內(nèi)容管理系列（六）：如何評(píng)價(jià)CMS（AMT研究院 倪娜）

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選擇和實(shí)施CMS將是許多組織面對(duì)的最大的IT項(xiàng)目之一。由于需要投入大量資金，所以，選擇恰當(dāng)?shù)腃MS產(chǎn)品是十分重要的。

這部分粗略的闡述了在我們幫助客戶選擇CMS產(chǎn)品過(guò)程中獲得的一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為我們的企業(yè)提供了一些思路和技巧，也為企業(yè)確定對(duì)CMS真實(shí)的需要提供了一種檢驗(yàn)的方法。

市場(chǎng)上有如此多的賣主和產(chǎn)品，因此很難在他們之中進(jìn)行比較。這種評(píng)價(jià)過(guò)程的準(zhǔn)備和有規(guī)律的方法是十分關(guān)鍵的。

假設(shè)

在闡述評(píng)價(jià)CMS指導(dǎo)方針前，我們對(duì)組織購(gòu)買的CMS的類型做幾點(diǎn)假設(shè)：

對(duì)大型組織來(lái)說(shuō)，CMS是中等規(guī)模的

現(xiàn)有的發(fā)布系統(tǒng)將被新的CMS代替

CMS將管理企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)和internet web站點(diǎn)

CMS是企業(yè)范圍的

使用CMS，更多的內(nèi)容將會(huì)被發(fā)布。主要有：

簡(jiǎn)單的網(wǎng)頁(yè)

復(fù)雜的網(wǎng)頁(yè)，有具體的布局設(shè)計(jì)和介紹

來(lái)自數(shù)據(jù)庫(kù)等動(dòng)態(tài)信息

培訓(xùn)材料

在線手冊(cè)（政策方針、程序、手續(xù)，人力資源等）

一般業(yè)務(wù)文件

共計(jì)數(shù)千的網(wǎng)頁(yè)

網(wǎng)頁(yè)之間的擴(kuò)展鏈接

問(wèn)一問(wèn)你自己：你的CMS業(yè)務(wù)目標(biāo)和需要是什么？

業(yè)務(wù)目標(biāo)和戰(zhàn)略

為什么你要購(gòu)買CMS？在確定具體的需要前，你必須要決定通過(guò)實(shí)施CMS要達(dá)到的業(yè)務(wù)目標(biāo)是什么。

這也必須反映了企業(yè)長(zhǎng)期戰(zhàn)略和發(fā)展方向。

在紙上簡(jiǎn)單的列出企業(yè)CMS的業(yè)務(wù)目標(biāo)。確信這些目標(biāo)是很清晰的、很容易理解的，同時(shí)這也目標(biāo)在開(kāi)始進(jìn)入需要確定階段已經(jīng)被股東認(rèn)可了。

確定需要

每個(gè)組織對(duì)CMS都有其獨(dú)特的需要。

讓所有的股東都參入確定需求的過(guò)程。這包括相關(guān)的IT團(tuán)隊(duì)、業(yè)務(wù)單位和最終使用者。

如果你購(gòu)買的是企業(yè)范圍的CMS，這個(gè)過(guò)程特別重要。

使用結(jié)果化研究方法，保證列表上的需要是易于處理的、也是充分的。如果這個(gè)過(guò)程是按照一定的規(guī)則進(jìn)行的，那么項(xiàng)目就基本上不會(huì)面臨“特征蠕變”的危險(xiǎn)了。

構(gòu)建需要

企業(yè)范圍CMS的需要列表會(huì)非常大。將這些需要分類，使列表更容易管理。

下面是一張分類表，為我們做了一個(gè)示范：

內(nèi)容創(chuàng)建

內(nèi)容管理

發(fā)布

介紹

合同和業(yè)務(wù)

這張列表包括了CMS整個(gè)生命周期，從最初創(chuàng)造內(nèi)容直至將內(nèi)容傳遞到最終使用者手中。 

內(nèi)容創(chuàng)作

這個(gè)功能是使用CMS的設(shè)計(jì)人員（內(nèi)容創(chuàng)作者）所需要的。沒(méi)有有效的創(chuàng)作過(guò)程，CMS的使用將會(huì)衰退，并在實(shí)施后一年里失敗。

需要包括：

整合的創(chuàng)作環(huán)境

CMS必須要為內(nèi)容創(chuàng)作者提供一個(gè)無(wú)縫連接的、強(qiáng)大的工作環(huán)境。保證設(shè)計(jì)人員能很容易地獲取CMS提供的所有功能。

