中小企業(yè)有沒有必要用OA？

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信息化的今天， “IT” 不再是新名詞：電子商務、 ERP 、 SCM 、 CRM 、 EDI…… ，紛至沓來。 “ 萬事開頭難 ” ！企業(yè) “IT” 的第一步才是最為關鍵的，一定要慎重走好！而企業(yè)辦公效率的高低在很大程度上影響著企業(yè)的發(fā)展，決定著企業(yè)的成功與否。 OA 軟件能夠更好的幫助企業(yè)成功，極大限度提高辦公效率，能真正實現(xiàn)辦公自動化的辦公平臺。

  一、 OA 是企業(yè)實現(xiàn)信息化的第一步

企業(yè)在進行信息化建設時，往往一方面深感其必要性、緊迫性，另一方面又感覺基礎不足，實施過程復雜，周期長，缺乏把握與信心。而這時企業(yè) OA 正是推動企業(yè)信息化的捷徑。
以企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)（企業(yè) OA ）來推動企業(yè)信息化的優(yōu)點在于：

1 、效果直接：通過 OA 系統(tǒng)可以直接提高工作效率，加強企業(yè)的快速反應能力。這個效果的顯現(xiàn) 不象 ERP 系統(tǒng)降低資金占用率、 CRM 系統(tǒng)提高客戶忠誠度等需要較長時間、各方面運作順暢才能體現(xiàn)。

2 、易于理解實施： OA 系統(tǒng)要比 ERP 等系統(tǒng)更容易理解，以企業(yè)信息化基礎薄弱時更為切實可行。

3 、投資風險?。阂环矫嫫髽I(yè) OA 系統(tǒng)的投資金額相對較小，另一方面 OA 系統(tǒng)的選擇比較容易，如果功能齊全、廠商有較強的實力、產(chǎn)品能支持二次開發(fā)，就能確保實施成功。而 不象 ERP 系統(tǒng)還有產(chǎn)品與業(yè)務模式是否匹配、企業(yè)各部門是否能順利實施等一系列問題。

4 、能有效推動企業(yè)整體信息化水平的提升：通過直接見效的 OA 系統(tǒng)，可以有效地提升企業(yè)人員對信息化的認識與熟悉程度，從心理上、技能上都能更好地接受信息化，也可以使企業(yè)積累信息系統(tǒng)的實施經(jīng)驗，從而為實施更加復雜的 ERP 、 CRM 等系統(tǒng)打下良好基礎。

　 因此，當企業(yè)在進行信息化建設、特別是應用系統(tǒng)建設過程中出現(xiàn)猶豫時，可以把企業(yè) OA 系統(tǒng)作為一條捷徑，來推動企業(yè)信息化建設的前進。

  二、企業(yè)實現(xiàn) OA 后具備多重功能

  網(wǎng)絡時代，企業(yè)管理的重點已從物流、資金流逐漸向信息流轉變。信息流更多地體現(xiàn)為電子文檔的流轉，它的 交互能 有效改善辦公效率，而 “ 辦公 ” 實際上又是通過企業(yè)內(nèi)部人與人、人與部門、部門與部門之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為來實現(xiàn)企業(yè)整體目標的過程。因此，實現(xiàn)辦公自動化（ Office Automation ，簡稱 OA ）正是企業(yè)管理信息流最直接的手段。

企業(yè)用戶更關心的是 OA 軟件能為企業(yè)辦公效率的提高做出多大的貢獻，以及各項指標的改善情況，即企業(yè)級用戶更加關注 OA 軟件實施后所產(chǎn)生的實際效果。一個理想的企業(yè) OA 系統(tǒng)具備以下平臺：

企業(yè)通信平臺 建立本企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢，并且與 Internet 郵件互通。

信息發(fā)布平臺 為企業(yè)的信息發(fā)布交流提供一個有效的場所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。

協(xié)同工作平臺 將企業(yè)傳統(tǒng)的垂直化領導模式轉化為基于項目或任務的 “ 扁平式管理 ” ，提高企業(yè)團隊協(xié)作能力，最大限度地釋放員工的創(chuàng)造力。

  公文流轉平臺 企業(yè)內(nèi)、外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會 簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公。 日常辦公平臺 改變傳統(tǒng)的集中辦公方式，擴大辦公區(qū)域，企業(yè)用戶可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡連接隨時辦公。 信息集成平臺 現(xiàn)代企業(yè)中已存在的 MIS 系統(tǒng)、 ERP 系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等，都存儲著一些重要的企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務數(shù)據(jù)，但它們往往 是相對獨立和靜態(tài)的。企業(yè) OA 系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)接口功能，把企業(yè)原有業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作 流系統(tǒng) 中，使企業(yè)員工能有效獲取和處理信息，提高企業(yè)整體反應速度。

知識管理平臺 用于系統(tǒng)地利用企業(yè)積累的信息資源，改進企業(yè)的創(chuàng)新能力和快速響應能力，以提高生產(chǎn)效率。

  三、企業(yè) OA 的典型功能

  企業(yè)辦公自動化系統(tǒng) ( 企業(yè) OA) 通常包括以下主要部分：工作流、協(xié)同工作、知識管理、公文處理、行政辦公等。

工作流一般包括可以對流程進行配置的工具和能夠自動運行的工作流引擎，通過工作流功能以電子化的方式實現(xiàn)企業(yè)的業(yè)務流程的網(wǎng)上運轉。

  協(xié)同工作：以工作流引擎為基礎，為企業(yè)各部門員工提供了強有力的溝通手段。企業(yè)各部門可以在電子化的方式協(xié)同完成完整的業(yè)務流程，各環(huán)節(jié)可以有機結合，無縫銜接。對于各職位之間的協(xié)同工作情況可以進行有效控制。

知識管理：對企業(yè)內(nèi)部的文檔進行有序管理，提供強有力的檢索功能和權限控制。

公文處理：公文處理是辦公自動化中非常重要的組成部分。傳統(tǒng)的 OA 系統(tǒng)往往以 OA 為核心，在現(xiàn)代以工作流為核心的企業(yè) OA 中，公文也仍然占據(jù)重要地位。公文處理一般包括收、發(fā)文的管理、文件修改、審批，流程查看等，其中比較先進的功能包括基于 Word 的文件處理和痕跡保留、進展短信通知等。

  行政辦公：一般在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中均包括了企業(yè)日常行政辦公的常用流程，如信息發(fā)布、會議管理、工作計劃、會議室預定、出差申請、辦公用品管理、財務報銷、文件流程等，以幫助企業(yè)提高日常辦公的效率。