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知識(shí)管理的價(jià)值和挑戰(zhàn)

二十一世紀(jì),決定企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)勝負(fù)的關(guān)鍵在知識(shí)。 對(duì)於企業(yè)來(lái)說(shuō),究竟要如何開(kāi)始著手推動(dòng)知識(shí)管理? 其中最大的障礙是什麼?該如何克服?

臺(tái)灣EMBA雜誌特別邀請(qǐng)幾位專(zhuān)家, 分別以學(xué)者、企業(yè)和顧問(wèn)的角度,提出他們知識(shí)管理的方法和經(jīng)驗(yàn)。與談來(lái)賓:

吳青松/臺(tái)大國(guó)際企業(yè)系教授 
邱麗孟/臺(tái)灣微軟公司行銷(xiāo)副總經(jīng)理 
Victor Lee/適華庫(kù)寶顧問(wèn)公司澳洲知識(shí)管理合夥人 
楊艷芬/適華庫(kù)寶顧問(wèn)公司合夥人兼臺(tái)灣區(qū)負(fù)責(zé)人 

問(wèn):公司在知識(shí)管理時(shí),最重要的要素有哪些?

Lee:在談到知識(shí)管理時(shí),很多人常有很多錯(cuò)誤的想法。例如,他們常常以為知識(shí)管理就是代表引進(jìn)某種新科技。事實(shí)上,科技雖然重要,但是還有更重要的東西。知識(shí)管理的四個(gè)要素是:人/文化的改變、流程、科技,以及內(nèi)容。

當(dāng)有些人把知識(shí)管理的重點(diǎn)放在科技面時(shí),我們就會(huì)建議對(duì)方想清楚,為什麼需要知識(shí)管理?希望知識(shí)管理對(duì)整個(gè)事業(yè)帶來(lái)什麼影響?找出關(guān)鍵動(dòng)力,從這裡開(kāi)始發(fā)展。

例如很多時(shí)候,某個(gè)部門(mén)碰到了問(wèn)題,卻不知道別的部門(mén)也發(fā)生和解決過(guò)同樣的問(wèn)題,只是試圖自己找出答案。因此,公司必須有一個(gè)流程,可以掌握、分類(lèi)、分享與管理知識(shí)。透過(guò)內(nèi)部網(wǎng)路,讓所有的人都可以接觸到各種經(jīng)驗(yàn)。

邱:有一個(gè)重點(diǎn)常受企業(yè)界忽略:如何把資訊變成價(jià)值?,F(xiàn)在很多人提到IQ、EQ,事實(shí)上,公司也有公司的Q。知識(shí)管理就是要設(shè)法增加公司的Q。這就是知識(shí)管理的價(jià)值。如果我們同意這個(gè)目標(biāo),就會(huì)有一些重要的要素要思考:

一、 人,人和文化連在一起;二、資訊;三、工具,也就是科技;四、藉著運(yùn)用這些工具,把資訊和別人分享。

楊:知識(shí)必須整合進(jìn)整個(gè)公司裡。一個(gè)企業(yè)雖然有各種不同層級(jí)和部門(mén),但知識(shí)必須和每個(gè)領(lǐng)域、每個(gè)階層的員工都有關(guān)。生產(chǎn)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)可能有不一樣的需求,但是所有知識(shí)都必須整合進(jìn)公司裡。

吳:知識(shí)就是力量,我們必須先確定知識(shí)是拿來(lái)做什麼的。知識(shí)管理要有四個(gè)模型:

一、累積知識(shí)的機(jī)制,如何蒐集和累積知識(shí)。

二、知識(shí)移轉(zhuǎn)。知識(shí)必須移轉(zhuǎn)到其他人身上,更快地傳遞到其他人,甚至組織、顧客、供應(yīng)商身上。

三、知識(shí)管理系統(tǒng)。如何管理知識(shí),不只是科技,還包括人性的部份。例如誘因制度,因?yàn)檎l(shuí)會(huì)分享知識(shí)?付出的代價(jià)又是什麼?這些制度都必須先建立。

四、文化。只有適合的組織制度,例如水平組織或虛擬組織,更開(kāi)放溝通,更由下而上的方式,才能讓知識(shí)管理更成功。知識(shí)不是像創(chuàng)造一個(gè)產(chǎn)品一樣,知識(shí)必須累積、移轉(zhuǎn)、管理。    

問(wèn):企業(yè)在推動(dòng)知識(shí)管理時(shí),可能碰到的最大障礙是什麼?應(yīng)該如何克服?

