文件共享平臺終極對決：文檔管理系統(tǒng)VS共享盤

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      如何協(xié)同工作，實現(xiàn)文件共享？相信很多企業(yè)在為這些事情煩惱。在工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)多個部門及人員共同服務(wù)于一個項目的情況，文件往往需要反復(fù)傳輸，傳輸過程中經(jīng)常會出現(xiàn)文件及內(nèi)容丟失的情況，并且傳輸成本非常高?？绲赜騾f(xié)同編輯則更難，信息孤島現(xiàn)象極為常見，企業(yè)該怎樣實現(xiàn)協(xié)同工作呢？

      不少企業(yè)為實現(xiàn)文件多人協(xié)同辦公，采用共享盤的方式進行文件共享，共享盤的方式確實能夠為多人協(xié)同編輯提供便利條件，通過共享盤可以實現(xiàn)同一網(wǎng)段或局域網(wǎng)內(nèi)不同客戶端對同一目錄文件進行共享，并且可以對人員進行一定的權(quán)限控制，共享盤在一定程度上得到了廣泛的認(rèn)可及使用。然而，通過共享盤就真的能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的高效協(xié)同辦公么？

筆者對共享盤與協(xié)同文檔管理系統(tǒng)辦公方式進行了調(diào)研與比較，總結(jié)了一些共享盤使用中不容忽視的問題：

1、權(quán)限細(xì)化不到位、文件安全難保障

      雖然共享盤對權(quán)限可以進行一定的控制，但是無法進行人員權(quán)限的細(xì)粒度劃分，對文檔的修改、刪除、下載等操作無法控制，若有人惡意修改、刪除重要文檔，文檔安全就受到威脅。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，78%的資料外泄來源于企業(yè)內(nèi)部。員工離職后將公司商業(yè)機密文件拷貝帶走，再高價賣出給競爭對手，嚴(yán)重情況可能會給企業(yè)造成高達上千萬元的直接損失，間接損失更是不可計量。

2、文件檢索速度慢

      共享盤內(nèi)文件數(shù)量多，搜索文檔時只能通過Windows的檢索功能進行搜索，搜索用時長，如果忘記了文件名稱，那查找文件就如同大海撈針了。據(jù)相關(guān)調(diào)查，企業(yè)每個員工每天浪費30分鐘在查找、重復(fù)起草文檔、資料整理等工作上，那么，每人每年就會浪費7920分鐘。每個人就浪費這么多，可想而知，我們由幾十、幾百人組成的企業(yè)又會浪費多少呢？我們浪費的又豈止是幾十上百的小時，更是幾十上百萬元的支出！
 

3、文件版本難統(tǒng)一

      由于共享盤文檔能夠多人上傳或修改，尤其是協(xié)同工作時，非常容易造成版本多樣的情況，同一文檔經(jīng)多人修改上傳，無法確定哪個是最終版本，若重要文件版本的錯用會帶來無法估量的損失。如：簽合同時誤用了已作廢的合同原本；在進行生產(chǎn)時，將原始的生產(chǎn)設(shè)計稿件當(dāng)做最新設(shè)計稿件等。這些情況往往導(dǎo)致企業(yè)利潤不升反降，使企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟損失。

4、歷史審計難記錄

      共享盤每天的訪問量很大，哪些人員對文檔進行了哪些操作無從記錄，缺乏對文檔生命周期的全方位控制，公司的機密文件遭到惡意篡改，但是查詢不到是誰做的，員工之間互相猜忌推卸責(zé)任，影響公司內(nèi)部團結(jié)；有時重要內(nèi)容被誤刪除，無法恢復(fù)至之前版本，造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費人力與時間成本，給公司帶來巨大的經(jīng)濟損失。

5、用戶訪問局限性

      由于共享盤只能在同一網(wǎng)段或局域網(wǎng)內(nèi)訪問，外出或在家時需要獲得文件資料時就非常不方便了，外出時往往需要隨時攜帶移動硬盤，外出辦理重要事務(wù)時，若硬盤丟意外失或損壞，企業(yè)就會蒙受損失；同時，也使跨部門、跨地域協(xié)同工作的開展收到局限。

      如何才能解決協(xié)同辦公的問題呢？筆者調(diào)查的企業(yè)中，能夠很好的實現(xiàn)跨地域協(xié)同辦公進行高效管理的企業(yè)，都借助了專門的文檔管理軟件進行文檔管理。顧名思義，文檔管理軟件就是專門針對于企業(yè)文檔來進行高效管理的軟件，文檔管理軟件的功能比共享盤廣泛的多。

文檔管理軟件如何實現(xiàn)協(xié)同辦公呢？筆者舉例大多企業(yè)廣泛使用的泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)（www.zhidesoft.com），來說明文檔管理軟件的功能優(yōu)勢：

1）、海量文檔集中存儲

      泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)為企業(yè)搭建一個海量文檔資料（電子版、紙質(zhì)的、Office、TXT、PDF）和各類數(shù)字資產(chǎn)（視頻、音頻、圖片）等集中存儲的平臺，穩(wěn)定可靠，不僅節(jié)約了物理空間，還能使查找方便快捷，有效防止重要文件的損壞及丟失。

2）、權(quán)限控制

      文檔管理者或創(chuàng)建者可以將文檔共享給不同的用戶，不同的用戶可以有不同的權(quán)限：例如：對文檔的編輯修改權(quán)限、打印拷貝權(quán)、閱讀查看權(quán)，另存文檔權(quán)等等，保障機密文件不外泄，提高多人協(xié)同工作的安全性。

3）、建立高效檢索機制

      系統(tǒng)具有強大的搜索功能，可以基于正文、文件名/后綴、創(chuàng)建者、編號、屬性、創(chuàng)建時間、更新時間、目錄等屬性組合進行毫秒級搜索，即使忘記文件名也能夠根據(jù)其他條件快速找到所需文件，提高辦公效率。

4）、開展遠(yuǎn)程協(xié)作

      系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，支持互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問，使資料得以多人共享，方便協(xié)同查看，員工需要訪問調(diào)閱某些文件時，只需登錄系統(tǒng)即可查看，再也不用重復(fù)傳輸及復(fù)印，節(jié)約企業(yè)管理成本。

5）、修訂版管理

      一個文檔可以有多個版本，可查看該文檔的所有版本，方便協(xié)同工作時查看歷史版本。用戶可以進行歷史版本的下載、查看、回退等操作，充分保證文檔版本的一致性。

6）、文檔審計、痕跡保留

      完善的系統(tǒng)日志和審計記錄，系統(tǒng)自動記錄用戶對文檔的所有相關(guān)操作及操作時間，一旦出現(xiàn)問題可有據(jù)可尋。

      在閱讀或編輯模式下，可以顯示不同用戶修訂過的痕跡，可以體現(xiàn)用戶名、時間、內(nèi)容，給協(xié)同編輯工作帶來極大的方便。在有效提高工作效率的同時，節(jié)省了大量的會議費用和其它溝通成本。

      在這場文件共享盤與文檔管理軟件的終極較量中，勝負(fù)不言而喻，文檔管理軟件在彌補共享盤的缺陷的同時，能夠大幅提高企業(yè)的管理效率。使用文檔管理軟件的企業(yè)，一般能夠節(jié)約20%的管理成本，工作效率普遍能夠提升30%，在節(jié)支增效上的效果非常顯著。在信息化高度發(fā)展的今天，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代化管理工具，才能在競爭中脫穎而出。