信息化項(xiàng)目實(shí)施中多見的管理問題

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數(shù)據(jù)顯示，只有約29%的IT項(xiàng)目能圓滿完成。根據(jù)項(xiàng)目管理顧問和軟件提供商的經(jīng)驗(yàn)，有許多IT部門都在不斷重復(fù)著一些錯(cuò)誤。他們中有的沒有遵循標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理流程，有的沒有配備適當(dāng)?shù)娜藛T來進(jìn)行項(xiàng)目開發(fā)與管理，有的缺乏對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估?？偟脕碚f，IT部門在項(xiàng)目管理上的失誤大多是由計(jì)劃不當(dāng)或溝通不暢所引起的。這些錯(cuò)誤嚴(yán)重降低了項(xiàng)目的成功幾率。

在下文中將羅列出14種常見的項(xiàng)目管理失誤，幫助你加以比照、測(cè)量與改善。

用人不當(dāng)

1. 缺乏適當(dāng)?shù)娜藛T與技能

影響：用人不當(dāng)與資源分配失調(diào)是項(xiàng)目管理失誤中最常見的一種現(xiàn)象。一個(gè)項(xiàng)目能否圓滿完成，人員與技能的配備占了主導(dǎo)因素。用人不當(dāng)?shù)慕Y(jié)果往往會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目無法繼續(xù)執(zhí)行，這樣就算計(jì)劃再好，也是紙上談兵。

解決方案：IT與項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)全面了解及掌控技能與資源情況，包括對(duì)項(xiàng)目顧問、合約承包商和外包商的詳細(xì)評(píng)估。使用項(xiàng)目管理軟件可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理充分掌握所有團(tuán)隊(duì)成員的技能與工作量分配。在了解分工與職責(zé)后，IT與項(xiàng)目經(jīng)理就可以決定如何在日常工作和項(xiàng)目中合理分配資源。指派專門的資源經(jīng)理來負(fù)責(zé)解決人員與資源的分配問題也是一個(gè)不錯(cuò)的主意。

如果你在項(xiàng)目人員分配上依然有困難，或許可以考慮先查看整個(gè)公司的項(xiàng)目組合，然后暫緩那些與商業(yè)戰(zhàn)略關(guān)系不大，或非任務(wù)關(guān)鍵的項(xiàng)目，從而釋放部分可用資源。

2. 缺乏富有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理

影響：如果沒有一名經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理掌舵，項(xiàng)目很可能會(huì)隨著發(fā)展而失去控制。

解決方案：聘用一名符合項(xiàng)目要求，并擁有出色人際關(guān)系處理技巧的項(xiàng)目經(jīng)理。他應(yīng)當(dāng)有號(hào)召力，能夠管理風(fēng)險(xiǎn)，并在團(tuán)隊(duì)成員和外部參與者之間起到協(xié)調(diào)作用。此外，一名優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理也應(yīng)該具備相關(guān)技術(shù)的知識(shí)與技能。

流程問題

3. 沒有遵循標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理流程

影響：這是項(xiàng)目管理中的第二大常見失誤。缺乏合理的流程會(huì)抬高項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，加大項(xiàng)目失敗的可能性，最終導(dǎo)致無法在限定的時(shí)間與預(yù)算內(nèi)完成項(xiàng)目。

解決方案：制定良好的項(xiàng)目管理流程能助你提高項(xiàng)目效率，并及時(shí)捕捉到項(xiàng)目執(zhí)行過程中的各種問題，控制風(fēng)險(xiǎn)。

IT與項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)事先建立可重復(fù)的流程來進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃、資源分配與成員溝通。這樣才能保障項(xiàng)目所能產(chǎn)生的回報(bào)與成效。

4. 流程太多太雜

影響：過多的流程會(huì)讓項(xiàng)目失去靈活性，繼而影響參與者的積極性。

曾經(jīng)有一家軟件開發(fā)商告訴客戶公司的項(xiàng)目經(jīng)理，他們能夠在不增加成本與工作量的基礎(chǔ)上添加額外的功能，但項(xiàng)目經(jīng)理卻回絕了這一建議，因?yàn)樗X得公司用戶并沒有要求這一功能。其實(shí)，只要不影響項(xiàng)目預(yù)算與計(jì)劃進(jìn)度，又征得用戶的同意，多添加一些功能是利大于弊的。

解決方案：提高靈活性，與項(xiàng)目支持者及參與者積極溝通。

5. 對(duì)項(xiàng)目變更缺乏追蹤

影響：要么預(yù)算超支，要么進(jìn)度拖慢(或兩者兼有)。

解決方案：建立正式的變更申請(qǐng)流程，任何項(xiàng)目范圍內(nèi)的變更(比如添加新功能)都應(yīng)在變更文件上詳細(xì)注明，并由項(xiàng)目最高主管簽字批準(zhǔn)。此外，項(xiàng)目經(jīng)理也需判別出該申請(qǐng)對(duì)預(yù)算和時(shí)間進(jìn)度會(huì)產(chǎn)生什么影響。