邱:前面提到知識(shí)管理的四個(gè)要件,第一是人。知識(shí)管理的一大障礙就是,很多人常常不願(yuàn)和別人分享知識(shí),因?yàn)橹R(shí)是他們的資產(chǎn)。大家都想保留知識(shí),顯示自己是個(gè)專(zhuān)家。

對(duì)公司來(lái)說(shuō),重要的是如何將資料(data)變成資訊,將資訊變成知識(shí)。公司必須有個(gè)機(jī)制、環(huán)境,來(lái)鼓勵(lì)員工分享知識(shí)。知識(shí)只是工具,最重要的創(chuàng)造這種願(yuàn)意分享的氣氛。

另外,要建立分享的文化,最重要的是CEO的投入。我記得比爾蓋茲曾經(jīng)說(shuō),知識(shí)管理對(duì)他很重要,因?yàn)樗梢栽诤茉珉A段就知道壞消息,而不是到無(wú)法挽救時(shí)才知道。作為領(lǐng)導(dǎo)人,他希望可以早點(diǎn)解決問(wèn)題。

三、四年前嬌生公司的CEO開(kāi)始推動(dòng)電子化。有一天,他問(wèn)一位主管:「你收到我的電子郵件了嗎?」對(duì)方回答說(shuō),他沒(méi)有看e-mail。這位CEO說(shuō),那你以後不會(huì)再收到我的e-mail 了。這就是最高主管對(duì)知識(shí)管理的承諾,用自己的行動(dòng)來(lái)化解員工的抗拒。

吳:臺(tái)灣企業(yè)進(jìn)行知識(shí)管理最大的問(wèn)題是文化障礙。因?yàn)樵谝郧?,我們?qiáng)調(diào)「祖?zhèn)鞯z(mì)方」?祖先流傳下來(lái)獨(dú)有的祕(mì)密。這種文化對(duì)於知識(shí)分享可說(shuō)是極大的障礙。另外,中國(guó)人比較結(jié)果導(dǎo)向,但是知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)的是過(guò)程,講究做事的方法。要留下文件和資料,這樣才能累積知識(shí)。

傳統(tǒng)企業(yè)的績(jī)效評(píng)估常是由上而下。老闆就是權(quán)威,是公司裡最博學(xué)多聞的人,而這就是為什麼他能成為老闆的原因。這些都有礙公司知識(shí)的流動(dòng)。

今天,老闆的定義應(yīng)該是:有能力整合知識(shí)的人。公司的目的就是要?jiǎng)?chuàng)造知識(shí),運(yùn)用知識(shí)。這就是為什麼亞馬遜、eBay這些創(chuàng)造知識(shí)、分享知識(shí)的公司,能夠那麼走紅的原因。過(guò)去大多數(shù)公司覺(jué)得自己的使命是生產(chǎn)產(chǎn)品,現(xiàn)在應(yīng)該要扭轉(zhuǎn)過(guò)來(lái),變成生產(chǎn)知識(shí)。

專(zhuān)利只是知識(shí)的結(jié)果,重點(diǎn)是知識(shí)必須在不同專(zhuān)案、部門(mén)間分享??朔@個(gè)障礙的方法之一是,設(shè)置一些誘因,鼓勵(lì)分享知識(shí)。所以績(jī)效評(píng)估、溝通方式都必須改變。

Lee:知識(shí)管理必須同時(shí)以?xún)?nèi)部和外部為焦點(diǎn)。內(nèi)部知識(shí)指的是和內(nèi)部其他部門(mén)、團(tuán)隊(duì)共同分享知識(shí);但是知識(shí)管理還需要應(yīng)用在外部,也就是把股東、供應(yīng)商、顧客連結(jié)起來(lái),協(xié)助你推動(dòng)事業(yè)成長(zhǎng)。

