探析高校OA系統(tǒng)建立的必要性

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　　辦公自動化O(fficeAutomation,簡稱OA系統(tǒng))是現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新的辦公方式,已日趨普及。作為高校進行信息化進人應(yīng)用建設(shè)階段的重要環(huán)節(jié),實現(xiàn)辦公自動化,可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu),調(diào)整管理體制,在提高效率的基礎(chǔ)上,增加協(xié)同辦公能力,強化決策的一致性,最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。筆者通過在實際工作中的應(yīng)用經(jīng)驗,從系統(tǒng)自身和操作人員兩個角度出發(fā),泛普軟件泛普OA系統(tǒng)闡明了系統(tǒng)實施過程中存在的問題,并針對性地提出了推進系統(tǒng)建設(shè)的對策措施。

　　(一)增強協(xié)同辦公能力

　　有序開展日常工作的需要高校作為一個特殊的機構(gòu),設(shè)立的部門比較多,各部門的辦公地點通常比較分散,相互溝通困難,管理幅度較大,資源共享困難。在以往傳統(tǒng)的辦公模式下,公文等信息不能有效共享,查找困難。通過OA系統(tǒng),電子化的文件可以利用計算機檢索查詢及時查閱,不受時間和距離的限制,瞬間即可實現(xiàn)信息的共享和在線服務(wù)。

　　(二)節(jié)約辦公資源成本

　　有效提高工作效率的需要OA系統(tǒng)通過對計算機通訊技術(shù)的運用,很大程度的減少了人力資源、財力資源以及時間資源。在OA系統(tǒng)中,制作常規(guī)性文件,只需直接套用系統(tǒng)中的相關(guān)公文模板,而對于上級來文只需電子文件直接上傳,實現(xiàn)了公文的無紙化簽發(fā)、審批與傳閱,省去了流轉(zhuǎn)過程中打印、復(fù)印等消耗和人員繁重的勞動。

　　(三)加快工作流轉(zhuǎn)時效

　　有利滿足管理規(guī)范化的需要OA系統(tǒng)簡便了工作流程,泛普軟件加快了公文處理和流通的速提高了信息的利用率及時效性。系統(tǒng)內(nèi)的人員不用再拿著各自文件等待審批、簽字、蓋章等,而是清晰地根據(jù)系統(tǒng)流程通過快速高效穩(wěn)定的信息共享功能協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各部門間的工作,從而極大地提高了辦公的時效性、準(zhǔn)確性。