山東貝萊特集團信息化進階

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在企業(yè)IT系統(tǒng)中，存在困擾歐美公司的五大問題，而每一個問題足以讓CIO頭痛： “IT投資與商業(yè)戰(zhàn)略需求不相符” “IT投資回報達不到預期” “IT專業(yè)人員與IT使用者之間的知識過度太弱” “IT系統(tǒng)中到處充滿了‘為了技術而技術’的毛病” “系統(tǒng)設計無法充分考慮使用者習慣和工作偏愛” -------節(jié)選哈佛商學案例精選〈管理信息技術的正確理念〉 該文章調查了大量的歐美企業(yè)CIO有關IT建設的問題，IT的問題遠遠不止以上幾個，但是上面這五個問題卻在15年的調查中一直名列前茅，這五個問題以及其對策也很快出現在全球數以萬計的IT咨詢顧問的PPT和售前工程師的解決方案里。 這五個問題看似普通，往往會被人忽略，但就是因為普通而根深蒂固，要想徹底改變是非常痛苦的，山東貝萊特空調有限公司就經歷了這么一次痛苦的經歷。   折戟OA，重新規(guī)劃   山東貝萊特作為大型企業(yè),在信息化的建設上也是大手筆,從ERP、PDM、人力資源、財務系統(tǒng)運做都一直很順利,辦公自動化OA系統(tǒng)作為企業(yè)信息化建設的基礎平臺，是貝萊特較早的進行實施的管理軟件，2年過后卻顯得越來越力不從心了。最初，貝萊特選用的是一家基于國外某平臺開發(fā)的OA系統(tǒng)，在使用過程中，雖然能滿足基本的辦公需求，但由于企業(yè)隨著各種規(guī)范化業(yè)務流程的急劇增多和變更以及分公司辦事處的報表統(tǒng)計與收集等關鍵需求的增多，對平臺的更多功能和靈活擴展的要求越來越高，原有的系統(tǒng)已無法適應這種需求變化。貝萊特信息部門負責人楊志亮深有體會地說道：“在集團企業(yè)的辦公需求中，尤其在以管理、協作和共享為目標的辦公自動化建設中，僅僅滿足類似于政府收發(fā)文功能早已不能滿足企業(yè)需求，支持關系型數據庫的企業(yè)計算能力是集團辦公平臺的基本核心功能，一切基于標準并能夠進行復雜的報表計算、表單處理和EAI（企業(yè)應用集成）等功能更是未來平臺所必須的?！庇捎谠揙A對操作人員的技術要求比較高，一些復雜的問題要通過專門的IT人員來解決，無形中增加了使用的難度和維護成本，于是每年在該OA的額外投入使得該項目成為企業(yè)信息化的噩夢；在此背景下，貝萊特總結了第一次的經驗與教訓，果斷決定進行二次選型。   有了頭一次的經歷，貝萊特項目小組在對辦公平臺進行二次的選型過程中則更加謹慎和細致。項目小組制訂了詳細的選型需求和項目規(guī)劃，提出了四項基本選型要求： OA系統(tǒng)必須符合至少5年的整體戰(zhàn)略需求：未來幾年貝萊特將發(fā)展成在全國各地、甚至外海多個分支機構和營業(yè)網點、代理商聯盟的大型企業(yè)，OA具備很強的企業(yè)應用整合能力、特別是對企業(yè)流程、數據和門戶的整合。 系統(tǒng)必須具備如下特色：簡單方便、操作簡便靈活以及強大的協同能力。 考慮到貝萊特業(yè)務調整繁忙，對系統(tǒng)的流程設計和部署速度也有更高的要求。 考慮到投資保護：新上用的系統(tǒng)不要有平臺依賴性，同時保證有很好的移植特性。 他們清楚的知道，尋找一個OA系統(tǒng)并不困難，但要滿足以上四項基本條件則并非一般OA系統(tǒng)所能達到的。   “給我30分鐘，讓我試試吧！” 在最初接觸炎黃盈動AWS的時候，項目小組對它還沒有太多的了解，對它的認識還僅僅存在于OA的基本功能上， 因此，項目小組成員并沒有對它表現出太高的熱情。然而，一件小事卻成了項目組成員改變看法的開始。 那是在一個夏日的午后，炎黃盈動售前工程師林彬在貝萊特信息部的辦公室里和項目組的成員正在一起熱烈的探討產品選型與信息化規(guī)劃的問題。這時，行政部劉靜走了進來，她的主要目的是詢問信息部能否把公司各直屬部門定期的電話使用情況統(tǒng)計和分析的功能加到辦公系統(tǒng)中去。由于當時還在使用原有OA系統(tǒng)，因此，如果要新增此項功能必須和系統(tǒng)提供商聯系，讓其再進行二次開發(fā)，這樣不但煩瑣，而且還提高了投資成本，浪費大量寶貴時間。林彬了解到這一情況之后對信息部部長楊志亮說“給我30分鐘，讓我試試吧！”。此時，大家都以一種將信將疑的目光看著他，仿佛認為這是一個不可能完成的任務。在拿到電話統(tǒng)計的原始表單之后，林彬熟練的通過AWS開發(fā)套件所提供的實施開發(fā)工具，從表單數據模型的建立、展現、數據字段的挖掘到流程定義以及每個節(jié)點的控制等操作一氣呵成，當即可以在前臺應用中實現此功能。整個過程還不足30分鐘。