如果你把一些流程外包,更必須在這些供應(yīng)商之間建立一些機(jī)制,大家一起推動(dòng)公司目標(biāo)。所以知識(shí)管理的外部焦點(diǎn)也很重要。

楊:我認(rèn)為知識(shí)分享最大的阻礙是文化。很多潛在客戶(hù)來(lái)找我們談知識(shí)管理,大多是公司中階主管,因?yàn)楦邔又鞴芙淮R(shí)管理很重要,但他們並不了解為什麼需要知識(shí)管理。

對(duì)這些中階主管來(lái)說(shuō),知識(shí)管理為什麼很重要,仍然不在他們的腦袋中。這是我們碰到的問(wèn)題。再加上亞洲公司因?yàn)榻鹑谖C(jī),仍然在努力追趕營(yíng)業(yè)額。如果公司沒(méi)有給這些主管一些動(dòng)機(jī),績(jī)效評(píng)估制度沒(méi)有把知識(shí)管理納進(jìn)來(lái),很難推動(dòng)知識(shí)管理。

想想看,如果我做到業(yè)績(jī),可能有股票選擇權(quán),那麼我推動(dòng)了一個(gè)好的知識(shí)管理方案,我可以獲得什麼?動(dòng)機(jī)在哪裡?我認(rèn)為這是最重要的一個(gè)障礙。

Lee:有個(gè)方法可以協(xié)助解決這個(gè)問(wèn)題,公司不妨把知識(shí)管理當(dāng)作一個(gè)平臺(tái),用來(lái)加速達(dá)成公司目標(biāo)。

將知識(shí)管理整合進(jìn)企業(yè)的基礎(chǔ)建設(shè)中,例如,知識(shí)管理的原則和做法,應(yīng)該變成公司的文化,不斷向員工強(qiáng)調(diào)知識(shí)管理的重要性。同時(shí),在每個(gè)新人進(jìn)入公司時(shí),也應(yīng)該將知識(shí)管理當(dāng)作是新人訓(xùn)練的一部份。

知識(shí)管理的流程必須變成公司管理知識(shí)和資訊的標(biāo)準(zhǔn)方式。在各事業(yè)部裡,應(yīng)該設(shè)置一個(gè)職位,那就是「知識(shí)冠軍」(knowledge champion),也就是負(fù)責(zé)確保所擁有的知識(shí)內(nèi)容是最新的,而且在公司裡受到重視。這並不是要設(shè)立一個(gè)新的職位,而是在現(xiàn)有員工中,指定一位員工在現(xiàn)有工作外兼負(fù)知識(shí)管理的責(zé)任。

在今天競(jìng)爭(zhēng)這麼激烈的環(huán)境中,有效的知識(shí)管理對(duì)公司絕對(duì)有很大的幫助。企業(yè)必須把知識(shí)管理當(dāng)成附加價(jià)值的服務(wù),或者重要的差異化因子。

Lee:知識(shí)管理很重要的關(guān)鍵是信任。你很難把「信任」強(qiáng)壓在一個(gè)組織上,只有當(dāng)你信任一個(gè)人時(shí),才會(huì)願(yuàn)意和他分享。因?yàn)槿绻也恍湃文?,我告訴你之後,我知道的東西將不再有威力。所以信任是很大的挑戰(zhàn)。信任是和企業(yè)文化緊緊連在一起。沒(méi)有信任,就很難要求員工分享,特別是一些隱性的知識(shí),也就是那些藏在人的腦袋,很難描繪、抓住的知識(shí)。

問(wèn):公司應(yīng)該投入什麼樣的資源,在組織上進(jìn)行什麼努力,來(lái)推動(dòng)知識(shí)管理?

