知識(shí)庫管理應(yīng)注意的幾個(gè)方面

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         在知識(shí)庫的建立中，最大的挑戰(zhàn)之一就是確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。當(dāng)前，許多公司都試圖建立復(fù)雜的知識(shí)管理系統(tǒng)。但是由于數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不能得到及時(shí)更新，這些知識(shí)庫系統(tǒng)都沒有給公司創(chuàng)造什么價(jià)值。
        沒有第一手的知識(shí)，照樣可以對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)的投入做出解釋；根據(jù)關(guān)鍵詞或其他的搜索方法也同樣可以檢索到任何一個(gè)文件。但是記住，沒有正常的機(jī)制，沒有專用的資源，知識(shí)庫將會(huì)變?yōu)橐粋€(gè)"垃圾庫"。
        首先確定企業(yè)需要管理哪些知識(shí)。知識(shí)庫的內(nèi)容體現(xiàn)了企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力，因此不是所有知識(shí)都需要同樣力度的關(guān)注，應(yīng)該分清主次，使得員工了解企業(yè)對(duì)知識(shí)價(jià)值的衡量標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于原本存在于員工身上的知識(shí)，是否都能夠，以及都有必要記錄到知識(shí)庫中呢？比方說下面的幾種情況，將知識(shí)保存下來的努力是無效的：
        有些知識(shí)無法完全用文字準(zhǔn)確表述出來。即便聯(lián)想的柳傳志，海爾的張瑞敏公開發(fā)表了如此多的講話，至少目前還沒有看到他們的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手中有誰有能力復(fù)制了這兩位企業(yè)家的成功，便是這個(gè)原因。
        有些知識(shí)沒有必要記錄到知識(shí)庫中。這是從費(fèi)用、時(shí)效的角度考慮；比方說一家小企業(yè)的客戶服務(wù)工作，也許只有兩三個(gè)人在做；如果建立一個(gè)基于軟件的知識(shí)庫，企業(yè)未必有這個(gè)財(cái)力和人力；而銷售人員關(guān)于客戶、市場(chǎng)的看法，存儲(chǔ)超過半年，也許三個(gè)月就不再有價(jià)值了；即便記錄了，最終記錄下來的往往并不是最重要的知識(shí)。
        擴(kuò)大知識(shí)獲取的空間范圍，簡(jiǎn)化知識(shí)表達(dá)的難度。采用知識(shí)管理軟件和會(huì)議的方式，提供方便，高效的技術(shù)手段，使得知識(shí)的產(chǎn)生能夠隨時(shí)隨地方便地記錄到知識(shí)管理系統(tǒng)中?？刂浦R(shí)庫的輸入的質(zhì)量。知識(shí)管理是為提升業(yè)務(wù)績(jī)效服務(wù)，應(yīng)該責(zé)任到人，而不一定要求所有的人都參加。由專人負(fù)責(zé)，該人需要對(duì)業(yè)務(wù)了解，具有良好的文字能力，有能力對(duì)知識(shí)進(jìn)行評(píng)價(jià)。此外需要定期，召開會(huì)議，對(duì)知識(shí)方向進(jìn)行回顧，對(duì)積累的知識(shí)進(jìn)行評(píng)估，提升知識(shí)庫中知識(shí)的質(zhì)量。