企業(yè)使用OA辦公系統(tǒng)的好處有哪些？

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一、文檔說明
　　本文檔編寫是為了詳細(xì)描述XX會(huì)議、協(xié)作、郵件功能的需求，為后續(xù)系統(tǒng)搭建提供依據(jù)。也是作為本次XX物聯(lián)網(wǎng)集團(tuán)有限公司協(xié)同OA項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)文件。
二、需求描述
1．會(huì)議管理
1）會(huì)議室設(shè)置
功能描述：主要用于維護(hù)公司現(xiàn)有的會(huì)議室信息。
2）會(huì)議類型設(shè)置
功能描述：用于在系統(tǒng)中維護(hù)公司所有的會(huì)議類型。， 本項(xiàng)目實(shí)施過程中的組織架構(gòu)如下圖所示：
功能說明：會(huì)議類型可以關(guān)聯(lián)系統(tǒng)中的審批流程，一旦關(guān)聯(lián)了相應(yīng)的審批流程，將來在泛普OA系統(tǒng)中建立該類型會(huì)議時(shí)，會(huì)自動(dòng)觸發(fā)相應(yīng)的審批流程，經(jīng)過審批之后，會(huì)議才能變成正式的會(huì)議。
3）新建會(huì)議
功能描述：用于在OA系統(tǒng)中新建會(huì)議。
功能說明：新建會(huì)議時(shí)可以維護(hù)會(huì)議的召集人、參會(huì)人員、開始結(jié)束時(shí)間、會(huì)議室、會(huì)議所需準(zhǔn)備工作、會(huì)議議程等信息。
4）審批會(huì)議
功能描述：對(duì)建立的會(huì)議進(jìn)行審批。
功能說明：如果新建的會(huì)議類型關(guān)聯(lián)了審批流程（審批流程可自定義），那么新建立的會(huì)議需要經(jīng)過審批才能生效。會(huì)議審批流程：申請(qǐng)人-會(huì)議召集人。
審批流程
5）會(huì)議提醒及回執(zhí)
功能描述：會(huì)議正式發(fā)布后，會(huì)議管理軟件會(huì)在參會(huì)人員OA日程自動(dòng)新建一條日程，顯示到個(gè)人門戶中，提醒參會(huì)人開會(huì)。除此之外，系統(tǒng)也可以通過手機(jī)短信通知相關(guān)人員開會(huì)。
參會(huì)人員可以在系統(tǒng)中查看會(huì)議的信息，并且填寫回執(zhí)，告訴會(huì)議的組織人，是否參會(huì)，是否需要預(yù)定酒店、車票等等信息。
6）會(huì)議決議
功能描述：當(dāng)會(huì)議結(jié)束以后，會(huì)議的召集人可以在會(huì)議信息頁(yè)面填寫會(huì)議決議。包括決議的概述、會(huì)議上布置的任務(wù)、任務(wù)的執(zhí)行人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息，并且可以關(guān)聯(lián)系統(tǒng)中的文檔。
7）會(huì)議室使用情況查看
會(huì)議管理系統(tǒng)的功能描述：用于顯示公司所有會(huì)議室被使用的情況，避免多個(gè)人重復(fù)申請(qǐng)同一會(huì)議室或者根據(jù)會(huì)議室使用情況安排自己會(huì)議的時(shí)間等。
2．協(xié)作區(qū)管理
1）協(xié)作區(qū)類別設(shè)置
功能描述：用于按照協(xié)作性質(zhì)對(duì)協(xié)作區(qū)進(jìn)行分類，如分成行政辦公類、項(xiàng)目管理類、員工交流類等。
2）新建協(xié)作區(qū)
功能描述：用于新建新的協(xié)作區(qū)，并將協(xié)作區(qū)的權(quán)限共享給相應(yīng)的人員、部門，允許成員在其中發(fā)表言論。
功能說明：新建協(xié)作區(qū)時(shí)可以由創(chuàng)建人選擇是否短信提醒協(xié)作區(qū)成員。
3）我的協(xié)作
功能描述：用于顯示用戶作為創(chuàng)建者、參與者的所有協(xié)作。
功能說明：（1）協(xié)作成員可以在協(xié)作區(qū)內(nèi)發(fā)表言論，也可以對(duì)別人的言論進(jìn)行回復(fù)。發(fā)表的言論可以關(guān)聯(lián)附件、文檔、流程、客戶、項(xiàng)目等。（2）協(xié)作區(qū)內(nèi)的內(nèi)容如果有更新，會(huì)在個(gè)人門戶上顯示，提醒用戶及時(shí)查看。（3）每個(gè)人可以按照自己的情況，將自己覺得比較重要的主題特別標(biāo)注起來。（4）協(xié)作區(qū)成員可以看到所有成員的參與情況，如協(xié)作去中更新的內(nèi)容哪些人查看過，哪些人未查看過。
4）查詢協(xié)作
功能描述：用于按照協(xié)作區(qū)分類、創(chuàng)建人、主題等搜索條件查詢所有結(jié)束、未結(jié)束的協(xié)作。
3．郵件
1）內(nèi)部郵件
實(shí)現(xiàn)方式：通過流程實(shí)現(xiàn)內(nèi)部郵件的功能。
流程實(shí)現(xiàn)方式的優(yōu)點(diǎn)： （1）能夠?qū)崿F(xiàn)普通郵件的所有功能。（2）用流程實(shí)現(xiàn)郵件能夠跟系統(tǒng)內(nèi)的文檔、流程、項(xiàng)目等信息相關(guān)聯(lián)。（3）接受到的郵件能作為接受人的待辦事宜顯示在個(gè)人門戶上。（4）跟蹤?quán)]件接受人的處理情況。（5）發(fā)錯(cuò)的郵件在接受人未查看之前可以收回…
2）外部郵件
實(shí)現(xiàn)方式：免費(fèi)會(huì)議管理系統(tǒng)提供類似Outlook的功能，通過配置可以將外部郵箱綁定到OA中。
功能說明： （1）外部郵箱綁定到OA中可以跟人事模塊、客戶模塊相關(guān)聯(lián)。郵件接受人可以直接選擇客戶或公司員工。（2）新到郵件可以顯示在門戶中，提醒接受人及時(shí)查看。
4．日程管理
1）日程類型設(shè)置
功能描述：用于建立日程的種類，方便按類別管理日程。
2）我的日程
功能描述：用于按照日、周、月查看自己的日程安排。
3）新建日程
功能描述：用于新建日程，設(shè)置日程的接受人、短信提醒等信息。
功能說明：新建日程的接受人可以是多個(gè)人，比如新建一個(gè)面試招聘的日程，可能招聘需要多個(gè)人協(xié)助，則建立日程的時(shí)候，接受人選擇為多個(gè)人，則所有的接受人都能在他的日程中看到你建立的日程計(jì)劃。
4）周期日程設(shè)置
功能描述：用于讓系統(tǒng)按照一定的頻率自動(dòng)生成日程來安排計(jì)劃提醒用戶。
5）共享日程
功能描述：用于查看別人共享給你的日程。
6）日程共享設(shè)置
功能描述：用于設(shè)置將自己的日程共享給別的同事、上級(jí)查看。