Lee:在美國(guó)軍隊(duì)中,有一種「行動(dòng)後檢討」的制度。在每次活動(dòng)後,把所有的人聚集在一起,檢討什麼做得好,什麼做不好。在這個(gè)時(shí)候,每個(gè)人都要破除階級(jí),不論是將軍還是小兵,都可以說(shuō)出心中的話(huà)。

企業(yè)也可以學(xué)習(xí)這種做法,在每次行動(dòng)後進(jìn)行檢討,並且儲(chǔ)存起來(lái)。這樣學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),就是珍貴的知識(shí)。

楊:但有客戶(hù)曾經(jīng)告訴我,公司裡開(kāi)會(huì)檢討有哪些問(wèn)題和錯(cuò)誤。當(dāng)大家說(shuō)完後,老闆就不滿(mǎn)地質(zhì)問(wèn):「為什麼你沒(méi)有把事情做好?為什麼你犯了這個(gè)錯(cuò)?」結(jié)果員工暗自心想,下次再開(kāi)這種會(huì),最好嘴巴閉起來(lái)。所以CEO的態(tài)度對(duì)知識(shí)管理非常重要。
在投入的資源方面,因?yàn)檫m華庫(kù)寶顧問(wèn)公司是個(gè)知識(shí)公司,所以我們?cè)谌蛟O(shè)有知識(shí)中心、知識(shí)主管(knowledge officer),大概有三十位全職工作者在負(fù)責(zé)知識(shí)管理方面的工作。

吳:我要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn),知識(shí)管理必須和公司的整體策略結(jié)合在一起,先找出關(guān)鍵領(lǐng)域,也就是對(duì)公司價(jià)值影響最大的地方。知識(shí)管理不只是一個(gè)做法,更有它的優(yōu)先順序。有了焦點(diǎn),公司才能集中人力和資源,績(jī)效才會(huì)高。

這種找出關(guān)鍵領(lǐng)域的工作,應(yīng)該由高階主管來(lái)負(fù)責(zé),才可以顯示公司的投入。高階主管要在使命宣言、電子郵件、公開(kāi)演講上,不斷強(qiáng)調(diào)這個(gè)重點(diǎn)。這樣可以顯現(xiàn)公司的目標(biāo),鼓勵(lì)整個(gè)公司朝向這個(gè)目標(biāo)邁進(jìn)。

不只是CEO負(fù)責(zé)這件事,更要設(shè)一個(gè)團(tuán)隊(duì),然後逐漸影響中階和第一線(xiàn)員工,引起連鎖反應(yīng)。

邱:推動(dòng)知識(shí)管理有兩種方法,一種是大型公司,可以設(shè)置一個(gè)組織專(zhuān)門(mén)推動(dòng)這件事情;但大多數(shù)的公司沒(méi)有能力這樣做。在這種狀況下,公司可以設(shè)立虛擬團(tuán)隊(duì),由CEO領(lǐng)軍,或者指派一位有領(lǐng)導(dǎo)能力、有科技背景、可以和各部門(mén)溝通的人負(fù)責(zé)這個(gè)團(tuán)隊(duì)。

但不論是哪種方式,有三點(diǎn)要注意:

一、 要把知識(shí)管理的策略和公司整體策略結(jié)合在一起,而且要有衡量的基準(zhǔn)。因?yàn)槔蠈?shí)說(shuō),公司的目標(biāo)是要賺錢(qián),你必須向大家證明為什麼知識(shí)管理對(duì)公司很重要。不論是降低成本,或者是增加生產(chǎn)力,都要有衡量的基準(zhǔn)。

二、 解決文化問(wèn)題。建議各種機(jī)制和誘因,例如設(shè)置討論制度、分享時(shí)間,來(lái)鼓勵(lì)員工分享知識(shí)。

三、 科技。當(dāng)我們建立了這樣的文化環(huán)境,就要有個(gè)有系統(tǒng)的工具,讓人分享知識(shí)。

楊:我們還應(yīng)該鼓勵(lì)一種文化,那就是每個(gè)人的知識(shí)都很重要,不論他是什麼階級(jí)。有些企業(yè)常以為知識(shí)和生產(chǎn)研發(fā)有關(guān),即使公司的人力資源部門(mén)已經(jīng)有很好的知識(shí),可以節(jié)省成本,但這些公司卻仍不知道其他部門(mén)也是很好的知識(shí)來(lái)源。

問(wèn):CKO(Chief Knowledge Officer)是最近很熱門(mén)的名詞。CKO扮演的角色是什麼?什麼樣的人適合扮演CKO的角色?

