給老板寫郵件的七大必殺技

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如果你希望電子郵件能有效地傳遞信息，那么就一定要去揣摩讀者的心態(tài)。

關(guān)于“商務(wù)寫作”方面的書非常的多，再讓你讀這方面的相關(guān)內(nèi)容，你或許會(huì)覺得難以理解。不過，一旦你把從書中學(xué)到的付諸實(shí)際，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)你的郵件仍然無法實(shí)現(xiàn)那個(gè)最終的目標(biāo)——讓讀者作出你想要的回應(yīng)。一封出色的電子郵件能夠說服讀者采取特定的行動(dòng)，比如：批準(zhǔn)一份投資方案、提供信息、同意提供一份證明或者接受邀請(qǐng)等。因此，如果你的郵件無法讓讀者按照你的希望采取行動(dòng)，你就浪費(fèi)了別人和自己的時(shí)間。

以下是能幫你寫好郵件的七個(gè)建議，這些都是從我擔(dān)任戰(zhàn)略顧問的25年經(jīng)驗(yàn)中總結(jié)而來。這七大訣竅有一個(gè)共同點(diǎn)，那就是都非常注重揣摩閱讀者的心理。為什么這一點(diǎn)非常重要?在對(duì)方收到你發(fā)出的郵件后，他就會(huì)馬上在心里將你的郵件進(jìn)行分揀歸類，很有可能就歸入了那些糟糕的類目下，比如：“忽略并歸類為垃圾郵件”、“以后再讀”、“現(xiàn)在讀，但不采取行動(dòng)”等等。而顯然，你所期望的是對(duì)方將你的郵件歸類為“現(xiàn)在看并馬上采取行動(dòng)”。

如果想要你的閱讀者做出積極的回應(yīng)，懂一點(diǎn)社會(huì)心理學(xué)和行為經(jīng)濟(jì)學(xué)會(huì)對(duì)你有所幫助。具體來說，關(guān)于這兩個(gè)領(lǐng)域的一些基礎(chǔ)知識(shí)，有兩本書非常值得一讀。第一本是羅伯特•希爾蒂尼(Robert Cialdini)的《影響力：說服的心理學(xué)》(Influence:The Psychology of Persuasion)，這本書對(duì)順從行為進(jìn)行了心理學(xué)分析，即什么因素能讓一個(gè)人答應(yīng)他人的要求;另外一本是由理查德•塞勒(Richard Thaler)和卡斯•孫斯坦因(Cass Sunstein)合著的《推動(dòng)力》(Nudge)，這本書對(duì)各種系統(tǒng)進(jìn)行了分析，幫助人們提高作出對(duì)自身更為有利選擇的能力。雖然這兩本書本身不涉及商務(wù)寫作，但是包含了一些非常實(shí)用的相關(guān)理論。在這些理論的基礎(chǔ)上，我總結(jié)出了以下的建議，它們與你在別的地方學(xué)到的那些常見的商務(wù)寫作技巧，比如“避免使用被動(dòng)語態(tài)”、“避免使用行業(yè)術(shù)語和縮略語”、“變換語句的長(zhǎng)度和結(jié)構(gòu)”等，將互為補(bǔ)充。

下面就說說這七個(gè)建議。

技巧1：要考慮到你的上司會(huì)在何時(shí)何地閱讀你的郵件。在當(dāng)今這個(gè)快節(jié)奏的時(shí)代，以字節(jié)信息為載體的高速通訊可以隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)。因此，寫完了一封電子郵件之后，你也許會(huì)忍不住馬上發(fā)給對(duì)方，而這也很容易實(shí)現(xiàn)。但是，請(qǐng)考慮一下對(duì)方會(huì)在何時(shí)何地收到你的郵件。舉個(gè)例子，如果你想要給老板發(fā)封郵件，申請(qǐng)請(qǐng)兩個(gè)月的假，那么周五晚上就不會(huì)是一個(gè)很好的時(shí)間點(diǎn)。這個(gè)時(shí)候，你的上司正被困在擁擠的機(jī)場(chǎng)，等著晚點(diǎn)的飛機(jī)帶他回家;在此之前，他剛剛與工會(huì)代表進(jìn)行了長(zhǎng)達(dá)三天的緊張談判，結(jié)果不歡而散。你的請(qǐng)假申請(qǐng)也許理由萬般充分，措辭流暢有力，但是你不妨多等一會(huì)，讓你的電子郵件在一個(gè)更好的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)入上司的收件箱。

