統(tǒng)管理

傳統(tǒng)的部門溝通，大都采用及時(shí)溝通或是紙張書面模式，例如：召開(kāi)會(huì)議，或是一對(duì)一用面對(duì)面或是電話的溝通模式。如此大規(guī)模的部門溝通，不僅勞民傷財(cái)，浪費(fèi)成員時(shí)間也浪費(fèi)印刷成本。除了內(nèi)部溝通之外，因業(yè)務(wù)推展、項(xiàng)目會(huì)議等，也會(huì)面臨外部動(dòng)員通告的需求。因此新的部門通訊應(yīng)該包括具備下列特性：大量通訊通知系統(tǒng)：可以快速的使用各種通訊管道，使用包括E-Mail、Web網(wǎng)站、手機(jī)簡(jiǎn)訊、傳真、信件DM、語(yǔ)音廣播、ICQ、MSN、Yahoo Messenger通知內(nèi)外部有關(guān)人員或是廠商。

部門行動(dòng)工作管理

許多成員的跨區(qū)域性工作，部門溝通不易。應(yīng)該規(guī)劃建立部門數(shù)字行動(dòng)工作系統(tǒng)：

·         配備個(gè)人行動(dòng)裝備：使用具有與PKM同步機(jī)能的智能型手機(jī)或是個(gè)人數(shù)字助理PDA或是輕薄型筆記型計(jì)算機(jī)，輕易擁有重要資源庫(kù)各種數(shù)據(jù)、行事歷、電子信件、代辦工作清單及文件等信息。透過(guò)簡(jiǎn)易實(shí)時(shí)同步功能，幾秒鐘完成上述數(shù)據(jù)的交換同步，重要工作信息隨手可得

·         個(gè)人在線訊息管理中心：因應(yīng)出差行動(dòng)工作的需要，透過(guò)網(wǎng)頁(yè)即可上網(wǎng)收發(fā)信件，查看文件、行事歷、各種資源聯(lián)絡(luò)數(shù)據(jù)等。

·         網(wǎng)站在線部門訊息交流區(qū)：包括公布欄、留言版以及在線項(xiàng)目中心的建置。成員可以輕易取的項(xiàng)目的各項(xiàng)進(jìn)度與細(xì)節(jié)。

文件知識(shí)庫(kù)管理架構(gòu)

文件檔案管理是知識(shí)管理的主要核心功能，知識(shí)庫(kù)是落實(shí)知識(shí)文件集成知識(shí)管理的重要重要基礎(chǔ)建設(shè)。透過(guò)有效的文件管理，在信息工具的協(xié)助下，讓原本簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)，變成具備更多價(jià)值的信息或是知識(shí)，檢驗(yàn)部門知識(shí)含量的最直接的標(biāo)準(zhǔn)，即是工作的效率與時(shí)間的長(zhǎng)短，當(dāng)不同的兩管理者，在處理相同的事務(wù)所需的時(shí)間的長(zhǎng)短，可以了解這兩管理者知識(shí)管理準(zhǔn)備工作的多寡，平常便做好數(shù)據(jù)的整理管理工作，許多工作再執(zhí)行時(shí)，自然是舉手之勞，左右逢源了。有關(guān)文件管理的重點(diǎn)如下：

·           檔案的產(chǎn)生與創(chuàng)造

·           檔案的命名規(guī)則制定

·           檔案的摘要與關(guān)鍵詞標(biāo)示

·           檔案使用權(quán)限等級(jí)

·           檔案的儲(chǔ)存架構(gòu)與關(guān)聯(lián)

·           樣本文件的整理與標(biāo)準(zhǔn)化

·           情報(bào)信息的儲(chǔ)存與標(biāo)示

·           檔案建立更新與使用之標(biāo)準(zhǔn)流程

評(píng)估選擇KMS平臺(tái)，使用簡(jiǎn)易工具建立部門PKM系統(tǒng)

為了有效讓部門有關(guān)人員可以輕松快速的取得所需的信息，輕易的與及相互溝通群組協(xié)同作業(yè)，選擇一種滿足各種知識(shí)處理需求的信息系統(tǒng)，是導(dǎo)入KM中最具難度的部分。目前市面上有許多解決方案，選擇上必須考慮的因素如下：

·           功能的完整性

·           所需的預(yù)算

·           與相關(guān)系統(tǒng)的兼容整合性

·           系統(tǒng)的效期

·           系統(tǒng)的延伸性

根據(jù)上述考慮，企業(yè)大致上有三種選擇方案：

A. 量身打造項(xiàng)目開(kāi)發(fā)

B. 使用套裝系統(tǒng)修改

C. 使用現(xiàn)有主流軟件系統(tǒng)

選擇一套適用的KMS是一件相當(dāng)不容易的決定，大型企業(yè)大都選擇A案或是B案， A案費(fèi)用大都所費(fèi)不貲，動(dòng)輒上百萬(wàn)甚，并非一般中小企業(yè)或是部門可以負(fù)擔(dān)。因此就預(yù)算的考量，中小企業(yè)與部門主管，可以是何選擇B案或是C案。選擇解決方案時(shí)，功能面固然重要，系統(tǒng)未來(lái)的的延伸性整合性更是重要，盡可能避免日后相同的事情避免重作，非主流的軟件或是開(kāi)發(fā)技術(shù)，往往會(huì)導(dǎo)致日后系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)維護(hù)及系統(tǒng)整合的成本。

筆者建議中小企業(yè)或事部門盡可能不選擇不確定未來(lái)整合延伸性的方案，初期階段無(wú)妨先做好基本數(shù)據(jù)分類與實(shí)現(xiàn)主流辦公室軟件， Outlook 或是Lotus Notes 作為每PKM數(shù)字工作平臺(tái)，使用其中的聯(lián)絡(luò)人來(lái)建立資源庫(kù)、利用其行事歷與待辦清單來(lái)作工作時(shí)程管理，利用其電子信件功能與及合并打印功能，利用Win Fax大量傳真以及ICQ、MSN、Yahoo Messenger 及時(shí)通訊、利用網(wǎng)頁(yè)簡(jiǎn)訊服務(wù)大量廣播建立數(shù)字通訊，使用檔案總管、網(wǎng)絡(luò)芳鄰與及Office 做好檔案命名標(biāo)示，快速建立知識(shí)庫(kù)。使用免費(fèi)開(kāi)放網(wǎng)站管理系統(tǒng)，建立企業(yè)信息入口EIP系統(tǒng)(Enterprise Information Portal, EIP )、部門行動(dòng)群組協(xié)同工作或是網(wǎng)絡(luò)文件知識(shí)庫(kù)建立部門數(shù)字工作環(huán)境。