論期貨經(jīng)紀公司的沈陽OA信息化戰(zhàn)略

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白玫

沈陽OA系統(tǒng)是運用集體的智慧提高組織的創(chuàng)新能力和應變能力的一整套管理理論體系。它對提高期貨經(jīng)紀公司核心競爭能力，進而對保持長期的競爭優(yōu)勢具有重要作用。期貨經(jīng)紀公司是“頭腦型”行業(yè)，是典型的知識密集型行業(yè)，因此，“知識”在期貨經(jīng)紀公司就有著更加重要的作用。當前，如何有效地對期貨經(jīng)紀公司的“知識”進行管理，是擺在我們面前的一個非常重要的課題。
　　
　　一、知識管理對期貨經(jīng)紀公司的重要性
　　
　　期貨經(jīng)紀公司的知識應包括四個方面的內(nèi)容：1Know－what，“知道是什么”的知識，主要是敘述事實方面的知識。如：黃大豆2號合約的內(nèi)容是什么；榨油廠的買入套保是什么；基本分析方法是什么；期貨經(jīng)紀公司研發(fā)工作的內(nèi)容是什么；新入期市的客戶需要什么樣的服務等等。2Know－why，“知道為什么”的知識，主要是自然資源和規(guī)律方面的知識。如：為什么有的客戶非常關心手續(xù)費的高低，而有的客戶對手續(xù)費卻很不敏感；客戶留在公司的原因是什么；大客戶為什么轉到競爭對手的公司等。3Know－h(huán)ow，“知道怎么做”的知識，主要是指做某事的技能和能力。例如，如何對未來一周棉花期市的走勢作出判斷；如何指導不同的客戶在期市上達到各自的目標；如何為客戶寫出高質(zhì)量的投資報告等。4Know－who，“知道是誰”的知識，涉及誰知道如何做某些事的知識。例如，本公司中誰最善于做銅的套保；誰做跨期套利最有經(jīng)驗；誰是小麥的研發(fā)專家；誰最適合與中小客戶溝通等。
　　前兩類知識，即Know－what和Know－why知識是期貨經(jīng)紀公司的“顯性知識”，也即可以從書本、媒體上以及公司的文本中獲得；后兩類知識則比較含蓄，難以量化和信息化，它具有實踐性和不易溝通性，它們屬于期貨經(jīng)紀公司的“隱性知識”。
　　當今，無論是顯性知識還是隱性知識都呈現(xiàn)出爆炸式增長態(tài)勢。尤其對于期貨經(jīng)紀公司而言，不論是客戶要交易的產(chǎn)品，還是公司為客戶提供的服務，都具有很強的專業(yè)性。其隱性知識的比重遠高于顯性知識的比重，因此，知識管理尤為重要。
　　知識管理理論創(chuàng)始人之一，美國管理咨詢專家卡爾·弗拉保羅認為，“知識管理就是運用集體的智慧提高組織的應變和創(chuàng)新能力”，“是為公司實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑”。美國的維娜·艾利認為，知識管理是“幫助人們對擁有的知識進行反思，幫助人們獲得知識，促進人與人之間進行知識的交流”。Karl E Sverby從認識論的角度認為知識管理是“利用組織的無形資產(chǎn)創(chuàng)造價值的藝術”。
　　總之，期貨經(jīng)紀公司進行知識管理的目的就是，面對知識更新速度的加快，新知識的大量涌入的新形勢，提高公司員工的學習能力和員工之間相互學習的能力。其核心是提高整個公司對知識的吐納能力和創(chuàng)新能力，以及公司對外界的應變能力，最終形成持續(xù)的競爭優(yōu)勢。知識管理之所以對期貨經(jīng)紀公司如此重要，主要是由于以下幾點：