內(nèi)容和介紹的分離

在沒(méi)有嚴(yán)格區(qū)分內(nèi)容和介紹的情況下，很難發(fā)布多種格式的內(nèi)容。

創(chuàng)作必須是基于類型的，并且在發(fā)布過(guò)程中應(yīng)用了所有格式。

多使用者創(chuàng)作

CMS將允許許多使用者同時(shí)使用。諸如記錄鎖定等的功能保證了沖突變化不會(huì)發(fā)生。

單一資源（內(nèi)容重復(fù)使用）

一個(gè)單一的網(wǎng)頁(yè)（或者甚至是圖表）常常在文章的不同地方使用，或者被傳遞給不同的使用者團(tuán)體。

這是從相同的內(nèi)容資源出發(fā)，管理不同平臺(tái)（內(nèi)部局域網(wǎng)、internet）的前提條件。

元數(shù)據(jù)創(chuàng)作

獲取元數(shù)據(jù)（作者、主題、關(guān)鍵詞等等）在管理大型內(nèi)容知識(shí)庫(kù)時(shí)是十分重要的。

這包括關(guān)鍵詞索引、題目分類和主體圖等。

強(qiáng)大的鏈接

設(shè)計(jì)人員將會(huì)在不同網(wǎng)頁(yè)之間設(shè)計(jì)超級(jí)鏈接，這些鏈接在結(jié)構(gòu)重新設(shè)計(jì)后仍然是穩(wěn)定的。

非技術(shù)的創(chuàng)作

在設(shè)計(jì)網(wǎng)頁(yè)時(shí)，創(chuàng)作人員不是一定要懂得并使用HTML（或者其他技術(shù)知識(shí)）語(yǔ)言。

容易使用和高效率

一個(gè)CMS要獲得成功，它在創(chuàng)作和保持內(nèi)容方面要比較容易。

內(nèi)容管理

大多數(shù)CMS解決方案的核心是中央知識(shí)庫(kù)，該知識(shí)庫(kù)是由大量對(duì)內(nèi)容進(jìn)行管理和操作的工具支持的。

主要的需要可以包括：

版本控制和存檔處理

對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合法性、文件備份和文檔恢復(fù)而言，嚴(yán)格的版本控制是十分必要的。一個(gè)簡(jiǎn)單的、功能強(qiáng)大的界面必須要具備這些功能。

工作流程

分散的內(nèi)容管理非常依賴于一個(gè)強(qiáng)大的工作流程模型，該模型能進(jìn)行簡(jiǎn)單的定制化操作，并且能自如地應(yīng)對(duì)組織的變化。

明白創(chuàng)作人員的需要：他們將要做所有艱難的工作

安全

充分的安全水平和查詢索引必須要到位，以保護(hù)內(nèi)容的完整性。

和外部系統(tǒng)整合

CMS僅僅是企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)和Web站點(diǎn)上發(fā)布信息的一個(gè)系統(tǒng)。

一個(gè)企業(yè)范圍的CMS要獲得成功，必須要和現(xiàn)有的其他企業(yè)系統(tǒng)完全整合在一起。

報(bào)告

CMS必須要提供向使用者和管理者提供廣泛的報(bào)告。理想地，一個(gè)系統(tǒng)應(yīng)該積極地報(bào)告任何發(fā)生的事情。

支持用戶報(bào)告同樣也是需要的。

一個(gè)企業(yè)范圍的CMS會(huì)失敗，除非所有的股東從一開(kāi)始就參加了整個(gè)項(xiàng)目

發(fā)布

發(fā)布引擎將內(nèi)容存儲(chǔ)至知識(shí)庫(kù)中，并確定了最后要發(fā)布的網(wǎng)頁(yè)。這可以是一個(gè)動(dòng)態(tài)或者一個(gè)批處理的過(guò)程。發(fā)布也需要一些關(guān)鍵的必要條件：

樣式表

通過(guò)使用樣式表控制網(wǎng)頁(yè)最終的外貌，樣式表提供了網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)的機(jī)動(dòng)性和擴(kuò)展性。

網(wǎng)頁(yè)模板

通過(guò)網(wǎng)頁(yè)模板，網(wǎng)頁(yè)整體布局設(shè)計(jì)被詳細(xì)說(shuō)明了。理想地，一個(gè)非技術(shù)界面應(yīng)該提供管理模板的功能。

