分析影響項目實施的十大關(guān)鍵因素

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目前，公司業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，產(chǎn)品不斷更新，而我們的項目交付能力卻顯得明顯不足，項目實施延期或長期難以驗收交付，實施環(huán)節(jié)成了整個公司業(yè)務(wù)發(fā)展的瓶頸。能否突破這個瓶頸，將決定我們今后是否能保持良性的可持續(xù)發(fā)展，否則銷售人員的簽單，只是形成了大量的應收賬款，回款困難，客戶抱怨。如何走出項目實施驗收難的困境，實現(xiàn)快速交付，是我們實施部門亟須解決的頭等大事。

影響項目實施進度和效果的因素很多，為了解決問題的主要矛盾，我們需要抓住影響項目實施的關(guān)鍵因素作為切入點。我們選擇了二十個典型的大中型項目，對項目實施的各個階段進行了全面深入的分析，發(fā)現(xiàn)并總結(jié)了導致項目實施延期或超期的十個主要因素：

一、靜態(tài)數(shù)據(jù)準備

項目實施的靜態(tài)數(shù)據(jù)準備階段要求客戶方提供完整的基礎(chǔ)檔案以及截至某一時點的庫存余額、采購余額、銷售余額等。但是在手工作業(yè)模式下，原材料、半成品、成品等基礎(chǔ)檔案往往沒有統(tǒng)一的分類編碼體系，甚至沒有統(tǒng)一的名稱，而余額通常只明細到大類，基礎(chǔ)檔案和期初數(shù)據(jù)很難如期準備完整。即便花費了大量時間將數(shù)據(jù)整理完畢，其準確性也難以保證，導致不斷出現(xiàn)反復，核對修改數(shù)據(jù)，這樣經(jīng)常使得原計劃在一周內(nèi)完成的數(shù)據(jù)準備工作在一個月后才能完成，而實際的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)已經(jīng)發(fā)生，這給后期的業(yè)務(wù)處理帶來很大的麻煩，導致項目總是與舊系統(tǒng)“并行”或是“模擬運行”，無法實現(xiàn)按計劃的順利切換。

數(shù)據(jù)準備環(huán)節(jié)是項目能否成功實施的關(guān)鍵之一，如果數(shù)據(jù)準備工作如期順利完成，項目實施就已經(jīng)成功了一半。一個良好的開端會給后期的項目實施帶來信心和希望，相反如果數(shù)據(jù)準備滯后或出現(xiàn)問題，會在項目一開始就使我們陷入被動局面。項目經(jīng)理在這一階段初期應該明確地告知客戶如何提供完整的、準確的基礎(chǔ)檔案和期初余額，并協(xié)助客戶進行檔案的分類、編碼、整理，爭取按計劃如期完成。

二、客戶重視項目實施

缺乏關(guān)鍵用戶的參與，客戶方人力資源難以保證，也是影響項目實施進程的一大因素。我們不奢求“一把手”的參與，但需要關(guān)鍵用戶的支持，關(guān)鍵用戶起到一個橋梁的作用，是項目組的相關(guān)決定的具體執(zhí)行者，將帶領(lǐng)業(yè)務(wù)人員按計劃完成各項工作。

項目負責人必須全程參與項目實施，客戶方需要由專人負責人員協(xié)調(diào)、方案討論、需求確認、計劃審定并與實施顧問一起推動項目實施。但是，客戶只注重結(jié)果，經(jīng)常要求顧問怎么做，不聽實施顧問的建議和意見，而實際結(jié)果恰恰與預期的截然相反；或者是因為缺乏人員配合，項目不能繼續(xù)進行；或者是項目運行后，企業(yè)自己根本不能負責維護和后期的優(yōu)化，客戶認為項目實施是軟件供應商的事，他們只要學會使用就可以了，但是這個系統(tǒng)最終是要企業(yè)來維護和優(yōu)化的。

項目實施初期有大量的工作需要項目組落實，而客戶方往往因為業(yè)務(wù)、人員的原因延期。項目經(jīng)理要定期進行階段工作總結(jié)，分析存在的問題，總結(jié)項目實施的階段性成果，制定下個階段的實施計劃，爭取企業(yè)管理者的重視和信任。