　　第一，知識經(jīng)濟使得人類社會進入了一個嶄新的文明形態(tài)，知識呈現(xiàn)出爆炸式增長，知識傳播手段出現(xiàn)了革命性變化。這使得期貨經(jīng)紀公司的競爭環(huán)境呈現(xiàn)出了非線性變化的特點，變化之快使人很難對它的發(fā)展作出較為長期和準確的預測，同時也使公司的競爭優(yōu)勢很難保持長久。例如，如果期權上市，對于投資者來說，最大的感覺可能是信息“大爆炸”，一個期貨合約可產(chǎn)生10個或者20個期權合約，10個期貨合約就會產(chǎn)生上百個期權合約。對于公司的員工而言，就要為投資者提供更為專業(yè)、細致的服務，這就要求員工能在最短的時間內(nèi)掌握這上百個合約的知識。在這種情況下，公司的競爭將主要依靠其反應速度，而快速反應的基礎將主要依賴于其掌握知識的速度和效果，即將知識化作競爭優(yōu)勢的能力。因此，越來越多的人認識到，期貨經(jīng)紀公司在激烈競爭中取勝的惟一條件在于它比競爭對手學得更快、學得更好。勞倫斯·普魯薩柯（Laurence Prusak）指出，惟一能給一個組織帶來競爭優(yōu)勢的就是知道什么是新知識、以多快的速度獲取新知識以及如何利用所擁有的知識進行創(chuàng)新。所以，有效的知識管理對于一個期貨經(jīng)紀公司來講，具有戰(zhàn)略性意義。
　　第二，知識管理本身就是公司的一種有效的競爭手段。1公司之間的競爭主要體現(xiàn)在具有高智能和高創(chuàng)造能力的人才之間的競爭，德魯克稱之為“知識工人”。期貨經(jīng)紀公司只有具備了能夠運用高素質(zhì)的人才，才有可能創(chuàng)造出更有競爭力的服務。顯然，期貨經(jīng)紀公司的知識和創(chuàng)造力主要不是從學校獲得的，更重要的是在工作中不斷充實和實踐。公司不僅僅需要引進一流人才，發(fā)揮人才原有的知識水平和創(chuàng)造力，而且更重要的是使員工在工作中保持持久的創(chuàng)造力。而知識管理的核心目的之一，就是提高期貨經(jīng)紀公司個體與整個組織的學習能力、實踐能力和創(chuàng)新能力。2期貨經(jīng)紀公司提供的是知識密集型的服務，重在為客戶提供投資方案、投資背景資料等。因此，如何在經(jīng)營中進行有效的知識管理是贏得顧客的關鍵。
　　第三，在瞬息萬變的市場環(huán)境中，及時、正確的決策是期貨經(jīng)紀公司把握正確方向、規(guī)避風險的關鍵，知識管理是公司正確決策的基礎。在沒有知識管理的時候，當員工需要某類知識時，他可能得不到或無法及時地得到所需的準確、正確、全面的知識。若他得不到所需的知識，那么他作出的決策就可能是“拍腦袋”式的；若他無法及時方便地得到所需的知識，那么勢必影響其決策的效率，從而可能失去投資機會；若他得到的是過時的或錯誤的知識，作出的決策可能就是不正確的，這給公司帶來的將是致命的影響。知識管理的目標就是力圖能夠將最恰當?shù)闹R，在最恰當?shù)臅r間，傳遞給最恰當?shù)娜?，以便使他們能夠作出最滿意的決策。
　　第四，對于期貨經(jīng)紀公司的知識用一般的管理方式進行管理，并不能奏效。從期貨的知識特性分析：1知識可以以出版物、數(shù)據(jù)庫中內(nèi)容的形式出現(xiàn)，也可以存在于員工的頭腦當中。知識不像其它資源那樣有形的，而近似為無形的、難以計量的，其中隱性知識最難管理。2公司的知識一部分來自于公司的外部，這就要求公司對外部知識始終保持關注，從浩瀚的知識海洋中敏感而及時發(fā)現(xiàn)對自己有用的知識和信息。公司的另一部分知識，可能是最重要的，要靠公司自己在生產(chǎn)實踐過程中積累歸納形成。3知識不會因使用的人多，而使每個人分到的越少或者產(chǎn)生任何的損耗，而是其產(chǎn)生作用的范圍越大，對公司越有價值。4一個人是否愿意把他頭腦中的知識拿出來與大家共享取決于他個人的意愿，不能強迫進行。知識的這些特點，決定了知識管理必須用特殊的方式進行管理。因此，期貨經(jīng)紀公司需要對如何進行知識管理加以專門研究和重視。