吳:我認(rèn)為CKO應(yīng)該是一種角色,而不是一個(gè)頭銜。例如在有些公司,圖書(shū)館員、秘書(shū)可能就是個(gè)CKO。這種角色應(yīng)該定義清楚。例如圖書(shū)館員,他知道誰(shuí)可能對(duì)什麼感興趣;IC設(shè)計(jì)公司的行銷(xiāo)工程師,必須和供應(yīng)商、流程工程師接觸,也可能是很好的CKO角色。

知識(shí)不是孤立的,必須和很多人都有關(guān)。CKO正是那個(gè)把知識(shí)結(jié)合在一起的人。

Lee:CKO必須是個(gè)有遠(yuǎn)見(jiàn)的人,對(duì)公司的策略很了解,知道公司可以怎麼樣透過(guò)知識(shí)管理,達(dá)成什麼好處。在很多公司,可能沒(méi)有辦法設(shè)置一個(gè)CKO職位。這個(gè)角色可以是由圖書(shū)館員、行銷(xiāo)主管擔(dān)任,但無(wú)論如何,他應(yīng)該是個(gè)有遠(yuǎn)見(jiàn)的人。

邱:我個(gè)人不覺(jué)得秘書(shū)可以做CKO。CKO的角色應(yīng)該是形成知識(shí)管理策略以及管理的人,他同時(shí)要發(fā)展出一個(gè)計(jì)畫(huà),來(lái)執(zhí)行知識(shí)管理,然後負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)不同部門(mén),推動(dòng)知識(shí)工作者分享資訊,獲得結(jié)果。

這個(gè)角色不只必須了解公司的使命和願(yuàn)景,還必須有領(lǐng)導(dǎo)能力,才能協(xié)調(diào)不同部門(mén)。我們不必設(shè)一個(gè)CKO的職位,但是這個(gè)人必須有這樣的特質(zhì)。

Lee:要推動(dòng)知識(shí)管理,可以建立一種「實(shí)務(wù)社群」(Community of Practice),就是有系統(tǒng)地成立一些團(tuán)體,員工分成小組集合在一起,交換意見(jiàn)、分享點(diǎn)子、改進(jìn)工作。有些公司也讓顧客有機(jī)會(huì)參與討論,交換看法,這也是一種實(shí)務(wù)社群。

問(wèn):對(duì)一些大公司來(lái)講,可以設(shè)專(zhuān)人來(lái)推動(dòng)知識(shí)管理,但臺(tái)灣大多數(shù)企業(yè)是小企業(yè),對(duì)小企業(yè)來(lái)說(shuō)應(yīng)該如何切入?

Lee:可以先看看你有什麼東西。你可能發(fā)現(xiàn)公司裡原來(lái)就有很多資料和知識(shí),散落在各處,沒(méi)有集合分享。先把這些知識(shí)整理出來(lái),從這裡開(kāi)始。

吳:很多人可能根本不知道什麼是知識(shí)管理。也許臺(tái)灣大公司可以先示範(fàn),把這種氣氛先建立起來(lái)。臺(tái)灣的創(chuàng)業(yè)家很上進(jìn)好學(xué),這種學(xué)習(xí)熱誠(chéng)是很好的知識(shí)管理的潛在市場(chǎng)。

一旦這個(gè)慣性建立,就可以進(jìn)入第二階段:企業(yè)開(kāi)始試著儲(chǔ)存資料文件,知道我們已經(jīng)有了什麼。雖然是小企業(yè),仍應(yīng)該養(yǎng)成這種習(xí)慣。

楊:我聽(tīng)過(guò)企業(yè)無(wú)奈地說(shuō),我一方面要做客戶(hù)關(guān)係管理(CRM),一方面要做電子商務(wù),現(xiàn)在又有了知識(shí)管理,怎麼有時(shí)間。我說(shuō),不要急著做知識(shí)管理,當(dāng)你做CRM和電子商務(wù)的同時(shí),如果能在企業(yè)內(nèi)建立起互相分享的文化,你等於已經(jīng)做了知識(shí)管理的第一步。

