企業(yè)不可不知的十大文檔管理隱患

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      企業(yè)能否在如今競(jìng)爭(zhēng)激烈大環(huán)境中脫穎而出，其中重要決定性因素在于企業(yè)管理，而企業(yè)管理中的“重頭戲”文檔管理是企業(yè)管理中極為重要的環(huán)節(jié)。然而很多企業(yè)在運(yùn)營(yíng)中，大量的成本與人力資源悄然流失而企業(yè)管理者卻渾然不知，企業(yè)資本積累成為了棘手的問(wèn)題，卻找不出導(dǎo)致企業(yè)利潤(rùn)不升反降的原因。筆者經(jīng)過(guò)對(duì)多家企業(yè)的調(diào)研分析，總結(jié)出了企業(yè)運(yùn)營(yíng)中不可不知的十大隱患。

企業(yè)管理中的十大隱患

隱患一：難以做到文件統(tǒng)一備份

      在企業(yè)中，幾乎人人一臺(tái)電腦，由成百上千的員工組成的企業(yè)，所產(chǎn)生的文檔數(shù)目非常龐大，其中就不乏很多對(duì)于企業(yè)而言非常重要的文檔。這些文檔若因某個(gè)電腦系統(tǒng)硬盤(pán)損壞或病毒感染導(dǎo)致丟失，其損失無(wú)法估量。為防止丟失，備份文件無(wú)疑是非常好的措施，但是，由于文件存儲(chǔ)分散，文件量極大，將所有電腦中的文件一個(gè)不落的定期逐一備份，是幾乎不可能完成的。

隱患二：機(jī)密資料安全受到威脅

      在接受調(diào)查的企業(yè)中，大多數(shù)管理者都認(rèn)為自己企業(yè)的文件需要加入嚴(yán)格的保密措施，但實(shí)際上并沒(méi)有多少企業(yè)將其付諸行動(dòng)。企業(yè)管理中員工離職、換崗等人員流動(dòng)現(xiàn)象十分常見(jiàn)，與公司有關(guān)的重要文件經(jīng)常出現(xiàn)被復(fù)制、刪除、外泄的情況，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，85%的職員可以輕松的下載這些具有“競(jìng)爭(zhēng)力”的資料和信息，78%的資料外泄來(lái)源于企業(yè)內(nèi)部。員工離職后將公司商業(yè)機(jī)密文件拷貝帶走，再高價(jià)賣(mài)出給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，嚴(yán)重情況可能會(huì)給企業(yè)造成高達(dá)上千萬(wàn)元的直接損失，間接損失更是不可計(jì)量。

隱患三：文件查找困難

      文件查找困難是企業(yè)中最常見(jiàn)的問(wèn)題之一。企業(yè)運(yùn)營(yíng)中所產(chǎn)生文件量極大且存儲(chǔ)分散，忘記文件名或存儲(chǔ)位置的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。據(jù)相關(guān)調(diào)查，企業(yè)中平均每人每天在查找上浪費(fèi)的時(shí)間約為20分鐘，根據(jù)計(jì)算，那么每人每年有11天都是在查找，由幾十人，幾百人組成的企業(yè)浪費(fèi)的就是幾十甚至上百萬(wàn)的支出，這些隱性支出大量吞噬著企業(yè)的利潤(rùn)，無(wú)形中增加了大量的成本。

隱患四：紙質(zhì)文檔難儲(chǔ)存

      現(xiàn)如今，還有很多企業(yè)仍停留在管理紙質(zhì)文檔的階段。一些公司雖然以電子文檔為主要信息載體，但傳閱或歸檔整理時(shí)仍然會(huì)大量使用辦公紙張。辦公紙張的浪費(fèi)已經(jīng)對(duì)環(huán)境造成了很大壓力。除此之外，紙質(zhì)文檔極難儲(chǔ)存，不僅需要占用大量的存放空間，并且非常容易腐爛發(fā)霉造成不可修復(fù)的損壞，并且完全無(wú)法檢索。任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)使得以前的信息資料流失，還要重新投入成本調(diào)研。由于無(wú)法檢索，只能翻箱倒柜逐個(gè)查找，造成了大量時(shí)間與材料的浪費(fèi)，不僅給企業(yè)帶來(lái)極大的困擾，還與時(shí)下“綠色辦公”理念相背離。