取得客戶方的信任和重視是項目順利實施的基本保證，各項任務(wù)能按時完成，實施方與客戶方共同推進，大家一起解決問題，項目實施自然會向好的方向發(fā)展。

三、培訓效果急于求成，培訓不夠正規(guī)，培訓環(huán)境、人員、課件因陋就簡，培訓的效果也就大打折扣。

客戶對軟件的功能、流程及設(shè)計思想認識不足，后期的溝通協(xié)調(diào)、方案設(shè)計、流程設(shè)計還照搬手工模式，或堅持手工模式，不能接受新系統(tǒng)帶來的變化，項目經(jīng)理的方案便難以實施。因培訓效果不佳，引起后期數(shù)據(jù)輸入錯誤太多，實施顧問不得不花費大量時間核對數(shù)據(jù)，糾正數(shù)據(jù)錯誤。

好的培訓有助于客戶真正理解軟件的處理流程和設(shè)計思想，接受新系統(tǒng)帶來的變化，幫助實施顧問設(shè)計優(yōu)化的方案。關(guān)于項目管理的培訓可以幫助我們規(guī)避項目風險。

培訓一定要讓客戶了解實施的整個過程以及各個階段的內(nèi)容和目標，要讓客戶明白實施能給客戶帶來的價值是將軟件先進的設(shè)計思想與企業(yè)的實際結(jié)合，能夠幫助企業(yè)培養(yǎng)一批既懂業(yè)務(wù)又懂計算機技術(shù)的復合型人才。培訓效果不好的項目，客戶滿意度肯定不高?！?/P>

四、需求擴大

客戶經(jīng)常會認為軟件可以解決一切問題、代替管理，而這個問題能不能解決，項目的實施范圍、目標是什么都不清楚。項目越做越大，小型做成了中型，中型做成了大型，大型做成了超大型，都是需求擴大導致的不良結(jié)果。項目經(jīng)理應該將重點放在對項目的控制方面，需求一擴大，就如同河堤出現(xiàn)了缺口，會越來越大，失去控制。

項目經(jīng)理一定要堅持一個最基本的原則：一般不要輕易答應這樣的要求——你給我們做個什么。今天一個，明天肯定會有第二個，后天會有第三個……。只要你答應一次，就會一個一個接踵而至，永遠沒有結(jié)束的時候，項目肯定會失去控制，也不可能最終驗收。為了把需求控制在一定的范圍，要避免與一般業(yè)務(wù)人員交談，樹立顧問的權(quán)威和信心，要以專家的姿態(tài)與客戶接觸。

對于中小型項目，把需求控制在一定范圍內(nèi)，一定要讓客戶明確實施的范圍和目標。具體就是，關(guān)于這個項目，哪些事情我們能做或應該做，哪些事情我們不能或不應該做。

五、銷售人員不切實際的承諾

因為市場競爭非常激烈，銷售人員常作出一些不切實際的承諾，而這些承諾需要實施顧問去兌現(xiàn)。因為這些承諾無法實現(xiàn)導致客戶不認可，有的項目甚至成了反面典型。

銷售人員在承諾之前要聽取實施顧問的意見，對與有利于銷售而且實現(xiàn)起來不是很困難的要求可以答應，但是根本無法實現(xiàn)的要求一定要謹慎處理。你只要答應了就得實現(xiàn)。我們要保證客戶的成功應用，銷售與實施相互理解，達到銷售與實施的良性互動，這樣實施才能更好地服務(wù)于銷售、服務(wù)于客戶。

