簡析企業(yè)文檔管理排序問題及方法

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 　　簡析企業(yè)文檔管理排序問題及方法

　　企業(yè)信息化讓電子文檔成為企業(yè)智慧財產(chǎn)的主要載體，信息化程度越高，企業(yè)產(chǎn)生的電子文檔就會越多。能否管理好企業(yè)文檔并充分挖掘企業(yè)智慧財產(chǎn)的價值，是企業(yè)信息化程度的重要考察指標(biāo)。

　　傳統(tǒng)上，企業(yè)文檔無論保存在什么地方，都呈現(xiàn)出一個樹狀的結(jié)構(gòu)，通過不同的分類，可以把企業(yè)在相關(guān)目錄中，因此，可能會出現(xiàn)多級子目錄的情況，雖然在理論上可以同從根目錄開始，通過一條也許很長的路徑(例如A電腦D盤C目錄下的B子目錄下的E文件)，直到找到文檔。在效率至上的競爭社會里，是不允許這樣的，于是人們采用了搜索的辦法來解決這一問題，將樹狀的文檔結(jié)構(gòu)扁平化，這同樣也產(chǎn)生了一個問題，那就是準(zhǔn)確性，這個問題就需要設(shè)計合適的排序機(jī)制來解決。實際上，排序在人機(jī)交互上是一個值得考慮的細(xì)節(jié)，一個合適的排序機(jī)制可以是企業(yè)文檔更加有序，具有更好的可讀性，提高文檔管理工作的效率。

　　要理解企業(yè)文檔排序機(jī)制，首先要對企業(yè)文檔的基本構(gòu)成進(jìn)行分析。一般說來，企業(yè)文檔由 文字、照片、圖紙、表格、音頻、視頻 等等元素構(gòu)成，類型相當(dāng)復(fù)雜，電子文檔的多樣性給文檔管理帶來很大不便。大型企業(yè)一般會針對本企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，動用天文數(shù)字的人力物力財力，建立起一整套完善的文檔管理機(jī)制，而對于中小型企業(yè)來說，投入大量資源開發(fā)自己的文檔管理機(jī)制是沒有必要的，大都會采取如下幾種方式：

　　一、 Email方式

　　通常是將保存在郵件附件中，這種方式在中小企業(yè)中很常見，它有自己先天的優(yōu)勢，那就是傳播速度快，利用已有的成熟郵件系統(tǒng)及郵件客戶端(如outlook、foxmail、thunderbird等)，可以對企業(yè)文檔進(jìn)行歸檔和分發(fā)，這種方式，基本上是通過時間排序來管理企業(yè)文檔的。缺點(diǎn)顯而易見，如果采取自己搭建企業(yè)郵局的方式，一則企業(yè)郵局軟件花費(fèi)很高，二則受網(wǎng)速的影響很大;如果采用大網(wǎng)站提供的服務(wù)，除要考慮網(wǎng)速影響文檔管理外，還要考慮郵件附件大小限制對企業(yè)保存的不利因素。更重要的是這些文檔是分散保存在不同的郵箱之中，很難能適應(yīng)一個企業(yè)文檔可能出現(xiàn)多個版本的情況以及其他不可預(yù)料的情況。

　　二、文件共享服務(wù)器

　　在文件服務(wù)器中對文件進(jìn)行分門別類存放，通過文件共享對文檔進(jìn)行管理，有比較簡單的搜索功能，仍然很難對企業(yè)文檔進(jìn)行挖掘和再利用，這種方式基本上就是分類排序和時間排序的結(jié)合體。

　　三、專業(yè)

　　一些比較大的軟件開發(fā)商，如IBM、用友、金蝶等，為中小企業(yè)提供了許多解決方案，開發(fā)出了許多專業(yè)文檔管理軟件，但是考慮到軟件成本和培訓(xùn)成本，更多的企業(yè)采用SVN版本控制工具來管理文檔，尤其是高科技企業(yè)。這種方式比較先進(jìn)，能夠很好控制文檔的來源、流向、時間等等，只是技術(shù)門檻比較高、專業(yè)性較強(qiáng)、相關(guān)軟件也比較復(fù)雜。這是一種混合型的排序管理。

