管理秘笈：如何全面地規(guī)劃IT

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如何全面地規(guī)劃IT 1

這兩天，信息部總監(jiān)kevin很是郁悶。作為企業(yè)的CIO，他從最初的信息化建設(shè)開(kāi)始就參與其中，幾年下來(lái)，大大小小的業(yè)務(wù)系統(tǒng)上線(xiàn)了不少，既減輕了各部門(mén)的工作壓力又提高了工作效率，kevin領(lǐng)導(dǎo)的IT部也得到了公司領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)老大們的一致贊賞。

但是，不知從何時(shí)開(kāi)始，他們受歡迎的程度開(kāi)始大不如前，甚至在眾人眼中一下子從解救眾人于水火的“英雄”變成了增加員工負(fù)擔(dān)的“罪魁”，巨大的落差讓kevin有苦難言，無(wú)處話(huà)凄涼。

這不，連老板都在他匯報(bào)工作的時(shí)候語(yǔ)重心長(zhǎng)的說(shuō)——

“IT部門(mén)這兩年的工作成效大家都有目共睹，也為公司的發(fā)展作出了很大的貢獻(xiàn)，但是最近好像你們部門(mén)的滿(mǎn)意度有所降低呀，kevin你可不能自滿(mǎn)啊，還是要向Simon在的時(shí)候那樣腳踏實(shí)地的工作才行啊……”

面對(duì)老板的懇切，kevin低頭無(wú)語(yǔ)，自己的辛苦付出卻換來(lái)這樣的局面，明明自己比Simon更加努力，卻被老板認(rèn)為驕傲自滿(mǎn)，真比竇娥的姐姐還冤啊。

火山口的挑戰(zhàn)

說(shuō)來(lái)話(huà)長(zhǎng)，當(dāng)初剛開(kāi)始信息化建設(shè)時(shí)，kevin的頂頭上司Simon，也就是當(dāng)時(shí)的CIO并沒(méi)有做過(guò)整體的IT規(guī)劃。他關(guān)注更多的是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和硬件支撐，至于軟件的選型和實(shí)施，Simon則簡(jiǎn)單的認(rèn)為只要花錢(qián)買(mǎi)回來(lái)用就是了，就算是比較復(fù)雜的系統(tǒng)，頂多也就是請(qǐng)來(lái)幾位咨詢(xún)顧問(wèn)幫助實(shí)施，只要系統(tǒng)上線(xiàn)了，自己的任務(wù)也就完成了。

的做法在初期系統(tǒng)還比較少的時(shí)候的確很管用，kevin他們?cè)赟imon的帶領(lǐng)下，迅速的讓企業(yè)在IT上的投入初見(jiàn)成效，而他們只需要專(zhuān)注于硬件和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，再加上定期的數(shù)據(jù)備份，以及在業(yè)務(wù)部門(mén)提出系統(tǒng)需求后幫助他們完成選型和實(shí)施，便輕而易舉的贏得了其它部門(mén)很高的滿(mǎn)意度。

但是，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和應(yīng)用系統(tǒng)的不斷上線(xiàn)，越來(lái)越多的應(yīng)用系統(tǒng)交織在一起，共同構(gòu)成了業(yè)務(wù)流程的重要支撐。用戶(hù)對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)的要求已經(jīng)不再局限于“能用”和“不出錯(cuò)”了，已經(jīng)上升到了“好用”、“易用”和“有價(jià)值”的高度。

面對(duì)新的挑戰(zhàn)，kevin在老領(lǐng)導(dǎo)離開(kāi)后顯得有些手足無(wú)措。

由于初期缺乏整體規(guī)劃而引起的系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)格式不兼容、接口連不上、軟件和業(yè)務(wù)不能很好的結(jié)合等問(wèn)題開(kāi)始紛至沓來(lái)，比如，銷(xiāo)售系統(tǒng)現(xiàn)有的流程不能適應(yīng)新業(yè)務(wù)拓展的需要；店面的裝修物料申請(qǐng)必須在店面管理和市場(chǎng)費(fèi)用兩個(gè)系統(tǒng)內(nèi)分別重復(fù)錄入；采購(gòu)系統(tǒng)和庫(kù)存系統(tǒng)中查詢(xún)到的物料庫(kù)存數(shù)據(jù)存在差異；服務(wù)系統(tǒng)的產(chǎn)品信息長(zhǎng)期滯后于銷(xiāo)售系統(tǒng)導(dǎo)致無(wú)法為顧客提供最新的技術(shù)支持……