項目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。

六、產(chǎn)品與技術(shù)軟件

產(chǎn)品總是存在一些小的、細節(jié)方面的問題，有的客戶可以通過變通的辦法解決，有的客戶就根本無法接受變通的方案。2月，我們在實施一個一個大型商貿(mào)批發(fā)企業(yè)總部的業(yè)務(wù)時，客戶對發(fā)貨單的處理需求是這樣的：一張發(fā)貨單輸入多個商品，但打印卻要求一個商品打印一份（一式五聯(lián)），然后按照打印出來的單據(jù)逐張開票、出庫，稱為“抽單”，剩下的就是發(fā)貨未開票和發(fā)貨未出庫的單據(jù)，需要按部門、業(yè)務(wù)員、客戶、商品等條件來統(tǒng)計發(fā)貨未開票和發(fā)貨未出庫的數(shù)量、金額、單據(jù)張數(shù)。實施顧問試圖改變這種“抽單”的做法，但是深入業(yè)務(wù)調(diào)研后發(fā)現(xiàn)“抽單”非常適合這個商貿(mào)批發(fā)企業(yè)，用這種方法，業(yè)務(wù)處理簡單而且不易出錯。

但是我們知道標準的軟件產(chǎn)品根本不可能解決這樣的問題，所以實施顧問要盡快拿出一個解決方案，因為這個問題不解決業(yè)務(wù)就無法處理，這個“抽單”問題一直拖延著項目進度。實施顧問將這個問題反映給實施經(jīng)理、技術(shù)顧問和技術(shù)總監(jiān)，技術(shù)總監(jiān)召開項目分析會議，在征求實施顧問、實施經(jīng)理、技術(shù)顧問和客戶的意見后決定：在保持標準軟件的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和總體構(gòu)架不改變的前提下，對“抽單”業(yè)務(wù)進行客戶化開發(fā)。短短三天時間，“抽單”的問題解決了，項目繼續(xù)按照計劃進行，隨著這個問題的解決，客戶和實施顧問也重新樹立了信心。

產(chǎn)品能力是一名合格的顧問必須具備的最基本的能力，對產(chǎn)品的每一個細節(jié)都了如指掌，這樣才能設(shè)計出優(yōu)化的方案，減少項目實施的風險。更高的要求是技術(shù)，通過技術(shù)手段解決一些具體問題，如通過數(shù)據(jù)導入、編寫觸發(fā)器、客戶化開發(fā)來解決一些實際問題。

七、實施顧問及客戶化方案

實施顧問一般至少具備的條件是相關(guān)的項目實施經(jīng)驗和豐富的應用經(jīng)驗，主要由他來保證方案的正確性和可行性。實施顧問要具備“顧問”的素質(zhì)，需要不斷總結(jié)積累應用經(jīng)驗，把實施過的項目寫出來，闡明項目的特點、應用效果等，找到共性，這樣實施下一個項目就輕車熟路了，這是實施顧問能力提升的最好辦法。

實施顧問經(jīng)驗不足，對產(chǎn)品的理解不夠全面，缺少相關(guān)行業(yè)的實施經(jīng)驗也會導致客戶化方案無法實施，參數(shù)與選項不適合企業(yè)，很多業(yè)務(wù)無法處理，客戶需求難以得到滿足。

實施顧問在經(jīng)驗不足的情況下一定要通過各種手段和方式捕捉客戶需求，對需求要反復推敲，只有準確把握客戶需求的前提下才能設(shè)計出優(yōu)化的適合客戶的方案。設(shè)計的流程和方案要經(jīng)過測試，逐一確認。交易數(shù)據(jù)和流程相互之間存在較復雜的關(guān)聯(lián)，要系統(tǒng)地、全面地分析問題，忌“只見樹木不見森林”的方案。為了保證方案的合理性，應組織顧問按照專家決策方法進行決策，顧問各自發(fā)表意見，選擇一個最佳方案。

八、項目實施過程中不必要的與手工并行階段

一般情況下客戶會要求軟件系統(tǒng)與手工并行幾個月，然后再切換到新系統(tǒng)，想法和做法都沒有錯，但是結(jié)果卻往往事與愿違，項目一直并行，無法切換，帶來了大量的重復工作。很多企業(yè)的手工業(yè)務(wù)極不規(guī)范，賬賬不符、賬實不符，而軟件系統(tǒng)要求極為嚴格，這些不規(guī)范的業(yè)務(wù)在軟件中根本不能處理，為了取得和手工一致的結(jié)果往往是調(diào)賬，在數(shù)據(jù)庫中直接修改數(shù)據(jù)，這樣，軟件的嚴謹性、科學性根本不能保證。人機并行給業(yè)務(wù)人員帶來的不是工作量的減少而是增加，這樣的軟件客戶肯定不能接受，而切換的條件也不具備。

