聽專家為你支招，節(jié)前文檔管理如何安排

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    天氣越來(lái)越冷，春節(jié)越來(lái)越近。恐怖現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)的員工都早已無(wú)心工作，盼望著那即將到來(lái)的春節(jié)七天假期?，F(xiàn)在每天的工作也就是整理整理手頭的文件，準(zhǔn)備放假回來(lái)接著開工。

    但是在這看似平淡無(wú)味的時(shí)光中，卻是暗流涌動(dòng)。基本每個(gè)人力部主管和企業(yè)高管都知道，每年春節(jié)后是員工離職率最高的時(shí)候。在拿到年終獎(jiǎng)后，那個(gè)早已按捺不住跳槽的心情迸發(fā)。碰見素質(zhì)好的員工會(huì)打一份辭職報(bào)告，過(guò)來(lái)做一下交接。碰見不好的，可能直接就變得無(wú)影無(wú)蹤。而且那些對(duì)公司有矛盾，早就想走的。更是可能趁機(jī)卷走大量的企業(yè)信息文件，或是刪除許多資料，給企業(yè)造成惡劣的破壞、帶來(lái)重大損失。

    而且據(jù)深入調(diào)查顯示，即使離職員工會(huì)做交接，但是新上任的同事往往不能得到全部的信息和方法。不能第一時(shí)間完成工作的交接轉(zhuǎn)移，需要一定的時(shí)間適應(yīng)。而且很多工作文檔存儲(chǔ)雜亂，交接時(shí)候很容易遺忘。極易造成工作開展的阻礙。

    為此，我們特意找到了國(guó)內(nèi)專門從事企業(yè)文檔管理、高效協(xié)同辦公、辦公安全方面的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，泛普專家團(tuán)。泛普軟件的專家針對(duì)這類現(xiàn)象，提出了三種較為可行的解決方案。第一種是建立企業(yè)共享盤，第二種是用網(wǎng)盤存儲(chǔ)，第三種則是搭建文檔管理系統(tǒng)。

    第一種：共享盤

    我們首先來(lái)看泛普軟件團(tuán)隊(duì)提供給我們的第一種方法，建立共享盤。實(shí)現(xiàn)資料統(tǒng)一存儲(chǔ)。統(tǒng)一備份。也方便企業(yè)內(nèi)部資源共享。這樣就不易出現(xiàn)因員工不告而辭，而導(dǎo)致無(wú)法交接的現(xiàn)象，出現(xiàn)丟失文件的現(xiàn)象。

    這樣的方法，在過(guò)去十幾年間可堪稱完美高效。據(jù)悉，目前國(guó)內(nèi)最大的電器連鎖賣場(chǎng)之一的蘇寧電器，就是一直運(yùn)用這種方法進(jìn)行文檔的管理。但是隨著科技進(jìn)步，企業(yè)諜戰(zhàn)變多。這種方法雖然能滿足共享和備份的問題，但是隱私性一點(diǎn)得不到保護(hù)。很多機(jī)密文件曝光。讓企業(yè)赤裸裸的站在那里。而且在很多打開、查找上的速度非常緩慢，加大了企業(yè)的時(shí)間成本。拖慢了工作腳步。

    第二種：網(wǎng)盤

    網(wǎng)絡(luò)云盤是一項(xiàng)目前十分高端的技術(shù)。而且中國(guó)正在朝著云時(shí)代發(fā)展。云盤的確是未來(lái)的大趨勢(shì)。但是這項(xiàng)技術(shù)運(yùn)用在辦公上，是否得體呢？

    云盤最大的優(yōu)點(diǎn)是隨時(shí)、隨地將所需文件下載到電腦之中。這樣的便捷，的確有利于我們外出辦公，異地辦公的時(shí)候。相比共享盤的確是好很多。但是同樣沒有解決安全問題。文件被誰(shuí)下載了？都不知道。誠(chéng)然，像百度、360等網(wǎng)盤現(xiàn)在技術(shù)越來(lái)越成熟。但是他其實(shí)更加偏向個(gè)人。我用網(wǎng)盤看個(gè)電影、存點(diǎn)東西很方便。但是放到企業(yè)辦公上，說(shuō)不定會(huì)起到反作用力。

    文件畢竟是存儲(chǔ)在他人的服務(wù)器之上，很容易暴露信息。安全性完全不由自己做主。這樣的方法在高效的同時(shí)，亦冒著巨大的風(fēng)險(xiǎn)。

    第三種：文檔管理系統(tǒng)

    接著我們來(lái)看泛普的專家團(tuán)隊(duì)提供的第三種方法，運(yùn)用專業(yè)的文檔管理軟件。目前市場(chǎng)上存在著很多這樣的軟件。這類軟件最主要的功能是提供高效、安全的辦公系統(tǒng)。和共享盤、網(wǎng)盤一樣，可以將企業(yè)所有的文檔集中存儲(chǔ)在系統(tǒng)服務(wù)器之中。

    同時(shí)提供全套的權(quán)限，讓企業(yè)可針對(duì)員工按部門或者級(jí)別分配各種權(quán)限，包括：編輯、閱讀、瀏覽、下載、打印、訂閱、刪除。。。等。通過(guò)各種權(quán)限的組合分配，即可讓員工方便辦公，又可將文檔進(jìn)行周密的保管。

    這種權(quán)限設(shè)定，可以避免企業(yè)非核心員工查看和帶走企業(yè)機(jī)密文檔。并且可以防止員工惡意刪除企業(yè)文件現(xiàn)象。將風(fēng)險(xiǎn)降到最低。面對(duì)大批量下載文件的現(xiàn)象，也會(huì)是先將文件下載到系統(tǒng)服務(wù)器中。阻止那些想臨走前帶走企業(yè)文件的陰謀。將文檔保護(hù)上升到最高級(jí)。

    在系統(tǒng)中，每份編輯過(guò)的文件都可以保留之前的版本。這樣就可以查看文件的每一步操作痕跡。 支持對(duì)每個(gè)版本進(jìn)行屬性備注。可以寫上當(dāng)時(shí)工作的一些想法和注意事項(xiàng)。在日后翻看的時(shí)候可以迅速回憶起當(dāng)時(shí)的思路。也可幫助新接手員工更快的投入工作。在需要查找功能時(shí)，也可憑借這些屬性進(jìn)行查找。

    而且，系統(tǒng)中的文件，都是以加密的方式存入服務(wù)器之中。服務(wù)器也是由你自己進(jìn)行保管。安全性做到十足。

    這三種方法，都可以起到對(duì)文檔的管理，加快企業(yè)的辦公效率。只不過(guò)各有利弊而已。第一、二種方法比較簡(jiǎn)單，方便搭建。但是漏洞頗多，犧牲了很多安全性。第三種方法則需要選擇一個(gè)好的文檔管理系統(tǒng)就可以。需要注意選擇上的一些問題。目前市場(chǎng)上品牌眾多，頂尖品牌的確是做的十分不錯(cuò)，像泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)。他們的各方面數(shù)據(jù)水平已是達(dá)到世界級(jí)別的。但是行業(yè)中也不乏許多掛羊頭賣狗肉的。望大家謹(jǐn)慎選擇。

    節(jié)日臨近，希望各家企業(yè)都能盡快將年輕的工作安排妥當(dāng)。整理好各方面文檔。方便節(jié)后回來(lái)能更快的重新投入工作。減少因節(jié)日帶來(lái)的損失。最后，祝大家新年快樂，馬年大吉。祝所有企業(yè)馬上有效率，馬上有安全。