文件管理系統(tǒng)-文檔獲取

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　文件管理系統(tǒng)-文檔獲取

　　企業(yè)內(nèi)容管理第一步，就是對所有文檔的創(chuàng)作、批閱、審核、發(fā)布到歸檔進行全周期管理，自動轉(zhuǎn)發(fā)、自動歸檔，對企業(yè)的信息知識進行識別、沉淀，將工作過程中形成的文檔、資料、報告、單據(jù)、甚至電子郵件，經(jīng)過科學(xué)的評估檢測，按照極為規(guī)范的方式儲存于文檔系統(tǒng)中，因此，任何人都可以快捷方便的查找所需要的信息。

　　組織文檔結(jié)構(gòu)

　　支持無限層次的文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)。

　　泛普軟件文件管理系統(tǒng)支持對檔案柜、文件夾、文檔進行安全設(shè)置，權(quán)限級別包括：完全控制、修改、閱讀、不可訪問和匿名訪問。安全設(shè)置可以繼承到子文件夾。

　　批量文檔上傳、下載

　　可以將多個文檔或文件夾一并上傳到文件管理系統(tǒng)中。也可以將多個文檔或文件夾一并下載，一次性的下載一個文件夾以及子文件夾下的文檔，并保持文件夾結(jié)構(gòu)不變。

　　數(shù)據(jù)移植 – 整理企業(yè)已有資源

　　如果公司以前有自己的文件服務(wù)器，而且已經(jīng)有了一定的文件量的積累，重新使用文件管理系統(tǒng)是否意味著以前的文件都沒用了呢?答案當(dāng)然是否定的，文檔的積累對于一個企業(yè)來說是一個知識庫，使用泛普軟件文檔導(dǎo)入工具幫助客戶將歷史數(shù)據(jù)順利地導(dǎo)入到文件管理系統(tǒng)里面。可導(dǎo)入的數(shù)據(jù)可以是原有文件服務(wù)器上的內(nèi)容，也可以是其他信息或文檔應(yīng)用軟件中的內(nèi)容。

　　智能文件夾/文檔自動歸檔

　　系統(tǒng)在每個工作空間創(chuàng)建特定的智能文件夾，將文檔上載到此智能文件夾，并指定文檔類型，輸入屬性值，系統(tǒng)將根據(jù)文檔的屬性值自動將其歸檔到智能文件夾規(guī)則所指定的文件夾下。智能文件夾規(guī)則是以自定義屬性為基礎(chǔ)動態(tài)定義文檔歸檔條件和目標(biāo)文件夾，通過對自定義屬性進行判斷，得出是否復(fù)合條件以及是否存在要歸檔的文件，進而產(chǎn)生相應(yīng)的歸檔行為。同時，智能文件夾可以綁定一個郵件地址，向這個地址發(fā)送帶有文檔附件的郵件，系統(tǒng)自動將附件文檔從郵件中拆分出來，保存到智能文件夾中。

　　與編輯器集成

　　在Office 的應(yīng)用軟件(Word，Excel，PPT，Outlook)中對文件新建或是編輯，均可以輕松的將文件直接保存到泛普軟件 中，免去上傳操作。 此功能大大簡化通常的文件下載、編輯、上傳的復(fù)雜過程，實現(xiàn)了和桌面編輯器的無縫集成。

　　網(wǎng)絡(luò)文件夾

　　通過從WebDAV客戶端應(yīng)用程序(例如Windows上的“網(wǎng)絡(luò)文件夾”)進入泛普軟件，用戶可以管理其工作空間、文件夾及文檔。用戶可以在Microsoft Word、excel、PowerPoint中創(chuàng)建/編輯某一文檔，并將其直接保存到泛普軟件中。使用Windows資源管理器來進行批量上傳、下載，方便用戶使用。

　　紙質(zhì)文檔電子化

　　文件管理工具可以將公司的紙質(zhì)文檔(如合同、發(fā)票、以及公司原有的重要或需要保存的紙質(zhì)文檔等)轉(zhuǎn)換為電子文檔，便于存儲、保存、查找、調(diào)用。

　　支持文檔掃描、索引及文檔上載到文檔系統(tǒng)。文件管理系統(tǒng)支持文檔的成批上載及與掃描儀的直接接口。對于所有被掃描的文檔，泛普軟件支持英文、中文、日文的OCR。

　　泛普軟件使每個文檔歸屬于某一文檔類型。用戶可以為每個文檔設(shè)計索引卡片。索引卡片將被提供給執(zhí)行文檔上載的人員，以便在文檔上載時該信息可以被添加。

　　文檔同步 – 自動備份

　　泛普軟件支持將企業(yè)員工個人電腦的文檔目錄和泛普軟件文檔服務(wù)器中的指定目錄同步。同步支持全面的版本管理。具備相應(yīng)權(quán)限的用戶也可將服務(wù)器中的文檔同步到本地的電腦。自動同步大大減少用戶上載文檔的步驟，并確保企業(yè)共享文檔和個人電腦文檔的統(tǒng)一，確保企業(yè)的文檔完整性。