　　
　　二、我國期貨經(jīng)紀公司知識管理存在的問題
　　
　　與國外期貨經(jīng)紀公司相比，我國期貨經(jīng)紀公司普遍存在規(guī)模小、實力弱、壽命短、分化快的特點。1有關資料表明，在我國期貨經(jīng)紀公司中，人員規(guī)模在200人以上的公司很少，1000人以上的公司幾乎沒有。2我國期貨經(jīng)紀公司的實力普遍較弱，注冊資金上億元的公司不足3家，許多公司的注冊資金都是剛夠最低限。3期貨經(jīng)紀公司的人員流動率相對較高，同時期貨經(jīng)紀公司存活不足3年也不少。是什么原因造成了我國期貨經(jīng)紀公司分化頻繁的運作模式？原因也許有很多，但是，其中很重要原因是我國期貨經(jīng)紀公司對知識管理方面存在諸多問題。我國期貨經(jīng)紀公司在知識管理方面還處于較為落后的狀態(tài)，許多公司缺乏知識管理理念與戰(zhàn)略，甚至許多公司根本就沒有意識到需要對知識進行管理。例如，某一員工離開了公司，他的知識隨著他也離開了公司，而公司認為這是理所當然的事?？梢哉f，知識管理的落后已經(jīng)嚴重制約了我國期貨經(jīng)紀公司的發(fā)展。我國期貨經(jīng)紀公司在知識管理中存在的問題主要有以下幾點：
　　第一，觀念落后。1對知識管理概念認識不清。大多數(shù)期貨經(jīng)紀公司不了解知識和信息的本質(zhì)區(qū)別，將知識與信息、知識管理與信息管理混同起來。在實踐中，有些公司將知識管理誤認為是信息管理，有些公司則將知識管理與人力資源管理混同起來。誠然，知識管理是與信息管理、人力資源管理密不可分的，但是，知識管理有其嶄新和獨特的理論和方法，是其他管理理論和方法所不能代替的。2對知識管理重視不夠。有一些期貨經(jīng)紀公司對待知識管理不像對待成本削減、結構重組或建立新的營業(yè)部那樣予以重視。在這些公司中，即使有知識管理，也只存在于人力資源或信息技術等職能部門。3一些期貨經(jīng)紀公司尚沒有擺脫工業(yè)時代的影響，甚至是封建時代的落后管理思想的影響。例如，在有的期貨經(jīng)紀公司管理實踐中，“用人靠前，不用人靠后”的做法極大地傷害了員工的自尊和對公司的忠誠。在這樣的背景下，如何談知識管理，如何提高整個企業(yè)的創(chuàng)造力和對環(huán)境的應變能力？在有些期貨經(jīng)紀公司中，“資本至上”的思想還很嚴重，以為資本可以支配知識，以為資本重要性遠遠超過知識。這些落后觀念影響了公司創(chuàng)新能力的提高，最終將阻礙公司的成長。
　　第二，知識管理水平低下。1期貨經(jīng)紀公司知識管理的基礎工作薄弱。當今世界，知識增長、創(chuàng)新、變化呈加速趨勢，期貨經(jīng)紀公司僅靠“關系”就包打天下的歷史已經(jīng)一去不復返了，公司必須具備對復雜多變的知識環(huán)境的跟蹤能力、快速反應能力和持續(xù)的知識創(chuàng)新能力。而這一切，首先需要有一個知識管理IT系統(tǒng)。它包括Internet，Intranet等網(wǎng)絡系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)（Document Management System）、數(shù)據(jù)倉庫/數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)（Data Warehousing/Mining）等硬件、軟件。