股份公司OA辦公系統(tǒng)證照管理和會議管理實施功能簡介

股份公司OA辦公系統(tǒng)證照管理和會議管理實施功能簡介

一、         證照管理    2
二、         會議管理    4
三、         項目文檔管理    7

一、證照管理

【需求背景】
集團對分子公司證照缺乏統(tǒng)一管理，無法及時透視各下屬公司證照的使用狀態(tài)；
證照過期無法及時提醒，全憑經(jīng)驗操作，往往導致需要用的時候才發(fā)現(xiàn)已失效，影響業(yè)務正常開展；
證照電子版材料的借閱效率低下，需要拍照、傳真等方式進行傳遞；
對已借閱證照的回收跟蹤不及時，安全保障機制不體系。

【功能概述】
證照權限管理
通過權限管理來保證證照信息安全，并能夠對已借出的證照及時的權限收回；
證照日期提醒
通過對證照的狀態(tài)分類，對“即將到期”及“已到期”的證照通過短信、郵件方式進行提醒處理；
證照信息共享與借閱
通過流程審批來對無權限查看證照的人員進行共享、下載、查看、打印控制；
證照任務跟蹤
通過對“即將到期”、“已到期”的證照生成任務，并進行跟蹤反饋。

【功能界面】

二、會議管理

【需求背景】
缺乏會議規(guī)劃：目標及主題不明確的會議太多；
會議召集困難：臨時會議太多、參與人員隨意性太強；
會議準備不充分：會議設備預訂沖突、人員通知不到位、上會資料準備不足；
會議責任人不明確：無人做會議主持、無人記錄會議紀要；
會議溝通效率低：主題不明確，準備不足，導致溝通內容發(fā)散；
會議無決議：目標不明確，準備不足，溝通效率低，直接導致會議無產(chǎn)出成果；
會議任務授權不清晰：導致會議紀要分發(fā)及任務分派出現(xiàn)問題；
缺乏對會議任務結果跟蹤：任務執(zhí)行結果無人關注，出現(xiàn)決議最終無落實狀況。

【功能概述】
參會人員管理
會議組織者責任確認，會議主題、時間確認，參會人員通知，上會資料準備與收集；
會議設備管理
會議設備使用確認，會議設備預訂，包括：會議室、投影儀等；
會議紀要管理
會議紀要整理及分發(fā)，會議決議任務指派；
決議任務跟蹤
任務執(zhí)行反饋，執(zhí)行結果監(jiān)督。

【功能界面】

三、項目文檔管理

【需求背景】
項目文檔管理沒有統(tǒng)一標準，收集困難；
項目文檔缺乏目錄規(guī)劃，查詢不便；
項目文檔提供、管理及監(jiān)控責任人權責不明晰，導致文檔信息不對稱，版本繁多；
項目文檔屬性亂，搜索起來不精準；
項目文檔缺乏統(tǒng)一平臺共享給需要的人，利用率不高。

【功能概述】
項目文檔目錄
目錄設置，權限設置；
項目文檔收集
收集計劃、責任人、監(jiān)控人設置，項目文檔權限設置，收集提醒；
項目文檔版本管理
項目文檔版本保存、歷史版本查詢；
項目文檔查詢
文檔主題搜索，文檔關鍵屬性搜索、文檔借閱等。