因?yàn)?,如果你有了這個(gè)文化,會(huì)發(fā)現(xiàn)知識(shí)管理其實(shí)很簡(jiǎn)單。因?yàn)橹R(shí)管理的第一步,就是要打破文化障礙。

知識(shí)管理有兩個(gè)基本動(dòng)作,一個(gè)是內(nèi)容管理,另一個(gè)是基礎(chǔ)建設(shè)。如果能夠先建立分享文化,就是做到第一步。

從顧問(wèn)的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看,推動(dòng)知識(shí)管理應(yīng)該要有些快速的成果(quick wins)出現(xiàn)。先以知識(shí)管理解決一些問(wèn)題,讓員工了解,原來(lái)知識(shí)管理可以用在這些方面,這樣員工會(huì)更願(yuàn)意支持投入。

知識(shí)管理是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程,不像「企業(yè)資源規(guī)劃」(ERP),有開(kāi)頭、有結(jié)尾,專(zhuān)案完成,公司不需要再傷腦筋。知識(shí)管理是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程。當(dāng)中小企業(yè)知道必須持續(xù)投入時(shí),很多人常常很遲疑。

邱:中型企業(yè)和小企業(yè)很不一樣。對(duì)我們來(lái)說(shuō),中型企業(yè)指的是設(shè)有MIS人員的公司;但小企業(yè)根本沒(méi)有科技人員,老闆就是科技人員,是他們?cè)跊Q定要不要投資。

小公司目前還不會(huì)想到知識(shí)管理這個(gè)問(wèn)題,中型公司比較會(huì)注意。那麼該如何開(kāi)始?我建議,可以從儲(chǔ)存知識(shí)開(kāi)始,然後才是分享。比較簡(jiǎn)單的做法是從工作流程開(kāi)始,當(dāng)我們可以分享知識(shí),有簡(jiǎn)單的流程,就可以打破官僚。

另外一點(diǎn)是,建立每個(gè)人都可以參與的學(xué)習(xí)制度。例如,公司的超級(jí)業(yè)務(wù)員可以和大家分享心得。當(dāng)公司漸漸成長(zhǎng)後,還可以開(kāi)始運(yùn)用科技來(lái)協(xié)助學(xué)習(xí)。

如果是很小的公司,先忘記知識(shí)管理吧。大家最關(guān)心的還是,我能不能賺錢(qián)、存活、過(guò)三點(diǎn)半?對(duì)他們來(lái)說(shuō),擁有簡(jiǎn)單的工具來(lái)作會(huì)計(jì)、人資、存貨系統(tǒng),是比較重要的。

問(wèn):關(guān)於知識(shí)管理,是否最後做一個(gè)結(jié)論?對(duì)經(jīng)理人提出最重要的一項(xiàng)建議?

Lee:我會(huì)建議,把可以達(dá)到的企業(yè)價(jià)值和知識(shí)管理連在一起。一旦公司可以看到知識(shí)管理的效果,就會(huì)有動(dòng)機(jī)推動(dòng)知識(shí)管理。

楊:我建議公司先建立信任文化。如果公司的文化是,在主管之間有藩籬、彼此競(jìng)爭(zhēng),藉著他們的競(jìng)爭(zhēng),促成公司成長(zhǎng),那麼這種文化非常不利知識(shí)管理。如果他們能在一起互相分享,這就形成很大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

吳:我建議企業(yè),在這個(gè)高度競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境,最重要的價(jià)值創(chuàng)造資產(chǎn)是人;而人最珍貴的就是能夠創(chuàng)造、儲(chǔ)存知識(shí)。所以經(jīng)理人應(yīng)該知道,在現(xiàn)在的環(huán)境中,什麼是「最佳的實(shí)務(wù)」(best practice)。只有透過(guò)知識(shí)管理,這種做法才能實(shí)現(xiàn)。

邱:最高主管的決心最重要。CEO今天就應(yīng)該開(kāi)始使用電子郵件。很多最高主管是不用電腦的,更不用說(shuō)運(yùn)用科技和員工分享知識(shí)。CEO必須知道,知識(shí)管理對(duì)公司明天的勝利非常重要,也許不是今天。

發(fā)布:2007-03-25 13:30    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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