隱患五：文檔版本混亂

      在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中往往會(huì)產(chǎn)生數(shù)量龐大的文檔，每份文檔每天都要經(jīng)過(guò)大量工作人員的反復(fù)傳輸，包括如：合同、報(bào)價(jià)單、方案等重要文件，根本無(wú)法做到版本統(tǒng)一，版本混淆造成工作失誤在所難免。如簽合同時(shí)誤用了已作廢的合同原本；在進(jìn)行生產(chǎn)時(shí)，將原始的生產(chǎn)設(shè)計(jì)稿件當(dāng)做最新設(shè)計(jì)稿件，察覺(jué)后再重新生產(chǎn)，錯(cuò)誤批次產(chǎn)品作廢，浪費(fèi)了大量的生產(chǎn)原料，還延誤了貨品的發(fā)交期……這些情況往往導(dǎo)致企業(yè)利潤(rùn)不升反降，使企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

隱患六：文件難以流通、共享

      企業(yè)內(nèi)部常有幾十個(gè)甚至幾百個(gè)部門(mén)及分公司，員工數(shù)量則更為龐大，同部門(mén)、項(xiàng)目組的人員之間，通常需要頻繁地交換、共享文件。如果企業(yè)沒(méi)有為自己的員工提供便利的文件共享手段，那么文件發(fā)送、更新將變得非常浪費(fèi)時(shí)間，文件檢索和電子檔案管理的難度很大，致使工作效率極為低下，成為企業(yè)信息化管理的瓶頸。

隱患七：無(wú)法集中管理所有文件

      隨著企業(yè)文件量成倍增長(zhǎng)，越來(lái)越多的文件散亂儲(chǔ)存在數(shù)十臺(tái)至數(shù)百臺(tái)電腦中，想要將所有的文件集中統(tǒng)一管理是根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)的理想。每個(gè)員工的文件組織和命名習(xí)慣各不相同，哪些文件有價(jià)值，哪些沒(méi)價(jià)值，其他人很難知曉。這進(jìn)一步加重了文件的分散性。企業(yè)文件越是分散，可管理性就越差。如果管理者無(wú)法收集文件、無(wú)法統(tǒng)一規(guī)范，就難以組織和重用。在文件嚴(yán)重分散的企業(yè)中，員工離職、工作交接時(shí)，文件流失、知識(shí)斷層是常態(tài)。甚至往往會(huì)因?yàn)闆](méi)時(shí)間交接，造成大量的知識(shí)文件不為人知，喪失價(jià)值。這些現(xiàn)象成為了絕大多數(shù)企業(yè)文檔管理方面的病灶。

隱患八：審批速度緩慢

      文件流轉(zhuǎn)過(guò)程控制也是企業(yè)文檔管理中難以控制的環(huán)節(jié)，企業(yè)每天都有數(shù)十份至數(shù)百份文件要審批流轉(zhuǎn)，只能逐個(gè)尋找審批人，經(jīng)常需要數(shù)月時(shí)間才能完成整個(gè)流程，想全部按時(shí)完成流轉(zhuǎn)過(guò)程是絕對(duì)無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。據(jù)相關(guān)調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計(jì)，企業(yè)遠(yuǎn)程管理和文件流轉(zhuǎn)的成本約占總成本的10%左右，文件流轉(zhuǎn)的過(guò)程十分繁冗并且效率低下，影響工作進(jìn)程，給企業(yè)帶來(lái)不必要的時(shí)間與成本的浪費(fèi)。工作效率低下成為了企業(yè)的通病。

隱患九：無(wú)法記錄操作歷史

      企業(yè)工作離不開(kāi)文檔，成百上千個(gè)員工每時(shí)每刻都在對(duì)文檔進(jìn)行操作，每個(gè)員工對(duì)哪些文檔做過(guò)哪些操作根本無(wú)法記錄，工作失誤后責(zé)任相互推諉的現(xiàn)象嚴(yán)重。公司的機(jī)密文件遭到惡意篡改，但是查詢不到是誰(shuí)做的，員工之間互相猜忌推卸責(zé)任，影響公司內(nèi)部團(tuán)結(jié)；有時(shí)重要內(nèi)容被誤刪除，無(wú)法恢復(fù)至之前版本，造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費(fèi)人力與時(shí)間成本，給公司帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

