部署OA辦公系統(tǒng)常見誤區(qū)

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作為信息化建設(shè)的第一步，OA辦公系統(tǒng)目前已得到國內(nèi)絕大多數(shù)企業(yè)的認可。但要使OA辦公系統(tǒng)真正成為企業(yè)發(fā)展的有力助手，就必須要有成功地搭建。誠然，引進OA辦公系統(tǒng)是為了更好地提升管理，促進發(fā)展，但一旦搭建不成功，反而會成為一種束縛，令用戶感到痛苦。如何讓OA辦公系統(tǒng)成功搭建？

接下來本文將歸納出幾種部署OA辦公系統(tǒng)常見誤區(qū)：

一、缺乏長期規(guī)劃

CIO一般有當前的項目規(guī)劃，而無長期戰(zhàn)略規(guī)劃，為項目的早夭埋下了伏筆。引進OA辦公系統(tǒng)將對組織行為產(chǎn)生變革，這將對企業(yè)造成巨大的影響，如果缺乏長期規(guī)劃，OA辦公系統(tǒng)的搭建將遭遇諸多風險。

二、實施急功近利

從需求開始，有專業(yè)的人員進行需求的采集、提煉、評估，形成應(yīng)用的“概念設(shè)計”;經(jīng)過評審后，技術(shù)高手會充分考慮諸多因素后提出“構(gòu)架設(shè)計”，評審后才會到開發(fā)部形成“應(yīng)用設(shè)計”，評審后才會有“代碼開發(fā)”，然后是“功能測試”，最后才能交給用戶使用。這期間用戶應(yīng)保持足夠的耐心，因為每個環(huán)節(jié)都十分重要，如果太急功近利，將以損害效果的代價來換取速度，最終將無法完美地達到目標。

三、需求貪大求全

如果用戶認為自己采集的需求是一種客觀的需求，是必須被100%滿足的需求，這是錯誤的想法，理由如下：

首先，絕大多數(shù)的OA辦公系統(tǒng)需求都是發(fā)問卷給相關(guān)人采集匯總而得來的，以這樣的形式采集匯總的需求造就了中國過去近20年幾乎所有的OA辦公系統(tǒng)都走項目化；

其次，看著別人的OA辦公系統(tǒng)還湊合拿來就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子；

再次，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%地滿足。依據(jù)企業(yè)各部門甚至個人的需求開發(fā)出來的OA辦公系統(tǒng)，可能功能看上去非常豐富，但實際上卻形成了一個個以部門為中心的應(yīng)用孤島，最后大家用起來一頭霧水。

所以，如果用戶要以整個組織高效協(xié)同為目標，那么，把用戶協(xié)同在一起的功能軟件才是企業(yè)真實所需。至于如何確定需求，筆者認為用戶應(yīng)放下本位主義，先找到一個組織共性的需求，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。

四、片面追求新技術(shù)

對新技術(shù)的片面性追求，常常導(dǎo)致項目成為了項目負責人自娛自樂的畸形產(chǎn)物。探索的精神無可厚非，但是畢竟嘗試性的技術(shù)探索對于組織應(yīng)用所期望的穩(wěn)定性、實用性而言是高風險和高成本的。

毫無疑問，CIO們對于OA辦公系統(tǒng)的評估側(cè)重應(yīng)用和技術(shù)是理性的，但CIO對于推動組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰(zhàn)性的重視程度不夠，常在對未來技術(shù)應(yīng)用發(fā)展趨勢的無限可能性的冥思苦想中忽略了組織與協(xié)調(diào)成本，導(dǎo)致系統(tǒng)實施成為踏入泥潭的第一步。

五、實施缺乏導(dǎo)向

實施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調(diào)試、培訓(xùn)、測試、上線這一類的事務(wù)，但筆者認為這不是實施，至少實施的目標錯了，不是結(jié)束一個軟件的部署過程，而是在這個過程中達成管理提升的目的。如果前面所說的工作是必需的過程，那么達成管理目標才是實施的結(jié)果。遺憾的是，極少有CIO在實施計劃中明確地提出管理提升目標，最高的層次也就是具體枝節(jié)需求的滿足。