合同安全轉(zhuǎn)向智能化管理-彩云端

主題：合同風險防范建議

標題：合同安全轉(zhuǎn)向智能化管理-彩云端

所謂合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同在企業(yè)的日常生產(chǎn)活動中是使用比較多的一個文本，不管是企業(yè)原材料的購買、產(chǎn)品的銷售、運輸?shù)然顒佣茧x不開合同的使用。合同作為企業(yè)對外交流的橋梁，在給企業(yè)帶來利益的同時，也會因種種原因給企業(yè)帶來不必要的風險。甚至，有時一個企業(yè)會因為在簽訂合同過程中的一點點失誤給自己的企業(yè)帶來巨大的損失。因此，更好的預(yù)防合同風險，對企業(yè)的不斷發(fā)展將起到至關(guān)重要的作用。

友為合同管理系統(tǒng)（友為智能化合同管理平臺）

友為合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權(quán)利、責任和義務(wù)。這使得企業(yè)中相關(guān)責任人員能夠即時查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來的麻煩。
友為合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢到期合同庫中全部合同的信息與條款，并能夠?qū)⒑贤凑疹悇e和部門進行歸類，進而在全局視野下進行分析，風險相關(guān)趨勢并找出潛在風險。通過分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤的新機遇。把企業(yè)法律部門從紙質(zhì)合同檢索等瑣碎的任務(wù)中解放出來，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當中去。

友為合同管理系統(tǒng)

合同風險的防范，既要在合同訂立時預(yù)防，還要在合同履行過程中進行，現(xiàn)就合同訂立時的風險預(yù)防，提出以下幾點建議以供參考：
1、需對我國《合同法》以及相關(guān)法律、法規(guī)有充分的了解
《合同法》從合同的含義、訂立合同的基本原則、合同的形式、合同的生效、無效等等與合同相關(guān)的內(nèi)容進行了比較系統(tǒng)、詳細的規(guī)定。另外，其他與《合同法》相關(guān)的法律、法規(guī)也對《合同法》中的某類具體的合同在簽訂中應(yīng)注意的問題作出了相應(yīng)的規(guī)定。因此，我們在合同的訂立、履行過程中應(yīng)當參照《合同法》及其他相關(guān)規(guī)定來操作，以避免因該合同與相關(guān)法律規(guī)定不符而導致合同無效或者需要對合同的內(nèi)容做出相應(yīng)的變更。
2、了解合同對方的基本情況，審查其是不是具有簽約的主體資格。在合同簽訂前先了解下對方的基本情況，可以有效的避免合同欺詐和違約情形的出現(xiàn)。如果合同對方是企業(yè)的可以保留其營業(yè)執(zhí)照復印件，如果是個人，那么應(yīng)當詳細記錄其身份證號碼、住址、電話。由于，我國法律規(guī)定，分支機構(gòu)不具有獨立的法人資格，一般不能獨立對外承擔民事責任。因此，簽約主體是不是具有簽約資格將直接影響到合同的效力問題。所以，在簽訂合同時，應(yīng)當與該企業(yè)法人簽訂，只有在企業(yè)法人授權(quán)于分支機構(gòu)，并出示法人授權(quán)證明的情況下該企業(yè)的分支機構(gòu)才有簽約的權(quán)利。
3、審查合同的主要條款
（1）對標的物及標的物的數(shù)量應(yīng)當約定準確。由于，同類產(chǎn)品其規(guī)格、型號甚至其數(shù)量也會因包裝方法的不同而各有不同，因此，在簽訂合同時，對合同標的物的規(guī)格、型號及數(shù)量應(yīng)作出明確的約定，以避免應(yīng)各方理解不同而影響合同的履行。
（2）質(zhì)量條款的約定應(yīng)明確。在合同糾紛中，由于質(zhì)量問題發(fā)生的爭議占合同糾紛的很大比例，所以對質(zhì)量條款的約定絕對不能有半點疏忽。因為，一旦發(fā)生質(zhì)量爭議，就需要一個客觀標準來衡量并確定責任的歸屬。所以為避免爭議發(fā)生，在合同中應(yīng)當要約定一個質(zhì)量的檢驗標準。并且對產(chǎn)品質(zhì)量的異議還必須要有時間與條件的限制，為此在合同中雙方還應(yīng)就此作出明確的約定。只要在規(guī)定的時間和條件限度內(nèi)就質(zhì)量問題提出異議，守約方就有權(quán)利要求對方承擔責任；超過這一限度，對方就不再承擔質(zhì)量責任。（3）包裝條款。如果合同一方對于合同中約定的產(chǎn)品，對其包裝有不同要求的，應(yīng)當在合同簽訂時作出約定。
（4）付款時間及價款的約定。合同雙方應(yīng)明確約定付款的時間，如果約定不明則會給合作方找到拖延付款的理由。另外，有些企業(yè)在購銷合同中，所購的標的可能會是多類產(chǎn)品，但卻只在合同中寫明所有產(chǎn)品的總價款，而未明確具體每種產(chǎn)品的單價，這樣如果一旦合同部分履行后發(fā)生爭議，就難以確定尚未履行的部分產(chǎn)品的價款不利于守約方權(quán)利的維護。
（5）標的物的交貨時間應(yīng)明確。如合同中約定“保證在下個月交貨”，這樣的約定就是比較不規(guī)范的說法。如果正好在這個月遇到了兩次價格調(diào)整，在前半個月，貨物的價格上漲，此時，賣方可以未到履行期為由拒絕向買方交貨。而等到下半個月的時候，遇到該產(chǎn)品價格下降時，賣方又以該合同在履行期內(nèi)為由，向買方交付貨物。所以，在簽訂合同時，應(yīng)當對交貨時間作出明確的約定。