可延長(zhǎng)性

整合代碼來(lái)提供額外的發(fā)布功能是十分簡(jiǎn)單的。CMS必須在界面設(shè)計(jì)中支持“不斷改進(jìn)”。

支持多種格式

CMS必須能支持多種格式，諸如HTML、打印、PDF、WAP等等。

為了能以任何格式獲得高質(zhì)量的內(nèi)容，內(nèi)容在被創(chuàng)作時(shí)就從介紹中分離出來(lái)是十分關(guān)鍵的。這將允許樣式表在每一張網(wǎng)頁(yè)中使用。

CMS最重要的部分是內(nèi)容本身

個(gè)性化

不同的信息或是基于使用者或是基于元數(shù)據(jù)發(fā)布的。這同時(shí)也是大型的門戶網(wǎng)站所需要的。

使用統(tǒng)計(jì)

CMS必須允許全面統(tǒng)計(jì)各種使用信息，這包括：最受歡迎的網(wǎng)頁(yè)、搜索引擎的使用情況。

這些信息允許跟蹤網(wǎng)站的成功之處，確定一切使用問(wèn)題。

介紹

已經(jīng)發(fā)布的網(wǎng)頁(yè)一定要符合一定的標(biāo)準(zhǔn)，如果它們對(duì)你的使用者來(lái)說(shuō)是有價(jià)值的。如果你要求賣主設(shè)計(jì)網(wǎng)頁(yè)界面和網(wǎng)頁(yè)布局，確定這些標(biāo)準(zhǔn)是十分重要的。

主要的需要包括：

可用性

這包括以下幾個(gè)方面：使用的靈活性、學(xué)習(xí)性和效率性等?？捎眯阅芡ㄟ^(guò)真實(shí)使用者原型設(shè)計(jì)方面的測(cè)試得到保證。

可用性的指導(dǎo)方針如下：

可訪問(wèn)性

CMS必須遵循諸如W3C WAI等標(biāo)準(zhǔn)。

多瀏覽器支持

網(wǎng)頁(yè)必須在所有主要的瀏覽器上進(jìn)行訪問(wèn)（IE、Netscape、Opera等）。確定支持何種瀏覽器版本。

有限制的客戶端功能

你可以限制何種客戶端技術(shù)（Java、JavaScript、Flash等等）才能訪問(wèn)該站點(diǎn)。這對(duì)于一個(gè)Web站點(diǎn)而言比企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)更重要。

速度

網(wǎng)頁(yè)大小一定要有所限制以保證下在時(shí)間對(duì)使用者來(lái)說(shuō)是可以接受的。確定典型的使用者訪問(wèn)方法（局域網(wǎng)、寬帶、調(diào)制解調(diào)器等）。

正確的HTML

所有的網(wǎng)頁(yè)一定要遵守現(xiàn)有的HTML語(yǔ)言規(guī)范。這保證了瀏覽器和平臺(tái)之間最大的兼容性。

有效的導(dǎo)航

必須向使用者提供一致的、全面的和便于使用的導(dǎo)航幫助。

元數(shù)據(jù)

所有的網(wǎng)頁(yè)必須提供充足的元數(shù)據(jù)，以此允許有效的標(biāo)定指數(shù)和搜索。這也必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)諸如Dublin Core。

實(shí)施CMS的全部成本包括企業(yè)內(nèi)部需要的技術(shù)和資源，而不僅僅是資金

合同和業(yè)務(wù)

項(xiàng)目管理和業(yè)務(wù)需求必須在CMS項(xiàng)目中同時(shí)被滿足。

關(guān)鍵的需要包括：

培訓(xùn)

賣主必須列出CMS成功所必要的培訓(xùn)材料，他們能夠提供的培訓(xùn)服務(wù)。

文檔

CMS必須由充足的文檔支持：提供給使用者、管理者和開(kāi)發(fā)者。

保修

一旦軟件被購(gòu)買了，保修期一定要提供。

維護(hù)協(xié)議

賣主必須列出他們首選的支持協(xié)議，包括服務(wù)水平協(xié)議和升級(jí)程序。

所需資源

具有CMS所需的各種硬件、軟件和操作系統(tǒng)。

所需技術(shù)

你的組織定制和維護(hù)CMS所需要的技術(shù)和知識(shí)是什么？

成本

包括CMS的固定成本和單個(gè)使用者成本。后者對(duì)大型組織來(lái)說(shuō)通常更加重要。

可測(cè)量性

CMS支持的下載水平，增加使用量所需的額外資源（硬件和軟件）。

IT限制

確定CMS必須涉及或者面對(duì)的任何已有的硬件和軟件。這包括具體的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)或者Web服務(wù)器。

