如何規(guī)劃實(shí)時(shí)內(nèi)容管理

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 如何規(guī)劃實(shí)時(shí)內(nèi)容管理

作者： TechRepublic.com

 有效地實(shí)行實(shí)時(shí)內(nèi)容管理能夠使公司加速轉(zhuǎn)換為一家實(shí)時(shí)企業(yè),并隨之帶來(lái)巨大的商業(yè)價(jià)值.當(dāng)你對(duì)內(nèi)容管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃時(shí),需要完成三方面的工作:創(chuàng)建結(jié)構(gòu)化的知識(shí)庫(kù),重新整理信息維護(hù)的過程,利用操作系統(tǒng)的整合訪問。 

 分析

作為一名CIO,你需要與你的項(xiàng)目經(jīng)理,以及業(yè)務(wù)單位的主辦人配合工作,使關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程中的延遲問題得以消除.如果你的客戶發(fā)現(xiàn)你的服務(wù)代表沒有進(jìn)行相關(guān)的文書工作,也沒有掌握第一手信息,他們將對(duì)你們的工作感到相當(dāng)失望.因此,你必須向客戶展示你們的工作是依照財(cái)務(wù)制度,安全或保密規(guī)則進(jìn)行的.由于你錯(cuò)過了規(guī)定時(shí)期或者給出了錯(cuò)誤信息,導(dǎo)致一項(xiàng)任務(wù)耗用大量人力物力時(shí),你將會(huì)受到來(lái)自于政府方面的處罰.因此,實(shí)時(shí)企業(yè)要求對(duì)業(yè)務(wù)需求作出實(shí)時(shí)響應(yīng).

由于實(shí)時(shí)內(nèi)容管理能夠提供并保持最新信息,因此你的職員能夠?yàn)樗麄兎?wù)的客戶提供有效幫助.如何對(duì)實(shí)時(shí)內(nèi)容管理進(jìn)行交付?這里列舉了需要完成的三件事情:

• 正確且簡(jiǎn)化的工作流程
• 建立未受感染,結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)
• 提供簡(jiǎn)單且及時(shí)的信息訪問

過程

更快的工作流程縮減了再檢查的時(shí)間,并且減少工作人員對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行修正的機(jī)會(huì).為保持信息的可靠性,當(dāng)你改變數(shù)據(jù)的使用方式時(shí),你需要同時(shí)改變你的數(shù)據(jù)維護(hù)程序.對(duì)于一些非結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容,如文檔(通常包括網(wǎng)頁(yè)),許多企業(yè)像出版月刊一樣設(shè)置他們的內(nèi)容維護(hù)程序.而實(shí)時(shí)企業(yè)需要的是類似于24小時(shí)新聞?lì)l道的處理過程.

為實(shí)現(xiàn)新的內(nèi)容管理過程工作效率的最大化,你需要遵循三個(gè)原則進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì):

1.信息維護(hù)的相關(guān)程序應(yīng)當(dāng)在信息建立之前完成.(盡管這是一個(gè)常識(shí)性問題,但很多公司還是沒有遵照這條原則開展工作.) 2.信息必須完整和準(zhǔn)確. 3.不必要的延遲應(yīng)當(dāng)在知識(shí)庫(kù)的升級(jí)過程中得到消除. 許多公司的web發(fā)布加大了其內(nèi)容服務(wù)的復(fù)雜程度.當(dāng)Institutional Investor雜志第一次在線發(fā)布時(shí),由于web服務(wù)提供商使用手工勞動(dòng)將Word文件轉(zhuǎn)換為HTML文檔,導(dǎo)致web內(nèi)容沒有得到及時(shí)更新.最終,雜志社通過使用內(nèi)部自動(dòng)化處理過程消除了延誤.

公司通常比較關(guān)注自動(dòng)操作.他們?cè)噲D建立一個(gè)能夠取代人工操作過程的電子模擬系統(tǒng).在許多情形中,可操作的數(shù)據(jù)(如訂單狀態(tài))是被看作操作過程或管理過程的副產(chǎn)品來(lái)進(jìn)行維護(hù)的.但是這種情形很少發(fā)生在參考數(shù)據(jù)中,無(wú)論是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)(如價(jià)格)或非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)(如產(chǎn)品描述).參考數(shù)據(jù)通常通過管理過程得到改變,其改變程度與計(jì)劃,設(shè)計(jì),市場(chǎng)各方面因素相關(guān)聯(lián);此外,參考數(shù)據(jù)還可以通過非正式過程得到改變,即與可操作數(shù)據(jù)同時(shí)變化.

實(shí)時(shí)企業(yè)需要盡可能的定義這些過程來(lái)消除延遲.Premier Farnell是引導(dǎo)歐洲工業(yè)產(chǎn)品的關(guān)鍵人物,他創(chuàng)建了一個(gè)新型的內(nèi)容管理過程,用來(lái)支持電子商務(wù)中內(nèi)容管理的實(shí)現(xiàn).從而使供應(yīng)商能夠通過電子通道和XML格式提供產(chǎn)品數(shù)據(jù).