這類IT系統(tǒng)在國外已經(jīng)逐漸成為期貨經(jīng)紀公司進行知識管理工作必備的基礎環(huán)境。它對于知識的采集與加工、存儲與積累、傳播與共享、創(chuàng)新與使用等知識管理的環(huán)節(jié)都起著至關重要的作用。而我國期貨經(jīng)紀公司大多數(shù)缺乏這些健全的知識管理IT系統(tǒng)。2我國期貨經(jīng)紀公司普遍缺乏有利于推行知識管理的組織、制度、文化等軟環(huán)境。例如，在有的期貨經(jīng)紀公司中，組織結構大多以等級森嚴的、以權力為中心的金字塔式架構為主。在這種組織結構中，知識的使用成為少數(shù)一部分人的特權，知識在公司內(nèi)部得不到最廣泛的使用，公司的信息中心遠離公司知識的使用者，知識不能以最有效率的方式到達使用者那里。這是知識管理的大忌。再比如，有些期貨經(jīng)紀公司在管理中缺乏一種鼓勵創(chuàng)新的文化氛圍，要求員工創(chuàng)新只許成功，不許失敗。這種短視理念使得員工創(chuàng)新要冒很大的風險，承受很大的壓力，這使得員工大部分的創(chuàng)新觀念被窒息。很多期貨經(jīng)紀公司在收入分配、研發(fā)成果認定、知識產(chǎn)權歸屬，以及知識檔案管理等各方面的制度與做法都是以管理有形資產(chǎn)為前提或以收入業(yè)績?yōu)榍疤嵩O計出來的，很難適用管理知識。3我國期貨經(jīng)紀公司知識管理水平的低下還突出表現(xiàn)在知識共享水平的低下。公司員工與員工之間，團隊與團隊之間互相封閉，知識很難共享，這是我國期貨經(jīng)紀公司的最大通病。其實，知識管理理論的核心內(nèi)容之一就是促進組織的知識共享。研發(fā)工作缺乏協(xié)作，成果不能共享，最后將導致公司的核心競爭能力集中在少數(shù)幾個人手里，從而使公司發(fā)展承受很大的風險。一旦這些具有核心“知識”的人離開公司，對于公司的打擊將是致命的。知識難以共享的根本原因在于制度設計的缺陷和缺乏基于共同價值觀的優(yōu)良公司文化。例如，許多公司不了解知識的特點和知識管理的方法，一味實行高工資、高福利。但是，高收入未必與員工的歸屬感成正比，與發(fā)揮員工在知識管理方面的自覺性、能動性和創(chuàng)造性也不存在正相關。還有，需要強調(diào)指出的是，中國傳統(tǒng)文化中的許多方面帶有某種程度的封閉性，人與人之間較難于溝通。如果一個公司不用先進的理念來塑造良好的文化氛圍，實現(xiàn)知識的共享就要付出很大的代價。
　　第三，知識管理體系不健全。知識管理不僅僅是一項管理技術，它是公司管理的一次徹底革命，它是一個完整的體系、一個系統(tǒng)工程。分析我國期貨經(jīng)紀公司知識管理的案例，我們可以發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)公司知識管理工作目前主要側重在提高公司服務的知識含量，加大公司信息管理的硬件設施，創(chuàng)建有利于員工創(chuàng)新的文化氛圍，增加知識型員工的物質(zhì)激勵等方面，沒有從管理的基礎工作、組織架構、制度安排、文化建設、信息管理等各方面進行系統(tǒng)思考，更沒有從戰(zhàn)略的角度加強知識管理工作，建立本公司的知識管理戰(zhàn)略體系。
　　
　　三、提高我國期貨經(jīng)紀公司知識管理水平的對策
　　