技巧2：利用主題線索讓郵件在收件箱中更為顯眼。商務(wù)人士都非常忙，因此他們無法為作出一項(xiàng)決定花費(fèi)太多時(shí)間。所以，他們往往是根據(jù)過去的經(jīng)驗(yàn)，或者僅僅根據(jù)呈現(xiàn)給他們的一條書面線索就下意識(shí)地作出決定。首先是給電子郵件擬定標(biāo)題，這不難做到。標(biāo)題要讓閱讀郵件的人感到這是機(jī)會(huì)，并且會(huì)有好處，而不是要他們費(fèi)力做什么事情，或者謀求他們給予恩惠。例如，你要寫一封邀請(qǐng)別人參加基準(zhǔn)管理培訓(xùn)的電子郵件，如果標(biāo)題含有類似“學(xué)習(xí)”這樣的字眼，就會(huì)讓人產(chǎn)生“如何提高績(jī)效”之類讓人不安的聯(lián)想。更高深的技巧是，要拉近郵件閱讀者和你的心理距離，例如，提及共同利益或夸贊對(duì)方。當(dāng)然，這種做法稍不留神就會(huì)走偏：你不想去誤導(dǎo)、欺騙或操縱讀者;只是想勸導(dǎo)、說服、促使他們作出決定。

技巧3：對(duì)消息進(jìn)行個(gè)人化處理。有時(shí)候，你會(huì)需要將相同的文本發(fā)送給多名讀者。比如在需要從多位同事那里獲取數(shù)據(jù)來建立商業(yè)案例時(shí)。你可以群發(fā)同一條請(qǐng)求，或者針對(duì)不同讀者分別發(fā)送請(qǐng)求。雖然群發(fā)乍看之下效率較高，但是也讓你面對(duì)著遭遇“旁觀者效應(yīng)”的風(fēng)險(xiǎn)。首先，每個(gè)人都會(huì)認(rèn)為其他人會(huì)做出響應(yīng)，因此什么也不做。其次，每個(gè)人都等待其他人做出反應(yīng)，以判斷請(qǐng)求是否真的那么嚴(yán)肅或重要。如果花一些時(shí)間對(duì)消息進(jìn)行個(gè)人化處理，你可能會(huì)獲得更高的回復(fù)率。當(dāng)然，這并非只是潦草地將抬頭從“大家好”換成“蘇珊你好”，而是要在細(xì)節(jié)上下些功夫。

技巧4：注意受眾中的神秘讀者。任何一本優(yōu)秀的商業(yè)寫作指南都會(huì)告訴你，必須考慮到接收你消息的各種不同的讀者群體。例如，如果你正在寫一份并購(gòu)目標(biāo)評(píng)估報(bào)告，公司的首席執(zhí)行官、董事會(huì)以及投資銀行家都可能閱讀這份報(bào)告，你知道他們的需求各不相同。更難應(yīng)對(duì)的是神秘讀者——那些你一無所知的讀者。比如，你的某個(gè)目標(biāo)讀者可能(不經(jīng)意地)將消息轉(zhuǎn)發(fā)給你認(rèn)為不應(yīng)該讀取該消息的某個(gè)人。請(qǐng)記住網(wǎng)絡(luò)版的墨菲定律：“有可能出錯(cuò)的事情總會(huì)出錯(cuò)。”另外一個(gè)例子就是在你和目標(biāo)管理者之間充當(dāng)哨兵的個(gè)人助理，這些人會(huì)瀏覽和過濾所有來信。遇到這種情況時(shí)，你可以先寫一封郵件作掩護(hù)，專門讓助理去處理。不要忘了，一份文件可能會(huì)儲(chǔ)存很長(zhǎng)時(shí)間，有可能在幾年后才會(huì)被不知原委的人閱讀，因而可能出現(xiàn)誤解。所以要充分考慮神秘讀者的存在，以及如何進(jìn)行應(yīng)對(duì)。