我們主張模擬運行，通過完整的少量的數(shù)據(jù)測試、驗證方案的正確性，正確的輸入獲得正確的結(jié)果就可以了。這樣我們就可以把注意力轉(zhuǎn)移到如何優(yōu)化、如何達到最佳效果上來。

我們要說服客戶，我們的最終目標一定是正式運行而不是并行或模擬運行，要敢于放棄舊的系統(tǒng)才能擁有新的系統(tǒng)。

九、不具備開始實施的基本條件，倉促啟動項目

項目啟動前客戶常一再強調(diào)時間的緊迫，最好是馬上派人來培訓、實施。實施顧問到達現(xiàn)場后才發(fā)現(xiàn)硬件網(wǎng)絡(luò)平臺基本不具備，培訓條件不具備，客戶對實施的認識基本沒有。一個客戶著急的要求：“馬上派人來安裝、培訓，我們都在等著呢，總經(jīng)理要求月底完成”。實施人員到現(xiàn)場培訓后客戶才發(fā)現(xiàn)，原來還要準備那么多的基礎(chǔ)檔案和期初數(shù)據(jù)，“看來這不是一兩天能完成的，你們先回去，等我們準備好了再開始實施吧?！痹谶@種準備不足的情況下啟動項目必然會造成大量的重復勞動，浪費大量人力資源。

時間緊迫，但要按客觀規(guī)律辦事，光有熱情是遠遠不夠的，項目實施是一項非常綜合的復雜的系統(tǒng)工程，項目實施要遵循客觀規(guī)律。與其倉促啟動不如等待條件具備后再開始實施，只要項目按計劃正常進行，不但不會因此延長時間反而會節(jié)省很多的時間。

十、項目文檔管理

在項目實施過程中，由于項目的復雜性、多方人員參加以及周期比較長等因素的存在，所有項目有關(guān)的需求、建議、解決方案和結(jié)論必須文檔化、標準化，成為項目成果的一個組成部分，以便查閱、交流和引用。

所以說，文檔管理工作是項目實施中所不可缺少的。從一定意義上講，項目的實施就是按照項目實施計劃，生成文檔、討論文檔并最終確定文檔的一系列過程。這些文檔伴隨著項目實施的各個階段逐漸充實、完善；與此同時，它們也記載了整個實施的過程和成果。

這些文檔的價值體現(xiàn)在以下方面：

1、書面化的文檔有助于實施方與企業(yè)方明晰各自的職責，信息互通，共同把握實施的節(jié)奏；項目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。

2、標準業(yè)務(wù)流程文檔有助于雙方明晰業(yè)務(wù)流程，有效配合業(yè)務(wù)流程的重組和優(yōu)化；

3、標準編碼、標準數(shù)據(jù)文檔及標準參數(shù)設(shè)置文檔更是erp-u8實施必不可少的基礎(chǔ)資料，可有效地減少重復工作，并可減少對正常工作的影響。比如企業(yè)人員由于誤操作導致初始設(shè)置的丟失，可利用實施的標準文檔迅速補救，最大程度地減少對企業(yè)正常工作的影響。完善的項目文檔有利于項目后期的運行維護，維護人員只要找到文檔中項目參數(shù)、設(shè)置就可以很容易地解決問題。 http://bbs.mypm.net

4、功能操作指南文檔可幫助最終用戶規(guī)范操作，加強培訓效果。

5、實施完成后要將項目文檔統(tǒng)一整理、歸檔，文檔成為項目的重要構(gòu)成部分，可以供大家學習和交流，成為公司重要的知識積累，這也是實施顧問能力提升的重要途徑之一。

以上影響項目實施的十個因素，每個項目都或多或少的存在，我們的目的是幫助實施顧問在項目實施過程中盡可能避免這些問題，把項目控制在一個正常狀態(tài)，最終能夠?qū)㈨椖砍晒Φ亟桓督o客戶，讓客戶與我們都能實現(xiàn)預期的目標，達到“雙贏”的目的。（來自互聯(lián)網(wǎng)）