　　第一，期貨經(jīng)紀公司應加強知識管理的培訓，喚起公司員工對知識管理重要性的認識，增強實施知識管理的緊迫感。
　　第二，在公司內(nèi)部營造一個有利于知識管理的良好環(huán)境。這個環(huán)境至少應包括以下幾個方面：1塑造有利于知識管理的公司文化。優(yōu)秀的公司文化是實施有效知識管理的先決條件，這一點是由知識的特性和知識工作者的工作特點決定的。因為知識資源不像傳統(tǒng)的資源，如土地、機器設備、資本等那樣有形、可計價、易管理。創(chuàng)造知識、分享知識的過程是一種無形的活動，它不易被監(jiān)控也無法以外力強迫，因此，良好的公司文化必不可少。不同公司可能在歷史和人文環(huán)境方面不盡相同，由此導致的文化可能有一些差異。但是，無論如何，知識管理要求的公司文化必須是以尊重知識，樂于學習，鼓勵冒險和創(chuàng)新，推崇協(xié)作共享的價值觀為核心的。2設立知識主管（CKO），以保證知識管理戰(zhàn)略的實施。期貨經(jīng)紀公司設立知識主管不同于信息主管（CIO），因為CKO工作的重點不在于信息開發(fā)上，而在于培育公司整體的創(chuàng)造能力和應變能力。3將期貨經(jīng)紀公司建成學習型組織。當今社會，靠權力來組織、實施活動的權力型組織，將必然被學習型組織所補充、替代。因為只有在學習型組織中才能真正推行知識管理，才能有利于公司員工在實踐中學習，才能最大限度地發(fā)揮員工的創(chuàng)造性和互相協(xié)作的能力。學習型組織是一種柔性的網(wǎng)絡化工作組織，在這里面，每一個人得到最充分的尊重，人與人之間更加平等，人的工作時間、地點更具有彈性，一切以發(fā)揮個體的積極性和組織的活力為根本出發(fā)點。4有效的知識管理還必須配備有一個良好的制度環(huán)境。制度是與文化、組織機構密不可分的，期貨經(jīng)紀公司必須建立一套行之有效的鼓勵學習、創(chuàng)新、共享的激勵制度。例如，一般而言，由于知識的獨特性，使得知識的獲取成本很高，而傳播成本很低。并且，個人知識在組織中傳播得越廣泛對組織的能力的提高越有用，但是，對知識原始享有者個人卻不見得是好事。因此，如何使得有經(jīng)驗的、優(yōu)秀的員工將其知識，尤其是隱性知識貢獻出來，供整個組織共享，確實需要很好的制度安排。共享決不是“共產(chǎn)”，共享的結果是促進共同進步，提高組織的整體競爭能力，而無條件共享只能導致知識“共產(chǎn)”。有些期貨經(jīng)紀公司針對這個問題專門加大了對有經(jīng)驗員工參與知識共享的考核和激勵的力度，收到了很好的效果。關于知識管理的規(guī)章制度，傳統(tǒng)管理中有好多很好的管理經(jīng)驗值得借鑒。例如，班前班后總結會、崗位培訓、工作流程設計、以老帶新等制度都是較好的知識管理方法。
　　第三，建設高質(zhì)量的知識管理設備、工具和手段。工具的先進與否代表了一個時代的生產(chǎn)力發(fā)展水平。在知識經(jīng)濟條件下，知識管理需要先進的管理工具。1發(fā)達的網(wǎng)絡系統(tǒng)是知識管理必備的條件。除了要積極鼓勵員工充分利用Internet與外界交流，更新知識外，期貨經(jīng)紀公司要盡快建立公司內(nèi)部網(wǎng)。內(nèi)部網(wǎng)的關鍵是要建立公司內(nèi)部知識中心，目的就是在公司內(nèi)部提供一個通暢的知識共享和知識交流的途徑，使公司員工知道從哪兒能夠獲得需要的知識。知識庫中的“知識”不僅僅是一些數(shù)據(jù)，可能更重要的是員工的經(jīng)驗、技能以及“關系”網(wǎng)絡。