檔案管理工作的知識(shí)要點(diǎn)

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 　　檔案管理工作的知識(shí)要點(diǎn)

　　(一)檔案材料的收集：

　　1.建立，健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍，歸檔時(shí)間，保管期限;

　　2.對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全;

　　3.及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。

　　(二)檔案的歸檔，立卷與管理。

　　1.區(qū)分全宗，確定立檔單位。

　　2.分類。依據(jù)檔案來(lái)源，時(shí)間，題目，內(nèi)容，字母順序分成若干層次和類別。

　　3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。中華 考 試 網(wǎng)

　　4.案卷排列。立卷按永久，長(zhǎng)期，短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文，底稿，附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。

　　5.整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊;材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊;字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件;以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

　　6.對(duì)所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。

　　7.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理：清除不必要保存的材料;對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　(三)檔案的保管：

　　1.防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全;

　　2.公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦?kù)房或?qū)Ｓ梦募?kù)保存檔案;

　　3.做好檔案室的防盜，防水漬，防潮，防蟲蛀，防塵，防鼠害，防高溫，防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

　　(四)檔案的鑒定：

　　1.從檔案的內(nèi)容，來(lái)源，時(shí)間，可靠程度，名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值。

　　2.確定各類檔案的中管期限表.其中財(cái)務(wù)檔案見(jiàn)財(cái)務(wù)檔案保存期限表。

　　公司檔案保管期限分永久，長(zhǎng)期，短期三種.介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。

　　(五)檔案的銷毀：

　　1.對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存;

　　2.辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀;

　　3.銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊(cè)上簽字。

　　4.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。

　　(六)檔案借閱，利用工作

　　1.凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱

　　2.卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件，資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

　　3.借閱期限不得超過(guò)3天。