文字游戲：OA走入“協(xié)同”誤區(qū)

某些協(xié)同OA軟件，以為協(xié)同就是 

功能越多越好，組裝了各種功能模塊，但卻忽視了易用性的問題，這將導(dǎo)致OA走入假協(xié)同的誤區(qū)。

一位業(yè)內(nèi)人士曾經(jīng)說過：協(xié)同軟件與OA有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，但協(xié)同軟件與OA又有著本質(zhì)的不同。正確理解協(xié)同軟件與OA的關(guān)系，釋清對(duì)協(xié)同軟件疑慮，防止肆意張貼“協(xié)同”的標(biāo)簽，有利于協(xié)同軟件全行業(yè)的健康發(fā)展。

OA和協(xié)同：追根溯源

OA也稱為辦公自動(dòng)化（Office Automation），是一門綜合性的科學(xué)技術(shù)，興于70年代后的美國(guó)和日本。按照美國(guó)麻省理工學(xué)院M.C.季斯曼教授的定義：OA就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)應(yīng)用于用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理的量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務(wù)上的一項(xiàng)綜合技術(shù)。

在我國(guó)，OA的快速發(fā)展始于80年代中期。1985年全國(guó)召開了第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議，對(duì)我國(guó)辦公自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)行了規(guī)劃。會(huì)議對(duì)OA進(jìn)行了最早定義：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷地使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟(jì)效果，以達(dá)到既定目標(biāo)。

協(xié)同的英文為collaboration，也被翻譯為協(xié)作、合作。1984年，在美國(guó)麻省理工大學(xué)的依恩·格里夫（Iren Grief）和DEC公司的波爾·加士曼（Paul Cashman）的協(xié)調(diào)下，成立了一個(gè)由來自不同領(lǐng)域的20位專家學(xué)者組成的工作組，共同討論和探索信息技術(shù)在協(xié)同工作中的作用，正式提出了計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作（CSCW，即Computer Supported Collaborative Work）的概念，這實(shí)際上就是利用多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)建立起來的一個(gè)協(xié)同工作的環(huán)境，在此環(huán)境下，群體中的人們可以相互合作，共同工作于一個(gè)產(chǎn)品、一個(gè)研究領(lǐng)域或求解一個(gè)學(xué)術(shù)難題。

另一支提倡協(xié)同理念的力量來自于產(chǎn)品設(shè)計(jì)、制造領(lǐng)域，這方面的代表廠商是美國(guó)PTC（參數(shù)技術(shù)公司），,其在1999年推出了WINCHILL解決方案，并從產(chǎn)品的角度開創(chuàng)了產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)（CPC，Collaborative Product Commerce ）的概念，其最初始的目的原本是為了在產(chǎn)品生命周期內(nèi)，能夠?qū)崿F(xiàn)產(chǎn)品設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)的有序、設(shè)計(jì)過程的優(yōu)化和資源共享。

由此可見，OA強(qiáng)調(diào)效率提升，而協(xié)同強(qiáng)調(diào)共享、合作，兩者在理念、功能、適用對(duì)象上存在著諸多差別，不能簡(jiǎn)單等同。

警惕！OA走入偽協(xié)同誤區(qū)

實(shí)際上，如果我們把握住協(xié)同的英文Collaboration的詞根含義，就會(huì)知道協(xié)同這個(gè)概念并不復(fù)雜。col.-有在一起的意思，群體的意思，laboration有工作的意思，合在一起其實(shí)就是一起工作，也就是協(xié)作、合作。我們?nèi)祟悘娜忝嬔男U荒時(shí)代，早已經(jīng)開始collaboration了，這是因?yàn)榄h(huán)境所迫――一個(gè)人的工作效率低下，群體工作才具有規(guī)模效應(yīng)。

基于互聯(lián)網(wǎng)的辦公系統(tǒng)，的確是OA的一大革命，它正是由于簡(jiǎn)化了操作界面，才使得辦公人員能夠在一個(gè)普遍熟悉的平臺(tái)上共同工作。而目前，某些產(chǎn)品走入了“簡(jiǎn)單問題復(fù)雜化的”誤區(qū)，實(shí)際上又再重演著“一個(gè)大籮筐，什么都往里裝”的舊戲，阻礙了OA向效率提高、界面優(yōu)化的進(jìn)一步發(fā)展。錯(cuò)誤的定位，導(dǎo)致OA走入“偽協(xié)同”，看上去很美，但是用起來卻不夠方便，導(dǎo)致協(xié)同變成空中閣樓。

OA的“偽協(xié)同”實(shí)際上包含著一些并非完全正確的假設(shè)：
* OA只面向行政人員
* 各種人員的辦公流程都會(huì)很大程度上需要一個(gè)軟件“辦公平臺(tái)”
* 企業(yè)協(xié)作就必須通過一個(gè)“平臺(tái)”才能進(jìn)行

實(shí)際上，我們不難看出，這些假設(shè)都存在著諸多缺陷，首先，OA并不只面向行政人員，銷售人員、技術(shù)人員本來就是OA的積極參與者；各種人員的辦公流程其實(shí)并非想當(dāng)然的必然通過某個(gè)所謂的軟件“辦公平臺(tái)”，我們能夠要求公司的司機(jī)使用一個(gè)CRM系統(tǒng)嗎？；企業(yè)協(xié)作有很多更加有效的方式，比如會(huì)議、電話溝通、午餐等等。

這樣的引發(fā)的后果是，用戶被概念上的“協(xié)同辦公”所混淆，流程也變得日益復(fù)雜，而效率和共享，這兩項(xiàng)核心指標(biāo)卻未必提高。

作為易用OA的創(chuàng)導(dǎo)者，新思創(chuàng)OA一直在試圖向人們傳達(dá)這樣的觀念：真正的協(xié)同OA=簡(jiǎn)化使用，提高溝通，這種觀念正在被越來越多的人所認(rèn)同。

實(shí)際上，真正的協(xié)同OA，首先應(yīng)該是易用性非常好的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。不論是軟件還是硬件，都要容易使用，才能被最廣大的普通員工接受，這樣才有可能營(yíng)造一個(gè)高效辦公的氛圍；其次，公司需要建立一個(gè)有效溝通的機(jī)制，這可以基于網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，也可以基于電話、傳真、會(huì)議等等，不同的情景，采用不同的溝通策略，保證效率最高，效果最好。

大道至簡(jiǎn)至易，至精至徽。《老子》曰：“少則得，多則感?！薄饵S庭經(jīng)》云：“至道不繁”。繁雜無(wú)緒，皆為道末，愈趨簡(jiǎn)單，愈近大道。OA提高辦公效率，協(xié)同提高溝通效率，本來就是這么簡(jiǎn)單，何必“世上本無(wú)事，庸人自擾之”呢？