客戶協同OA系統項目驗收階段口袋書

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客戶協同OA系統項目驗收階段口袋書      
7.1、提出驗收 ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風險、對策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 不知道何時提出驗收。 "1、項目開始擬定計劃時就排定驗收日期，每個階段完成時都合適的強調離驗收又近了一步；
2、私下的時候以玩笑方式提出驗收，也是一個不錯的辦法。"
 1、項目驗收是每個項目的最終目標，拿到驗收單！ 驗收請求的郵件及附件《驗收單/驗收報告》 ★   
 "2、處理好提出驗收的事前鋪墊：每個人向客戶提出驗收和收款時都會有心理壓力，所以項目進行中時，在合適的時候先提出驗收的目標，為最終的驗收做好鋪墊。
提出驗收鋪墊的處理方式：一種方式是在每個階段完成時，都能表達我們離驗收的目標又進了一步，另一個方式是私下的時候以玩笑方式提出驗收，也是一個不錯的辦法。"   2 向客戶提出驗收的對象有問題，比如僅向客戶系統管理員提出驗收。 系統管理員是驗收的一個關鍵因素，最好是先向項目經理或項目領導提出驗收，這樣能相對準確的明確驗收的方向。關注僅放在系統管理員處，準確度不高。
    3 客戶基本同意驗收，但是覺得還有內容沒有做好。 可以按下一階段“明確項目任務階段”的方式進行。
    4 每次提出驗收，客戶總說系統還有這樣那樣的問題。 可以按下一階段“明確項目任務階段”的方式進行。
 3、接近驗收條件時，正式提出驗收請求。   5 每次提出驗收，客戶總說再等等。 "先弄清楚客戶這樣表達的原因是什么，在關心或擔心什么問題。原因清楚后再想策略。
A：擔心驗收后有問題沒人管了。
策略：與客戶溝通驗收后運維問題，消除疑慮。
B：項目執(zhí)行配合過程中出現不愉快故用戶刁難。
策略：私下的方式消除不愉快，盡快取得用戶方的信任和理解
C：驗收涉及付款所以用戶不想付款所以不同意驗收。
策略：把驗收換個概念向用戶提出，比如驗收是代表我方的工作完成了，是對我們的工作一種確認。同時了解不付款的原因，是由于財務壓力呢還是其他，適時的可以請銷售在商務上溝通一下。
D：印章管理員、領導不在等客觀原因。
對于簽章等手續(xù)問題，需要不斷跟進，對于領導可以先要求做好領導匯報，在領導匯報時直接向領導提出。
E：客戶無理由拒簽。
策略：與銷售溝通是否有利害關系，如無理由，停止服務"
 準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
 1、每個階段，每做完一項工作均能向用戶提出驗收的請求或提出希望驗收的請求，讓用戶明確這個時間點，甚至可以沒完成一個階段讓用戶簽一張階段驗收單，這樣用戶今后驗收也能順利成章。     
      
 2、與客戶搞好關系，關鍵時候可以向用戶表達自身的壓力，取得客戶的理解和支持。     
      
 工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例   
 1、在項目進展過程中，提前做好正式提出驗收的鋪墊； 以郵件的正式方式提出，郵件內容及附件《驗收單/驗收報告》，先上傳到協作區(qū)，直接上級確認后，郵件發(fā)客戶、抄送直接上級。    
 2、合同中主體實施內容上線后，立即以正式方式提出驗收，發(fā)送驗收單和驗收請求。     
      