參考站點(diǎn)

賣主必須提供一系列站點(diǎn)，在這些站點(diǎn)上軟件已經(jīng)成功的實(shí)施了。而這些站點(diǎn)和你的組織的特征應(yīng)該是相吻合的。

一些技巧

理解你的內(nèi)容

對(duì)通過(guò)CMS發(fā)布的信息進(jìn)行一次徹底得審查。這些內(nèi)容的特征將決定CMS所需要具備的功能。

當(dāng)你選擇CMS時(shí)，千萬(wàn)不要忽略內(nèi)容。

與企業(yè)需求緊密聯(lián)系

對(duì)CMS的任何需要都必須和企業(yè)的一個(gè)或多個(gè)需求相聯(lián)系。這有助于你識(shí)別需求，并按重要程度對(duì)其進(jìn)行排列。

避免技術(shù)細(xì)節(jié)

必須確定你詳細(xì)說(shuō)明了企業(yè)的需要，而不是實(shí)施細(xì)節(jié)。賣方必須免費(fèi)向企業(yè)提供能滿足企業(yè)目標(biāo)的方法和技術(shù)。

提供詳細(xì)說(shuō)明

你面臨的挑戰(zhàn)是讓賣主理解你的需要，雖然你和賣主在很多方面都存在差異，諸如工作背景和理解力。避免使用行話，盡可能詳細(xì)的說(shuō)明你的需要。

使用案例

案例提供了具體的解決方案和企業(yè)需求，案例也是支持CMS需求有效方法。而且在任何地方都可以使用。

更多而不是更少

很多需要比很少需要總是要好很多。CMS至少要為整個(gè)企業(yè)服務(wù)多年：如果最終的需要列表很長(zhǎng)一點(diǎn)都不會(huì)令人奇怪。

評(píng)價(jià)賣方產(chǎn)品

一旦你的需要確定了，這些需要就成了選擇賣方的依據(jù)之一。

下面有一些被證明是正確的方法：

正式標(biāo)準(zhǔn)范本

賣方必須提供詳細(xì)的產(chǎn)品描述，著重介紹你的需要是怎樣被它們的系統(tǒng)滿足的。

這些回答可能以各種方式匯總起來(lái)，但是大部分是一個(gè)正式的標(biāo)準(zhǔn)范本。

使用這種方法保證賣方對(duì)于任何有關(guān)CMS的承諾或允諾都會(huì)負(fù)責(zé)和履行。

范例

你必須確保賣方提供的范例是真實(shí)的，而不僅僅是銷售把戲。為了證明產(chǎn)品的價(jià)值，他們必須要證明產(chǎn)品將如何滿足企業(yè)的需求。

最好的方法是創(chuàng)造一些假設(shè)情節(jié)。這些情節(jié)模擬了使用CMS能完成的一般或者重要的任務(wù)。

通過(guò)陳述性的方式介紹需要這些任務(wù)，在相對(duì)簡(jiǎn)單的描述中，涉及到了相當(dāng)多值得考慮的地方。

至少在產(chǎn)品介紹一周之前向賣方提供這些信息。這樣能允許在賣方的產(chǎn)品之間進(jìn)行直接的比較。

得分

無(wú)論評(píng)價(jià)過(guò)程之后該做什么，你必須最后選擇一個(gè)令你滿意的賣主。

為了能以一個(gè)公平的方式進(jìn)行選擇，涉及一個(gè)評(píng)分體系。在和賣主接觸前決定這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，并且將任何標(biāo)準(zhǔn)范本和范例納入這個(gè)評(píng)分體系中。

使用一個(gè)正式的評(píng)分體系排除了偏見(jiàn)和貪污腐敗的譴責(zé)和指控。

結(jié)論

選擇一個(gè)企業(yè)范圍的CMS通常是一次數(shù)百萬(wàn)美元的支出。因此新的系統(tǒng)滿足你現(xiàn)有的和計(jì)劃的需求是十分重要的。

最重要的步驟是確定你的業(yè)務(wù)目標(biāo)和需要。這個(gè)過(guò)程一定要所有相關(guān)的股東參與。

一旦你有了一張完整的需要列表，你就能比較不同賣主的產(chǎn)品了。

花一點(diǎn)時(shí)間在最初的階段，以此減少企業(yè)購(gòu)買CMS過(guò)程中固有的投資風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目也能更加成功（項(xiàng)目能滿足使用者的需求），項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中也可以少花點(diǎn)精力（目標(biāo)是清晰的）。