這個時候項目組的每個人臉上都露出了滿意的微笑，紛紛對AWS平臺的特性表示出濃厚的興趣。其間也有人提出了這樣的疑問，如果我們自己去使用AWS開發(fā)一些流程應用需求，而本身我們又非專業(yè)開發(fā)人員，能不能做到或做好它呢？面對這樣的疑問，林彬微笑了一下說道：“AWS為用戶提供了基于圖形建模工具的集成開發(fā)環(huán)境，不懂Java技術和編程技術的人通過2天的培訓，即可完全掌握去開發(fā)新應用?；贔ramework的應用產品使新的應用只需要測試其功能即可，而不必再進行穩(wěn)定性測試”。   攜手BPM，東山再起 通過全面認真的考察和對比，比如：跨平臺、EAI整合、BPM流程管理、方便性、擴展性等各個方面的考察，基于BPM的AWS辦公自動化系統(tǒng)最終贏得了貝萊特的信賴。在經過雙方項目組成員充分的溝通交流以及細致的準備工作以后，項目實施得以順利進行，憑借AWS快速靈活的開發(fā)特性，從需求調研到實施完畢僅用4周時間。此外，為了更好的讓客戶掌握AWS使用技巧，方便系統(tǒng)維護和二次開發(fā)，由炎黃盈動專業(yè)培訓講師對貝萊特相關人員進行了AWS系統(tǒng)工程師的培訓，培訓效果良好。 如今，BPM辦公自動化系統(tǒng)在貝萊特中得到了充分的應用，功能模塊已由原來正式上線的20多個增加到現在的將近100個。其中這些功能模塊基本上都是由貝萊特AWS系統(tǒng)工程師獨立開發(fā)完成，這樣就極大的降低了二次開發(fā)成本，同時也節(jié)省了開發(fā)周期。“快速”、“靈活”的特性充分的體現了出來。 信息部部長楊志亮不無感慨的說：“炎黃盈動給我們提供的不僅僅是一個OA系統(tǒng)，而是一套可快速實施開發(fā)工具，一個可以整合信息以及進行復雜數據處理的平臺，這樣就給了客戶很大的自由度，讓客戶根據自己的需求方便的去進行實施開發(fā)，這樣的效果要比供應商去做強的多，因為沒有誰比客戶更了解客戶自身的需求了?！?  BPM整合價值   消除信息孤島，有效數據整合   通過AWS BPM辦公自動化系統(tǒng)，將貝萊特總部與下屬子公司、辦事處以及經銷網點有機的統(tǒng)一到一個辦公平臺當中，實現了跨時間與空間的協同辦公。作為一個知識積累和信息共享的工作平臺，通過給予進入網絡的權限，員工可以查看信息、執(zhí)行相關操作，如可以查看工作計劃和實施情況，跟蹤項目和分析成本，有效判斷客戶狀態(tài)；高層管理者可以從不同視角查看企業(yè)組織，管理人力資源，分析企業(yè)績效，及時發(fā)現問題所在。而對于外部用戶，比如客戶、經銷商以及供應商或其他外部的合作單位，他們可以被授予帳號和密碼通過互聯網登錄系統(tǒng)并輸入相關信息到自己的帳號。通過門戶站點，內部客戶可以方便查看和輸入相關的信息，外部客戶可以輸入、查看最新產品信息、訂單處理情況，與企業(yè)項目人員保持高效聯系；合作伙伴則可以查看庫存情況，與企業(yè)員工進行電子化聯系，獲取產品信息，也可以在線下定單以及跟蹤定單。所有的工作突破了地域和時間的限制。 另外，與其他企業(yè)應用系統(tǒng)的集成則使數據的有效整合與數據綜合處理分析成為現實。根據對貝萊特數據的需求，BPM辦公自動化系統(tǒng)能把已經存放在基層企業(yè)、并且對經營有用的數據從各個單一的數據庫中抽取出來，提供更多的信息給決策層，而不再是去改變所有商業(yè)流程，進行流程重組去適應信息系統(tǒng)。使貝萊特只進行一些相對小的投入，激活以前投入得來的數據，著重是把現有的數據資源整合好，以發(fā)揮更好的作用。  

AWS在貝萊特的應用模型圖   規(guī)范業(yè)務流程，提高管理水平 業(yè)務流程管理是辦公系統(tǒng)中的核心之一。它的優(yōu)點在于提高企業(yè)運營效率、改善企業(yè)資源利用、提高企業(yè)運作的靈活性和適應性、提高工作效率、集中精力處理核心業(yè)務、跟蹤業(yè)務處理過程、量化考核業(yè)務處理的效率、減少浪費、增加利潤、充分發(fā)揮現有計算機網絡資源的作用。實施工作流將達到縮短企業(yè)運營周期、改善企業(yè)內（外）部流程、優(yōu)化并合理利用資源、減少人為差錯和延誤，提高勞動生產率等目的。通過AWS BPM業(yè)務流程管理把以前離散、繁瑣的流程進行整合優(yōu)化，重新部署上去，讓流程中每個節(jié)點最大化發(fā)揮其作用和價值。 如今的貝萊特，在流程應用方面已進行了卓有成效的變革。已實現了基于空調行業(yè)ISO9001標準的流程規(guī)范，通過這些標準的流程使相關業(yè)務處理得以規(guī)范有效的進行。同時建立起了集團管理、人力資源管理、行政管理、績效管理等現代化管理體系，諸如網上報銷流程、虛擬貨幣核算等，保證了工作高效準確的運轉，有效的提高了整體管理水平。(ccw)