"5.2、
明確項目驗收條件，并簽訂項目驗收前備忘、驗收前任務清單推進計劃" ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風險、對策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 客戶提出驗收條件不能接受 "不管有多少分歧，最終還是要達成一致：
1、先將條件進行分類，未交付內容類、BUG或性能類、需求類等，針對不同類型的問題，我們先內部有個思路和應對策略；
2、雙方會議溝通條件（可能會多次），對不同類的問題的解決方案達成一致，過程中可能會不合理的堅持（超出合同、需求變更、需求增加等）、合理的采用置換或延長服務。。。等等方式進行。"
 "1、重要說明：此階段適合在雙方驗收分歧較大的時候，以及客戶方提出需收集、梳理未盡事宜的時候。
在項目驗收風險不大的情況下，我們也去做這樣的書面確認，可能會增加驗收的工作量。" 《項目驗收前備忘》 ★   
  《驗收前任務清單推進計劃》 ★   
 "2、若驗收時問題較多，或雙方分歧較大，則問題多并不是最可怕，最可怕的是不知道究竟有多少問題。
或者驗收時問題處理了一遍又一遍，總是有新的問題提出，不知道何時可以驗收。"     
      
 3、該階段明確驗收前的條件和計劃，處理完后驗收！     
 準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
 雙方各自提出驗收前的問題清單，一般都會有分歧，先將問題清單梳理清晰。     
      
 工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例   
 "1、進行項目組驗收溝通會議，雙方逐一對問題進行分析和溝通，將雙方共同認可的部分列入項目驗收前備忘，并根據備忘制定驗收前任務清單推進計劃。
并不是客戶提出的所有事項我們都與實現，這是一般都有一個PK的過程。" 《項目驗收前備忘》、《驗收前任務清單推進計劃》需先提交PMI門戶的項目卡片上，內部溝通確認后再發(fā)客戶。    
      
      
 2、雙方對確認的文件進行簽字，必要時加蓋公章。     
5.3、按《項目驗收前備忘/驗收計劃/驗收前任務清單推進計劃》執(zhí)行 ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風險、對策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 驗收條件增加，完成了，用戶又提出新的要求 拿出前期驗收備忘和客戶談
 1、拿到驗收單：完成一個、交付一個、確認一個！   2 部分驗收條件短期不能交付 與客戶溝通先驗收，并承諾驗收后一段時間交付。
 2、逐個解決的過程中，我們肯定會遇到困難和問題，但不要擱在那里，尋求一切資源推進！   3 部分驗收條件根本無法達到 與客戶談置換，用贈送系統功能做交換
 準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
 雙方簽字確認的《項目驗收前備忘》及附件《驗收前任務清單推進計劃》 "《客戶需求交付確認單》
要求：1、電子文檔上傳協作區(qū)，直接上級先確認。
2、客戶簽字確認后，紙質文件項目經理暫時保存。"    
      
      
 工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例   
 1、任務清單中每條任務，完成后都需讓客戶進行確認；     
 2、若客戶延期不確認，則視同驗收通過。     
      
"5.4、
驗收文件簽署" ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風險、對策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 客戶蓋章程序復雜，周期長。 建立OA蓋章流程，可監(jiān)控客戶審批過程，找到審核人處理
 驗收目標達成，拿到蓋章的驗收單，祝賀！ 《項目驗收單》 ★ 2 簽字、蓋章過程中，有節(jié)點人員出差等。 做好預約，并與客戶確認蓋章時間
  《項目驗收備忘》 ★   
 準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
 從項目管理的角度，我們前面的工作都是為了項目驗收。     
      
 工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例   
 1、驗收文件必須簽字、蓋章！     
 2、必要時可以加項目驗收后備忘。     
      
"5.5、
項目轉入維護期" ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風險、對策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 客戶對于移交客服比較反感 講清楚客服維護方式
 必須工作。   2 客戶擔心后續(xù)工作得不到支持與響應 培訓好客戶管理員
    3 交接后客服對于項目情況不了解 將項目過程文檔及特殊注意事宜通知到客服
 準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 4 移交前客戶提出需求 闡明合同權利義務，分析新增內容，爭取簽二期
 拿到驗收單！     
      
 工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例   
 1、拿到驗收單并收取相應款項（類似“驗收后三個工作日”等）后，立即發(fā)起服務移交流程；     
 2、跟蹤客服負責人向客戶發(fā)起售后服務的郵件。