6. 對(duì)項(xiàng)目動(dòng)態(tài)缺乏了解

影響：管理學(xué)大師彼得德魯克曾說過，無法管理就無法測(cè)量。反應(yīng)到項(xiàng)目上，即無法及時(shí)協(xié)調(diào)資源，或?qū)ψ兏龀鰬?yīng)變。

解決方案：使用軟件。

7. 對(duì)小問題掉以輕心

影響：問題不會(huì)自己解決。如果對(duì)小問題掉以輕心，那么它們就會(huì)演化成大問題，最終成倍增加項(xiàng)目成本。

解決方案：加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的態(tài)度與意識(shí)，及早糾錯(cuò)。等到亡羊補(bǔ)牢，為時(shí)已晚。

計(jì)劃問題

8. 沒有定義項(xiàng)目范圍

影響：如果商業(yè)與IT部門沒有事先定義項(xiàng)目范圍，那項(xiàng)目終將無法滿足預(yù)期的成效，IT也會(huì)缺乏方向來如期完成項(xiàng)目。

解決方案：通過商業(yè)用例和范圍劃定來糾正錯(cuò)誤定義的項(xiàng)目。

9. 忽略項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)

影響：忽略項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)會(huì)造成資源分配失調(diào)(比如配給某項(xiàng)目的人員也是另一項(xiàng)目所需要的)，從而影響項(xiàng)目進(jìn)度，作為連鎖反應(yīng)，其它項(xiàng)目也會(huì)受到拖累。

解決方案：在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)將關(guān)聯(lián)因素考慮在內(nèi)。與項(xiàng)目參與者多交流，并繪制項(xiàng)目關(guān)聯(lián)表，可協(xié)助你明確了解各項(xiàng)目之間的關(guān)系。

10. 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過于隨意

影響：項(xiàng)目脫離原有軌道，IT需清理預(yù)料外的麻煩。

解決方案：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)是項(xiàng)目計(jì)劃的一部分。可以在團(tuán)隊(duì)中進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，收集可能的風(fēng)險(xiǎn)因素，然后設(shè)法規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)。這一活動(dòng)不會(huì)花費(fèi)太久的時(shí)間，而且他也能幫助你在正式開始前充分了解項(xiàng)目的軟肋所在。

11. 對(duì)用戶抵觸心理認(rèn)識(shí)不足

影響：用戶對(duì)新技術(shù)的抵觸會(huì)讓項(xiàng)目所投入的資金與精力白費(fèi)。

解決方案：在項(xiàng)目計(jì)劃階段先考慮到推行過程中的阻礙，并設(shè)法化解這些阻力。與那些工作將受新項(xiàng)目影響的用戶交流溝通，向他們闡述項(xiàng)目會(huì)給他們的工作流程帶來的有利變化與價(jià)值。

12. 時(shí)間進(jìn)度表欠完善

影響：團(tuán)隊(duì)成員對(duì)何時(shí)完成何種任務(wù)沒有概念，對(duì)整體項(xiàng)目的按時(shí)達(dá)成形成阻滯。

解決方案：最簡單的方法是判別出項(xiàng)目中所有的活動(dòng)，并在這些活動(dòng)后面標(biāo)注預(yù)計(jì)完成日期。使用項(xiàng)目管理軟件亦可創(chuàng)建進(jìn)度計(jì)劃表。

溝通問題

13. 對(duì)不合理的項(xiàng)目期限不作反駁

影響：使自己陷入無法如期完成項(xiàng)目的窘境，并有損IT部門的信譽(yù)。

或許公司所設(shè)定的項(xiàng)目期限過于苛刻，而IT部門強(qiáng)行完成只會(huì)起到反作用。

解決方案：IT經(jīng)理應(yīng)向公司管理層解釋無法預(yù)期完成的實(shí)際困難，以及強(qiáng)行完成所需付出的代價(jià)(比如成本大幅上升，資源預(yù)算超支等)，讓管理人員在成本和速度之間做出選擇。

14. 與項(xiàng)目支持者、參與者缺少溝通

影響：IT無法達(dá)成預(yù)期的要求。

解決方案：在傳遞關(guān)鍵書面文件與表格的同時(shí)加以當(dāng)面說明，并用對(duì)方能夠理解的方式簡明地闡述要點(diǎn)(有些商業(yè)人員不會(huì)理解長篇大論的技術(shù)術(shù)語)。

在這種溝通互動(dòng)中，其實(shí)公司的商業(yè)分析師在用戶與IT之間扮演了一個(gè)非常重要的協(xié)調(diào)角色。

建議對(duì)參與項(xiàng)目，或受項(xiàng)目影響的所有商業(yè)成員提供一份項(xiàng)目綜述(從計(jì)劃到部署)，并標(biāo)示出那些活動(dòng)要求商業(yè)人員參加互動(dòng)，以及互動(dòng)的目的?？傊琁T應(yīng)多花一些時(shí)間來指導(dǎo)商業(yè)部門了解項(xiàng)目執(zhí)行的步驟。（CIO時(shí)代網(wǎng)）