中小企業(yè)忽略的管理秩序

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幾年前，聽到一個關(guān)于軟件的笑話：

一位銷售員賣了一套軟件給一家公司。

幾個月后，他滿懷信心地再去那公司拜訪，卻看到軟件原封未動，

心中感到十分驚奇。便問道：“是有什么不對嗎？”

“一點也沒有，”總經(jīng)理說，“產(chǎn)量增加，效率提高！”

“究竟是怎么回事？”

“每天早晨，我警告職員說，假如你們不刻苦工作，加倍努力，那套軟件就會取代你們！”

顯然，軟件這種特殊應用方式并不常見，但也道出了一般企業(yè)應用軟件的主要目的，對于短期產(chǎn)量和效率提升的追求，十分明確，特別在中小企業(yè)，這種傾向更加明顯。然而，中小往往忽略了軟件業(yè)能為他們帶來最需要的秩序，帶給他們長期，持續(xù)的發(fā)展。

《科學投資》研究顯示，我國的中小企業(yè)平均壽命2.9年，每年有近１００萬家企業(yè)倒閉。

“船小好調(diào)頭”，被多數(shù)管理者和學者公認為是中小企業(yè)最大的競爭優(yōu)勢。中小企業(yè)市場反應更快，也更善于把握機遇。另一方面，中小企業(yè)基礎(chǔ)更為薄弱，抗風險能力相對較低。這些風險既有來自外部市場，也有來自企業(yè)內(nèi)部管理。而這些風險往往給企業(yè)帶來巨大的創(chuàng)傷，或者毀滅。

中小企業(yè)管理現(xiàn)狀

目前，我國中小企業(yè)管理存在最大的缺陷，一是“拍腦袋式”的管理占據(jù)主要地位，缺乏規(guī)范化、標準的管理制度和執(zhí)行；二是，責、權(quán)、利不清晰。

企業(yè)管理制度是企業(yè)員工共同須遵守的規(guī)定和準則的總稱，并在執(zhí)行過程中不斷給予完善和創(chuàng)新，提升企業(yè)的運轉(zhuǎn)效能。規(guī)范化、標準化的企業(yè)管理制度，可讓企業(yè)各部門獲得橫向的協(xié)調(diào)并實現(xiàn)互相監(jiān)控，并且為企業(yè)提供了抵御風險的系統(tǒng)保障。而在中小企業(yè)內(nèi)部，更多的是應用關(guān)系管理，即人管人，而非制度管人，管理中人為因素較多。這也許是中小企業(yè)靈活管理的一個特色，然而這種缺乏原則與評判標準的靈活，牽絆了中小企業(yè)持續(xù)、長遠的發(fā)展，也為中小企業(yè)埋下兩個隱患：

失去原則性的“拍腦袋式”管理，給執(zhí)行者留下較大的操作空間：缺少一體化的制度設(shè)計，執(zhí)行者也缺少一個可依據(jù)的標準，，不確定性也較多，在執(zhí)行者有意或者無意中，容易讓執(zhí)行結(jié)果偏離企業(yè)目標，給企業(yè)帶來損失。舉例來說，為了能夠快速應對市場需求，業(yè)務部門相對擁有較大的權(quán)利。而業(yè)務部門在面對訂單時，往往以業(yè)績考慮，而忽略了企業(yè)的實際利潤。不經(jīng)過采購部門、生產(chǎn)部門、財務部門審單，以低價爭奪訂單。常常造成企業(yè)要么訂單虧損，要么質(zhì)量上打折扣，使企業(yè)陷入信譽危機，長遠發(fā)展沒有保障。

企業(yè)對員工的績效考核失去標準：最重要的考核標準來自于上司對員工的個人評價。這樣的后果，一是不準確，上司無法判斷員工的方方面面，二是不公平，績效考核可能加入感情因素，不能完全按照業(yè)績考核，優(yōu)秀員工因為得不到公平的對待而離開，使得企業(yè)發(fā)生劣幣驅(qū)逐良幣的事件。

責、權(quán)、利不清的現(xiàn)象存在于我國很多的企業(yè)中，中小企業(yè)尤甚。中小企業(yè)為了壓縮成本，常常一人身兼數(shù)職，或者一個工作多人負責。前者容易造成灰色地帶，為企業(yè)帶來隱患，譬如，生產(chǎn)主管兼管采購，使采購成本上升。后者則影響企業(yè)效率，每個人都能負責，而每個人都不原意負責，產(chǎn)生責任推諉。