通過此“關系”網(wǎng)絡，員工可以在組織內(nèi)部找到在某一方面最有經(jīng)驗的高手，從而順利完成工作。2文檔管理系統(tǒng)（Document Managed System）、數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)（Data Mining System）等都是國外目前較為流行的先進的知識管理工具，我國期貨經(jīng)紀公司完全可以在這些方面實現(xiàn)跳躍式發(fā)展。例如，某百貨公司通過數(shù)據(jù)挖掘技術對公司的數(shù)據(jù)進行分類，發(fā)現(xiàn)了“大多數(shù)購買嬰兒尿布的男性顧客同時會購買啤酒”的重要規(guī)律，從而，改善商品擺放次序，大大增加了啤酒的銷量。3公司要對知識及知識管理過程實施監(jiān)控，因此，要建立健全知識反饋機制和手段，以便了解知識管理運行的情況，并在現(xiàn)有知識管理的基礎上，不斷設計新的知識管理方案。
　　第四，根據(jù)經(jīng)營特點，選擇適合于本公司的知識共享模式。知識共享模式主要有編碼化模式和個人化模式。編碼化模式是指，在一些期貨公司中，某些隱性知識較為容易顯性化。例如，研發(fā)工作中的某種交易品種的現(xiàn)貨知識和現(xiàn)貨信息可以從哪里獲得。首先可以從容易顯性化的地方開始把隱性知識顯性化來，使之與研發(fā)人員分離，然后被廣泛用于各種方面。這種做法讓許多人能搜尋并調(diào)用經(jīng)編碼的知識，而無須接觸該知識的最初研發(fā)者。通過這種方式，可以實現(xiàn)知識的規(guī)模效應。個人化模式是指，在一些期貨公司中，知識與員工密不可分。短時期內(nèi)，隱性知識顯性化成本很高，知識主要通過人員之間的直接接觸更容易實現(xiàn)共享。它不同于編碼化模式，在這種情況下，電腦和網(wǎng)絡的主要作用是幫助人們交流，而非儲存知識，因此稱之為個人化模式。選擇公司的知識共享模式并不能隨心所欲，而必須考慮公司服務客戶的方式、公司的經(jīng)營狀況以及員工的具體情況。
　　第五，知識管理是管理界的一次革命。它決不僅僅是一種管理手段和方法，更不僅僅是一項職能管理，它對于期貨經(jīng)紀公司具有戰(zhàn)略意義。公司必須制定自己的知識管理戰(zhàn)略。戰(zhàn)略管理學家Haml等在上世紀90年代提出了核心競爭能力理論，并提出公司獲得競爭優(yōu)勢的原因是具有競爭對手難于模仿的核心競爭能力。在我國期貨業(yè)，知識擴散速度呈加速趨勢，競爭環(huán)境變得難于預測，經(jīng)營決策越來越困難。而經(jīng)營決策越困難，就越需要戰(zhàn)略指導，這正是知識管理戰(zhàn)略存在的價值。
　　知識管理戰(zhàn)略的目標就在于推動期貨經(jīng)紀公司集體創(chuàng)造力和對環(huán)境的動態(tài)反應能力。在復雜多變的環(huán)境中保持競爭優(yōu)勢，是知識管理戰(zhàn)略的最終目標。知識管理戰(zhàn)略的重點是促進公司知識共享。知識管理戰(zhàn)略是一個體系，這個體系不僅包括硬件設施，而且必須有相應的人力資源策略、信息管理策略、技術創(chuàng)新策略和市場營銷策略等的配套、協(xié)調(diào)。
　　成思危說：一個國家未來的興衰，將決定于它發(fā)展“頭腦型”產(chǎn)業(yè)能否取得成功。期貨業(yè)毫無疑問是“頭腦型”行業(yè)，是金融服務業(yè)，具有知識密集型的行業(yè)特征。毫無疑問，期貨業(yè)的發(fā)展與否對中國未來的興衰起著非常重要的作用，而知識管理則是期貨公司健康發(fā)展的基石。