　　在企業(yè)中采取的任何排序方式，都來自于對文檔基本屬性的定義。不管企業(yè)文檔的表現(xiàn)形式是什么樣的，都不會改變其基本屬性：

　　一、time

　　基于文檔的生命周期，產(chǎn)生了時間排序 ，根據(jù)企業(yè)目標(biāo)的不同，文檔的生命周期會有一些細(xì)微的變化，這里舉軟件開發(fā)文檔的例子來說明。一個軟件開發(fā)文檔常常是這樣的情況，先形成一個初稿，結(jié)果多次修改后，成為了開發(fā)文檔，這時候文檔就被鎖定不再修改了，在開發(fā)過程中，又發(fā)現(xiàn)了新的問題，需要進(jìn)行修改，直到產(chǎn)品最終上市，開發(fā)文檔終結(jié)，進(jìn)入文檔數(shù)據(jù)庫存檔保存。這樣就基本確定了文檔的時間點(diǎn)類型。

　　1、創(chuàng)建時間;2、修改時間; 3、鎖定時間; 4、解鎖時間; 5、終結(jié)時間 ;

　　在查找文檔的時候，這些時間點(diǎn)就成為了搜索的具體參數(shù)，由于時間的一維性，通常就是升序或者降序排列。

　　二、 location

　　基于文檔的存放位置，產(chǎn)生了分類排序。 這里的位置絕不僅僅是指電子文檔在存儲設(shè)備中的存放路徑，也包括了存儲設(shè)備的物理位置，還有根據(jù)內(nèi)容相關(guān)性確定的文檔所屬分類等等。例如， 企業(yè)的市嘗行政、產(chǎn)品開發(fā)、服務(wù)支持、工程等部門，都存在著大量的文檔資料 ，這就是一種天然的分類，屬于某一個部門的文檔在不指定特殊排序方式的時候視為是無序存放了，這種無序本身就是一直排序。

　　三、role

　　基于角色，產(chǎn)生了等級排序，與對文檔的操作相關(guān) ，如果只保存文檔而不進(jìn)行其他操作，就不能挖掘出企業(yè)文檔的價值，但是操作也是有風(fēng)險的，如果出現(xiàn)操作失誤，同樣有可能使文檔價值受損。

　　1、文檔安全等級

　　企業(yè)文檔通常包括了很多敏感資料，需要針對不同的人設(shè)定不同的保密等級來管理，這就產(chǎn)生了安全等級排序 ;

　　2、文檔管理的重要程度

　　如分為核心文檔、補(bǔ)充文檔，并據(jù)此進(jìn)行排序。重要程度與安全等級并不直接相關(guān)，例如一家運(yùn)作開源項目的軟件企業(yè)，軟件開發(fā)文檔相當(dāng)重要，但是并不保密，全部公開，也就是安全等級不高，而員工的薪酬表，重要程度甚至不如開發(fā)文檔，但是保密，也就是等級高。

　　四、keywords

　　這里引入"keywords"這個 詞來稱呼文檔的所有特殊屬性， 想設(shè)計新穎有效的排序機(jī)制，就需要定義很多有意思的特殊屬性，通過這個keywod來排序文檔，達(dá)到最優(yōu)的效果。例如定義一個文檔閱讀次數(shù)的屬性，就可以用次數(shù)排序來找到最受關(guān)注文檔，以此作為文檔重要性的關(guān)鍵參數(shù)，也可以定義一個文檔搜索次數(shù)的屬性，以此排序來找出用戶最需要的文檔等等，顯然，這樣的排序更有助于價值的挖掘，keywords是企業(yè)信息化因此創(chuàng)新的主要著力點(diǎn)之。