東芝作為一家大型的PC制造商,他們利用web作為自己最主要的市場(chǎng)渠道.公司市場(chǎng)部經(jīng)理Con Mallon指出,有效地利用web,能夠傳遞"更頻繁的市場(chǎng)信息,并且取得的效果".為主動(dòng)利用web進(jìn)行信息發(fā)布的工作,東芝對(duì)其內(nèi)容管理過程進(jìn)行了改善,并且賦予信息發(fā)布的具體執(zhí)行者更多的權(quán)責(zé).

對(duì)描述業(yè)務(wù)決定和政策的內(nèi)容來(lái)說(shuō),決定的制定可能是最關(guān)鍵的步驟.可以授權(quán)經(jīng)理讓他們迅速作出相關(guān)決定.需要注意的是,作出日常決定(如web上銷售信息的終止)的經(jīng)理人數(shù)應(yīng)該得到嚴(yán)格控制.舉例說(shuō),歐洲一家航空公司在2002年通過設(shè)置明晰的價(jià)格限制,使其授權(quán)的經(jīng)理能夠在價(jià)格限制范圍內(nèi)做出相應(yīng)決定.這一舉動(dòng)取得了良好的市場(chǎng)反應(yīng),并使這家航空公司在競(jìng)爭(zhēng)中處于價(jià)格調(diào)整的優(yōu)勢(shì)地位.

知識(shí)庫(kù)

過時(shí)的文檔管理系統(tǒng)通常只支持非實(shí)時(shí)過程.然而,實(shí)時(shí)企業(yè)能夠賦予這些文檔管理系統(tǒng)發(fā)揮更多的作用,只要其內(nèi)容是存儲(chǔ)在一個(gè)結(jié)構(gòu)化知識(shí)庫(kù)中.舉例說(shuō)明,Premier Farnell公司以前采用印刷品目錄來(lái)提供產(chǎn)品信息,其目錄的每一頁(yè)內(nèi)容由一個(gè)設(shè)計(jì)者決定,同時(shí)他需要負(fù)責(zé)版面設(shè)計(jì).在Premier Farnell公司的電子商務(wù)計(jì)劃中,每個(gè)購(gòu)買者僅僅需要運(yùn)行一個(gè)簡(jiǎn)單的搜索,就可以創(chuàng)建一個(gè)頁(yè)面.但是相關(guān)設(shè)計(jì)者卻無(wú)法實(shí)時(shí)地對(duì)版面進(jìn)行改變.為使在線目錄具備必要的靈活性,公司重新對(duì)知識(shí)庫(kù)進(jìn)行整理,并且使用XML將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù).這一過程使公司能夠?yàn)榭蛻籼峁└鼜V泛的電子商務(wù)服務(wù).

訪問

信息的可利用性要求人們無(wú)論在何時(shí)何地,都能夠獲取到他們所需要的信息內(nèi)容.在辦公室工作的人們,需要花費(fèi)大量時(shí)間并且利用搜索引擎,對(duì)想了解的內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行訪問.然而,實(shí)時(shí)企業(yè)中的職員很少需要從事這項(xiàng)繁瑣的工作.他們利用過程和應(yīng)用程序使參考信息得到整合,使系統(tǒng)能夠提供他們需要的信息,從而避免了繁瑣的分類工作.此外需要注意的是,集成訪問通常需要得到內(nèi)容恢復(fù)和可操作系統(tǒng)的綜合支持.

位于波士頓的Brigham and Women's醫(yī)院使用其內(nèi)部定制系統(tǒng)(ordering system),對(duì)病人記錄和醫(yī)療文獻(xiàn)進(jìn)行集成訪問.當(dāng)醫(yī)生每次開處方或進(jìn)行檢查治療時(shí),都能夠利用這個(gè)定制系統(tǒng)對(duì)知識(shí)庫(kù)信息進(jìn)行訪問.并根據(jù)相關(guān)的病例記錄和醫(yī)學(xué)研究,對(duì)每次處方和治療的適當(dāng)性進(jìn)行檢查.醫(yī)生也可以不考慮系統(tǒng)給出的信息,前提是他必須具備一個(gè)合理而正確的理由.這套定制系統(tǒng)每天平均對(duì)醫(yī)療信息進(jìn)行13,000次訪問.醫(yī)生如果使用醫(yī)療門戶搜索相關(guān)信息資料,那么他們每天只能訪問3,000次.由此可見,這個(gè)定制系統(tǒng)的整合,使醫(yī)生開出的處方有據(jù)可依,并且早期的結(jié)果預(yù)測(cè)能夠減少醫(yī)療錯(cuò)誤的發(fā)生.

在許多情形中,無(wú)線訪問的優(yōu)點(diǎn)都說(shuō)明了這項(xiàng)技術(shù)面臨的挑戰(zhàn)(如規(guī)劃,導(dǎo)航和交互)已經(jīng)取得了巨大的投資回報(bào).Policlinico Agostino Gemelli是羅馬一家擁有2,000張床位的醫(yī)院,他們使用一個(gè)基于無(wú)線局域網(wǎng)的個(gè)人數(shù)字助理收集并提供臨床數(shù)據(jù).當(dāng)這個(gè)解決方案在四個(gè)病區(qū)率先使用后,訪問相關(guān)信息條目不再需要浪費(fèi)大量時(shí)間,并且在醫(yī)療過程中有效地減少了延誤問題.

來(lái)源：ZDNET