這些問題產(chǎn)生的根源在于，中小企業(yè)將生存作為第一目的！基于這樣的目的，中小企業(yè)管理往往首要考慮成本和靈活性。對關(guān)系企業(yè)長遠發(fā)展的組織架構(gòu)和規(guī)范、標準化的企業(yè)管理制度，關(guān)注甚少，即便是有，常常也難以得到有效、強有力的執(zhí)行。而這正是管理軟件所擅長的，管理軟件的原理，就是將管理思想和制度固化在系統(tǒng)，分清各個崗位的職責，建立標準化、規(guī)范化的流程和制度，防范經(jīng)營風險。同時反饋各種事前、事中、事后的數(shù)據(jù)，有效提升了企業(yè)的決策準確性與反應速度。

軟件對于中小企業(yè)的價值

管理軟件，特別是ERP軟件價值，不僅是上面故事中老板所認識，提升企業(yè)的管理效率，。而且能為企業(yè)建立一套標準化、規(guī)范化的管理秩序，保障企業(yè)長遠發(fā)展?？梢哉fERP軟件包含了企業(yè)所有的管理體系，主要體現(xiàn)在：

管人：軟件系統(tǒng)可以幫助企業(yè)實現(xiàn)對人力資源的合理調(diào)配及工作職責劃分。根據(jù)企業(yè)的實際情況，系統(tǒng)嚴格分配了各個崗位的職責以及對應權(quán)限，保證各個崗位嚴格按照公司的規(guī)范和流程執(zhí)行，事情以正確的方式被正確的執(zhí)行。例如，在之前業(yè)務部門的案例，以正航ERP的T357套件為例，在軟件系統(tǒng)中可分別賦予公司各部門對各單據(jù)相應的新增、修改、審批、查閱、打印、關(guān)閉、貼附檔等諸多控制權(quán)限。業(yè)務部門在接獲訂單的同時，業(yè)務部門就可以通過歷史數(shù)據(jù)分析，預估訂單利潤或者主導報價。同時系統(tǒng)在對各數(shù)據(jù)進行分析計算后，將根據(jù)預先設(shè)置的人員組織結(jié)構(gòu)圖、管理控管條件以及人員權(quán)限執(zhí)掌信息，自動將執(zhí)行結(jié)果發(fā)送給相關(guān)部門的具體責任人。同時，系統(tǒng)可以通過如提醒精靈或者各類工作進度追蹤報表，對各責任人員的工作完成進度進行提醒與監(jiān)督。大大提升企業(yè)對訂單的反應速度，提升客戶忠誠度。更重要的是，通過分析各個員工的工作流程和數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的各種分析報表，為企業(yè)領(lǐng)導者提供了詳盡的員工績效分析報表，為企業(yè)建立了科學的、規(guī)范化的績效體系。

管事：軟件系統(tǒng)可以幫助中小企業(yè)掌握各項運作流程的過程信息，并可根據(jù)預先設(shè)定的各種控管參數(shù)為用戶及時做出各種信息反饋。如各部門在第一時間了解原材料、半成品、產(chǎn)成品庫存狀況，清楚掌握采購、生產(chǎn)、銷售的進度，以便管理者對此做出掌控，從而做出合理的管理決策。對于采購流程來說，軟件系統(tǒng)可以幫助企業(yè)全程跟蹤、控制采購進程，穩(wěn)定企業(yè)的供應商隊伍，既提高了企業(yè)的采購質(zhì)量，同時也及時有效地支持生產(chǎn)。生產(chǎn)方面，從生產(chǎn)制令生成到生產(chǎn)過程的原材料消耗、在制庫存、產(chǎn)品完工入庫等，可以進行全程嚴密控制，實時掌握當前生產(chǎn)狀況，解決企業(yè)生產(chǎn)績效評估困難，生產(chǎn)進度不明，在制品庫存不清等生產(chǎn)問題。銷售方面，可快速了解產(chǎn)品成本狀況、庫存狀況、生產(chǎn)完工狀況、發(fā)貨狀況等，幫助企業(yè)建立快速的市場反應機制。在正航T357系統(tǒng)中，還可通過流程窗功能，直接從銷售訂單追溯出所有與此單據(jù)相關(guān)聯(lián)的發(fā)生單據(jù)。如采購、進貨、驗收、生產(chǎn)、出貨等各項單據(jù)，讓管理者清楚了解每件事情的前因后果。