友為合同、資產(chǎn)管理解決方案

友為針對企業(yè)的特點，綜合眾多公司項目管理實施經(jīng)驗，專門開發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)的法務(wù)管理水平。

集團經(jīng)過十多年的發(fā)展，在長期的經(jīng)營管理中，已經(jīng)摸索并制定了一系列有效的合同管理辦法，大大規(guī)避了經(jīng)營中的風險，但不可否認，由于經(jīng)驗主義作怪，特別是法律知識的缺乏，我們之中有少部分人也缺乏對合同管理重要性的認識，有的僅憑對方的電報、電話、發(fā)貨通知單就進行交易，給合同履行帶來隱患。

友為合同管理系統(tǒng)功能

記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息
     合同創(chuàng)建：起草人選擇對應(yīng)的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
     合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導入系統(tǒng)中；
     合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責明晰；
對合同相關(guān)支撐、附屬信息進行管理和存檔
     客戶/供應(yīng)商：提供對客戶或供應(yīng)商的登記、分級、評價、信用記錄、審批等操作,并且可以對其資質(zhì)進行管理；
     業(yè)務(wù)相關(guān)：包括合同的分類、編碼、參數(shù)，關(guān)聯(lián)合同等；
提供系統(tǒng)化的法務(wù)訴訟管理業(yè)務(wù)
     法律訴訟：律師信、訴訟申請及收款等律師業(yè)務(wù)的申請、審批和維護
     法務(wù)報表：提供全面的法務(wù)處理業(yè)務(wù)報表，幫助企業(yè)法務(wù)人員進行全局把控和讓企業(yè)領(lǐng)導全面了解公司法務(wù)信息
創(chuàng)建與維護管理標準合同、流程模版
     合同模版：友為系統(tǒng)提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務(wù)類型（采購、銷售、實施、服務(wù)、開發(fā)等），支持多種合同類型（標準、框架、總分包等）
     流程模版：提供多種與合同相關(guān)的管理的業(yè)務(wù)流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用

提供合同報警機制
     資金預(yù)警：根據(jù)合同應(yīng)收/應(yīng)付計劃情況等方面進行提前預(yù)警
     進度預(yù)警：明確記錄合同進度，并與計劃情況進行對比，方便領(lǐng)導隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導調(diào)整進度，安排下一步的工作；
     合同預(yù)警：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結(jié)款、審批、付款等關(guān)鍵節(jié)點或事項進行預(yù)警，幫助用戶提前做好財務(wù)規(guī)劃和分析決策；
     資質(zhì)到期提醒：對客戶及供應(yīng)商資質(zhì)進行到期提醒
合同審批流程設(shè)置與流轉(zhuǎn)機制
     流程設(shè)置：對合同對方、項目、合同、資金和發(fā)票等內(nèi)容進行審批，支持靈活的流程定義，審批對象自動匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
     合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單；
信息統(tǒng)計與分析
     報表：從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計方式，自定義統(tǒng)計條件，并將統(tǒng)計結(jié)果輸出圖形。
     欠款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)欠款信息；收款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)收款信息；壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)壞賬信息

友為合同管理系統(tǒng)作用

從法律顧問到戰(zhàn)略伙伴的轉(zhuǎn)變
     使用先進的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門能夠輕松地從合同庫中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報，直接促使法務(wù)部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢，讓其從單純的法律顧問角色轉(zhuǎn)變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。
降低風險并增強合同合規(guī)
     從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠為企業(yè)消除在合同執(zhí)行過程中財務(wù)和道德方面所面臨的潛在問題。利用合同管理系統(tǒng)中先進的合同框架和模版，預(yù)先設(shè)立和通過審批的專業(yè)合同語言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。
提高企業(yè)法律部門效率
     合同管理系統(tǒng)對企業(yè)合同審批流程按預(yù)先的設(shè)定進行自動化的管理，確保相關(guān)的法律人員彩玉的流程的決策和控制當中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質(zhì)量大大提高。
合同周期的可見性和可控性
     通過合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關(guān)責任人、貨物與服務(wù)條款、交付時間、交付地點、合同金額等、并且可以對合同到期信息等進行提醒設(shè)置，這對企業(yè)來說具有重大意義，實現(xiàn)合同的可見性和可控性。