重視項(xiàng)目收尾管理工作

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    在實(shí)際項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目階段管理收尾過(guò)程和工作往往不被大家重視。有時(shí)因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)繁重，項(xiàng)目組為了按時(shí)完成任務(wù)忙于埋頭趕工，或一大堆的問(wèn)題急需解決，項(xiàng)目經(jīng)理干脆就把該項(xiàng)工作給忽略了。如果你的項(xiàng)目沒(méi)有按計(jì)劃進(jìn)行階段管理收尾工作，而你的項(xiàng)目又能成功順利完成，那我只能恭喜你，你的運(yùn)氣不錯(cuò)！
   
    階段管理收尾工作是使一個(gè)項(xiàng)目成功的重要管理手段，它和項(xiàng)目的其它工作和任務(wù)一樣，應(yīng)該納入項(xiàng)目計(jì)劃并按計(jì)劃落實(shí)。階段管理收尾工作的重要性主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：
   
    （1）階段管理收尾是項(xiàng)目的重要評(píng)審點(diǎn)
   
    項(xiàng)目經(jīng)理如何評(píng)定自己手頭項(xiàng)目當(dāng)前的績(jī)效？對(duì)，就是通過(guò)這些事先安排好的管理收尾工作，收集項(xiàng)目的最新信息和數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)與項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行比較，來(lái)判定項(xiàng)目的績(jī)效，進(jìn)度是提前了還是落后了？費(fèi)用是有節(jié)余還是超支了？質(zhì)量是否符合要求？項(xiàng)目工作是否都是按計(jì)劃在進(jìn)行？客戶對(duì)項(xiàng)目工作滿意嗎？同時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理也是通過(guò)項(xiàng)目管理收尾來(lái)預(yù)測(cè)項(xiàng)目的完工績(jī)效，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目存在或潛在的問(wèn)題，以便近早采取糾正措施。這就好比你正在和朋友一起快樂(lè)地長(zhǎng)途旅行，每到一個(gè)城市，除了觀光外，總會(huì)抽些時(shí)間看一下計(jì)劃，走了那些地方，還有那些地方要去，時(shí)間來(lái)不來(lái)得及，已經(jīng)用了多少錢，還剩多少錢，還要花多少錢，有沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)值得借鑒等等，否則，走到哪算哪，不是因假期結(jié)束行程不得不半途而廢，就是中途彈盡糧絕。
   
    （2）階段管理收尾是與客戶進(jìn)行溝通的好時(shí)機(jī)
   
    一個(gè)階段的項(xiàng)目工作完成后，與客戶一道就前一段時(shí)間的工作進(jìn)行總結(jié)是十分必要的。一方面可以及時(shí)了解客戶對(duì)項(xiàng)目工作的滿意程度，同時(shí)有些因工作繁忙未能及時(shí)簽署的文件，這時(shí)也盡可能找客戶給予簽字確認(rèn)。時(shí)間一長(zhǎng)，你都可能找不到一個(gè)合適的客戶幫你簽這個(gè)字了。特別是當(dāng)雙方出現(xiàn)糾紛時(shí)，人都有那么一點(diǎn)點(diǎn)私心的，各為其主，這時(shí)你叫他出來(lái)為你講話也是勉為其難的。只有雙方當(dāng)時(shí)簽字的文字記錄才是最有用的東西。
   
    （3）階段管理收尾是收集、整理、保存項(xiàng)目記錄最好的時(shí)機(jī)
   
    一個(gè)項(xiàng)目階段的工作剛剛完成，項(xiàng)目成員手頭都保留有的工作記錄，收集起來(lái)是非常容易的。時(shí)間久了，有些項(xiàng)目成員可能去了其他項(xiàng)目組，有些可能離職了，到那時(shí)去收集可能就晚了，有些記錄可能就永遠(yuǎn)也找不到了。建議事先列一個(gè)項(xiàng)目記錄存檔清單，在項(xiàng)目每一個(gè)階段那些工作記錄需要收集、整理和保存，由誰(shuí)提供，什么時(shí)候提供，文檔記錄格式和要求等等，并告知相關(guān)項(xiàng)目成員，除了完成項(xiàng)目工作以外，向項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)提供準(zhǔn)確的工作記錄也是一項(xiàng)非常重要的工作。有些要求移交給客戶的文件、記錄，項(xiàng)目經(jīng)理最好要客戶簽收，同時(shí)一定要自己留好一份在手備案。好多項(xiàng)目跨幾年的時(shí)間，現(xiàn)在的項(xiàng)目經(jīng)理可能是第三任、第四任項(xiàng)目經(jīng)理了，客戶的工程主管都換了好幾位，這個(gè)時(shí)候靠什么？無(wú)非就是白紙黑字的記錄了。作為一個(gè)稱職的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要為項(xiàng)目做好并保存好記錄，如因工作需要不能把這個(gè)項(xiàng)目做完，一定要做好文件記錄的移交工作。
   
    我在工作中就碰到過(guò)這樣的例子。接手一個(gè)因技術(shù)問(wèn)題拖了3年多一直沒(méi)有完成終驗(yàn)工作的項(xiàng)目，費(fèi)了好大的勁協(xié)調(diào)多個(gè)供應(yīng)商把遺留的技術(shù)問(wèn)題給解決了，本以為這回驗(yàn)收應(yīng)該沒(méi)有問(wèn)題了吧，可客戶新主管講他對(duì)該項(xiàng)目一無(wú)所知，原來(lái)的工程主管已經(jīng)另有高就了，走時(shí)也沒(méi)有留下片言只語(yǔ)。他要我們提供當(dāng)時(shí)的工程記錄給他查看。當(dāng)時(shí)真是把我難死了，有些工程文檔移交給了客戶原來(lái)的工程主管，我們并沒(méi)有留下備份，總之，這個(gè)項(xiàng)目的終驗(yàn)讓我費(fèi)了好大的力氣，也學(xué)到了好多東西。
   
    （4）階段管理收尾為項(xiàng)目最終收尾提供最基本的數(shù)據(jù)
   
    這一點(diǎn)是不言而喻的，只有階段管理收尾提供的數(shù)據(jù)越真實(shí)、越準(zhǔn)確，才能在項(xiàng)目最終收尾時(shí)客觀評(píng)定項(xiàng)目的最終績(jī)效，總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)才有借鑒的價(jià)值。
   
    總而言之，作為一個(gè)好的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要學(xué)會(huì)如何收集、整理和保存項(xiàng)目記錄，如何做好這項(xiàng)工作呢？一定要重視并做好項(xiàng)目階段管理收尾工作，千萬(wàn)不要把它當(dāng)作可有可無(wú)的事情。
   
    項(xiàng)目記錄，既是公司的財(cái)富，同時(shí)也是項(xiàng)目成員的財(cái)富，因?yàn)樗厦嬗涗浿恳晃豁?xiàng)目成員為項(xiàng)目灑下的點(diǎn)點(diǎn)汗水，我們沒(méi)有道理不好好珍藏它。