管物：軟件系統(tǒng)不僅監(jiān)管企業(yè)的固定設(shè)備、庫存狀況、生產(chǎn)過程中的在制品、在制余料等。并且可監(jiān)控企業(yè)的資金往來狀況、交易狀況、客戶廠商交易信用控制等。幫助企業(yè)高效運轉(zhuǎn)資金流和物流，提高企業(yè)資本產(chǎn)出效率。舉例來說，沒有軟件系統(tǒng)的中小企業(yè)，由于沒有預算聘請高級的會計師或者核算師，可能很難掌控企業(yè)實際每個月各項目的資金周轉(zhuǎn)率，也很難核算企業(yè)各項目的資金報酬率，對于企業(yè)利潤的認識，也只能僅僅停留在每個月的總毛利和凈利，無法準確了解各經(jīng)營項目或者產(chǎn)品的準確資金運作狀況，為企業(yè)經(jīng)營決策與資金運作埋下潛在隱患。

管理軟件，是為管理服務的，而它恰恰隱含了一個最重要的管理核心，以數(shù)據(jù)的形式，記錄企業(yè)的每一個細節(jié)，并將規(guī)范化的管理制度固化在程序中，幫助管理者建立一個有序的管理環(huán)境。

中小企業(yè)應該怎樣利用軟件

近幾年來，中小企業(yè)對于ERP之類的管理軟件的應用需求蓬勃發(fā)展，大部分中小企業(yè)都意識到軟件對于企業(yè)發(fā)展的重要性。但出于中小企業(yè)自身求生存的天性，多數(shù)中小企業(yè)應用軟件最大的目的，還是在于照顧短期的追求——提升作業(yè)效率，即手工作業(yè)向電算化的轉(zhuǎn)化的過程。實際上，對于中小企業(yè)，提升工作效率和創(chuàng)建有序的管理環(huán)境是可以兼顧的。而他們需要做到的，就是要正確認識軟件的價值和正確應用軟件。

正確認識軟件的價值：對于大型企業(yè)而言，軟件對其最重要的作用，就是通過規(guī)范管理、加快信息反饋，從而大大降低管理成本與各種經(jīng)營成本。而對于中小企業(yè)，軟件對企業(yè)管理的規(guī)范，更加重要，因為這關(guān)系到企業(yè)的未來。人們常講，中小企業(yè)管理有三重境界，第一層境界是企業(yè)管理規(guī)范化；第二層境界是企業(yè)管理標準化；第三層境界是企業(yè)管理信息化。而ERP等管理軟件的價值，既是中小企業(yè)最終的目標，也是幫助中小企業(yè)建立管理標準化和規(guī)范化的工具。

正確應用軟件：中小企業(yè)常常模糊的認為，自身是一個成長中的企業(yè)，存在比較多的個性化管理特性，所以在選擇軟件產(chǎn)品的時候，總是要求產(chǎn)品能夠完全按照自身的管理流程和特點來架構(gòu)，滿足自身現(xiàn)有的所有應用需求。但反過來想，中小企業(yè)自身的管理模式并不是很成熟，存在很大的改善空間，一味要求軟件去遷就流程，豈不是將手工流程在計算機上模擬一遍，“穿新鞋，走老路”。對于中小企業(yè)管理而言，只是提高了作業(yè)效率，沒有起到規(guī)范管理的附加值。其實，對于多數(shù)管理軟件而言，都是融入了先進的管理思想，以及眾多用戶的管理實踐，其管理經(jīng)驗是十分值得借鑒。以正航軟件中小企業(yè)ERP產(chǎn)品T357而言，是經(jīng)過16年，6萬用戶管理實踐的積淀，。它不僅能夠幫助中小企業(yè)建立一個信息化的管理環(huán)境，提升管理效率和市場反應速度，獲得即期的管理效益，也幫助中小企業(yè)提升管理規(guī)范性，獲得長遠發(fā)展的保障。

“船小好調(diào)頭”是中小企業(yè)的突出競爭優(yōu)勢，然而小船也缺少抵御風浪的能力。彌補之策：一是要增強預測氣象的能力，二是練就一身掌控小船的本領(lǐng)，讓小船在汪洋大海中快速、穩(wěn)定的航行，而這正是管理軟件之所長的。(amt)