隱患十：手動(dòng)編號(hào)費(fèi)時(shí)費(fèi)力

      企業(yè)進(jìn)行文檔管理，給文件編號(hào)是必不可少的環(huán)節(jié)。通過(guò)文件編號(hào)可以節(jié)省很多查找文件的時(shí)間，并且能夠使文檔更具有條理性。但是企業(yè)文檔經(jīng)年積累成千上萬(wàn)，根本無(wú)法做到對(duì)所有文檔進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)規(guī)范管理，重要文件如：合同、人事檔案等，常出現(xiàn)編號(hào)重復(fù)或錯(cuò)誤，造成文檔錯(cuò)認(rèn)混淆，嚴(yán)重影響工作。如與客戶簽訂合同時(shí)，由于文件編號(hào)混亂，誤將客戶的合同調(diào)換后交給對(duì)方，不僅影響了公司的信譽(yù)，同時(shí)還觸犯了合同中保密責(zé)任的相關(guān)條款，使公司蒙受經(jīng)濟(jì)損失，這種現(xiàn)象極為常見(jiàn)。

泛普文件管理系統(tǒng)為企業(yè)帶來(lái)福音

      先進(jìn)的企業(yè)管理者都知道，如若對(duì)上述問(wèn)題置之不理，就會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展造成深遠(yuǎn)的影響，做好文檔管理工作對(duì)于不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。然而對(duì)于上述問(wèn)題的解決，光靠人力管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的，必須要借助現(xiàn)代化管理工具進(jìn)行輔助。因此，泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理軟件應(yīng)運(yùn)而生。

      對(duì)于上述種種問(wèn)題，泛普文檔管理專(zhuān)家給予完整的解決方案，給眾多飽經(jīng)困擾的企業(yè)帶來(lái)了福音。據(jù)悉，泛普軟件（www.zhidesoft.com）是中國(guó)軟件產(chǎn)業(yè)新時(shí)期創(chuàng)新力量的代表之一。泛普軟件經(jīng)過(guò)多年的潛心研究，經(jīng)數(shù)千家企業(yè)的使用及反饋，根據(jù)企業(yè)文檔管理現(xiàn)有形式與用戶操作習(xí)慣，不斷的對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行升級(jí)改進(jìn)，研發(fā)出了一套完整、成熟的泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，為上述問(wèn)題提供了一套完美的解決方案。

      泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)可以集中統(tǒng)一管理電子文檔、紙質(zhì)文檔、數(shù)字資產(chǎn)（圖片、CAD圖紙、音頻、視頻）、ISO文控等各類(lèi)文件，以解決企業(yè)文檔管理難題實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)營(yíng)為目標(biāo)，通過(guò)“與Office集成、權(quán)限控制、全文索引、協(xié)同編輯、版本管理、互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)、CAD圖紙預(yù)覽、多媒體在線播放、文檔在線借閱、目錄規(guī)則應(yīng)用、審批流程管理和ISO文控”等功能，有效地解決了上述文檔管理中的難題。

      系統(tǒng)還支持紙質(zhì)文檔電子化，能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)約大量紙質(zhì)成本；同時(shí)通過(guò)權(quán)限控制、數(shù)據(jù)與文件完整備份、文檔存儲(chǔ)加密等功能來(lái)保證企業(yè)內(nèi)部機(jī)密文件與數(shù)據(jù)的安全性；系統(tǒng)具有完善的自動(dòng)編號(hào)與修訂版管理功能，杜絕了文檔版本及編號(hào)混亂的狀況，并且保留修改版本與痕跡，切實(shí)成為企業(yè)文檔管理的得力助手。

      在泛普文件管理系統(tǒng)的幫助下，化解了很多企業(yè)的文檔管理瓶頸，文件查找變得方便快捷，文檔審計(jì)記錄清晰全面、文件流轉(zhuǎn)暢通無(wú)阻，使得文檔管理由“阻力”變“動(dòng)力”，真正做到安全、高效、輕松的管理企業(yè)文檔，讓企業(yè)在秩序中穩(wěn)步發(fā)展。