技巧5：堵上挑刺者的嘴。當(dāng)然，絕大多數(shù)讀者都不傻。他們知道內(nèi)容重于格式，漂亮的格式(干凈的構(gòu)成模塊、漂亮的布局、頁碼等)并不能保證內(nèi)容的質(zhì)量。但是，他們也會(huì)經(jīng)常下意識(shí)地推斷，如果作者連格式都不關(guān)心，那么很可能也不會(huì)重視內(nèi)容的質(zhì)量。注重格式質(zhì)量還可以讓所謂的“挑刺者”閉嘴。我們對(duì)這類人都很熟悉：在參加演示會(huì)時(shí)，他們會(huì)立即翻到有餅形圖的那一頁，檢查所有百分比加起來是否剛好100%。雖然這些吹毛求疵的人既不會(huì)致命，也不會(huì)增加價(jià)值，但是不要讓他們能輕易抓住你郵件報(bào)告的把柄，把讀者的注意力從真正的信息上引開。

技巧6：讓回應(yīng)你的郵件變得簡(jiǎn)單。評(píng)價(jià)一塊布丁的好壞要靠品嘗，而檢驗(yàn)寫作的質(zhì)量則是要根據(jù)讀者的反應(yīng)。切記，不回復(fù)往往是一種更方便的選擇。雖然你很難迫使讀者作出回應(yīng)，但是至少你可以刺激一下他們。為此，從開頭的第一句話就要表明來意，說明你為什么寫這份郵件，以及你希望對(duì)方作出什么樣的回應(yīng)——商務(wù)信函不應(yīng)該像是推理小說。到結(jié)尾時(shí)，要為讀者提供默認(rèn)選項(xiàng)，方便對(duì)方做出回應(yīng)。例如，你可以在郵件中寫：“如果您在周一之前沒有回信，我就會(huì)當(dāng)做您同意了我的建議。”(當(dāng)然，如果郵件的接收者是你的頂頭上司，這一點(diǎn)就很難做到。)默認(rèn)選項(xiàng)的威力巨大，因?yàn)槿藗兺辉敢饣ㄌ嗑θプ鰟e的選擇。人們往往很難對(duì)默認(rèn)選項(xiàng)說不，特別是當(dāng)你指出，你提供的選項(xiàng)是正常的，或者甚至是被他人所推薦的。如果默認(rèn)選項(xiàng)不太好想到，你可以明確向讀者表示你期待回復(fù)，并請(qǐng)他們告知他們的打算，以及相關(guān)的時(shí)間和方式。僅僅是詢問人們的計(jì)劃就可以起到推動(dòng)作用。

技巧7：反復(fù)修改。沒有偷懶的辦法。寫出一封非常出色的郵件需要時(shí)間和精力。想想托馬斯•愛迪生那句最被人喜愛的格言：“大多數(shù)人錯(cuò)過了機(jī)會(huì)，因?yàn)闄C(jī)會(huì)穿著工作服，而且看起來像工作。”只有付出時(shí)間提高郵件的質(zhì)量，才有可能獲得回報(bào)，贏得機(jī)遇。

只需要按下發(fā)送按鍵，你的讀者就有可能注意、查看、理解你傳遞的信息，并采取行動(dòng)。

總而言之，郵件作者應(yīng)當(dāng)像設(shè)計(jì)師那樣精心設(shè)計(jì)自己的郵件。好的商務(wù)郵件作者既不是藝術(shù)家也不是工程師;他是可以預(yù)見人們需求或想法的設(shè)計(jì)師，然后據(jù)此精雕細(xì)琢出一封恰當(dāng)?shù)泥]件。利用這一方法，你可能就會(huì)得到自己想要的回應(yīng)。

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