不再是人見(jiàn)人愛(ài)的IT英雄，轉(zhuǎn)而成了各部門(mén)的出氣筒，面對(duì)洶涌而來(lái)的不滿(mǎn)和抱怨，kevin帶著手下馬不停蹄的調(diào)整系統(tǒng)、同步數(shù)據(jù)、重做報(bào)表，想盡一切辦法滿(mǎn)足曾出不窮的變更和需求。但是畢竟巧婦難為，盡管他們竭盡全力，仍然有很多系統(tǒng)由于升級(jí)費(fèi)用昂貴、公司不愿額外付費(fèi)而升級(jí)無(wú)望，kevin和他的團(tuán)隊(duì)由于對(duì)軟件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一無(wú)所知而無(wú)能為力。

還有一些系統(tǒng)由于設(shè)計(jì)時(shí)考慮不周，限制了后續(xù)的變更和改進(jìn)，或者是運(yùn)行的平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)不同而限制了不同系統(tǒng)之間的交互協(xié)作，使不同的應(yīng)用系統(tǒng)成為所謂的“孤島”，而且還是一座活動(dòng)的“火山島”，不知道什么時(shí)候就可能集中爆發(fā)……

信息化之困

企業(yè)的信息化建設(shè)缺乏整體的規(guī)劃，常常遵循著First come,first serve的原則，哪個(gè)部門(mén)先提出需求，就先給哪個(gè)部門(mén)上系統(tǒng)。

但是，由于業(yè)務(wù)部門(mén)關(guān)心的是自身的利益，提出的需求只涉及本部門(mén)所管轄的業(yè)務(wù)，很少會(huì)站在企業(yè)的角度去思考和設(shè)計(jì)整體的流程，以及與其他部門(mén)之間的協(xié)同配合。如果缺少一份完整的IT規(guī)劃，企業(yè)在信息化過(guò)程中就很容易陷入條塊分割的困境，規(guī)劃上的局限將為后續(xù)的系統(tǒng)建設(shè)埋下隱患。

舉個(gè)例子，信息部門(mén)在為生產(chǎn)部門(mén)選擇制造執(zhí)行系統(tǒng)時(shí)只考慮了向前的兼容性，即MES系統(tǒng)與現(xiàn)有的庫(kù)房系統(tǒng)的接口，卻忽略了為后續(xù)系統(tǒng)留下靈活的接口，導(dǎo)致半年后上線(xiàn)的銷(xiāo)售系統(tǒng)無(wú)法與其共享數(shù)據(jù)，造成了從銷(xiāo)售訂單到生產(chǎn)訂單之間自動(dòng)轉(zhuǎn)換的障礙，以及銷(xiāo)售系統(tǒng)與庫(kù)存系統(tǒng)間庫(kù)存數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)的困難。

總而言之，缺乏合理規(guī)劃的信息化建設(shè)，越是后面上線(xiàn)的系統(tǒng)，越難以與現(xiàn)有系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和系統(tǒng)互通，先行者的一時(shí)偷懶，造成后來(lái)者的舉步維艱，陷阱無(wú)處不在。

此情此景，令CIO們大呼頭痛，卻又束手無(wú)策無(wú)可奈何。

明明每個(gè)系統(tǒng)上線(xiàn)之前，都進(jìn)行了深入細(xì)致的需求調(diào)研和系統(tǒng)選型，甚至不惜聘請(qǐng)顧問(wèn)幫助系統(tǒng)實(shí)施，而且系統(tǒng)上線(xiàn)之后也確實(shí)順暢的運(yùn)行了一段時(shí)間，可見(jiàn)系統(tǒng)的功能是符合業(yè)務(wù)部門(mén)要求的?？擅慨?dāng)CIO以為萬(wàn)事大吉一切OK了，麻煩卻找上門(mén)來(lái)，不是業(yè)務(wù)需求變了要求變更系統(tǒng)，就是與其它系統(tǒng)配合不暢，要么就是有些問(wèn)題開(kāi)時(shí)沒(méi)考慮到，等到應(yīng)用了一段時(shí)間后才被發(fā)現(xiàn)。

這些問(wèn)題一個(gè)比一個(gè)重要，一個(gè)比一個(gè)緊急，又一個(gè)比一個(gè)棘手，這個(gè)時(shí)候的CIO們真恨不得自己有三頭六臂七十二般變化才好，否則哪來(lái)那么多精力同時(shí)應(yīng)付這么多問(wèn)題？于是CIO只好想方設(shè)法的打補(bǔ)丁繞路走，先解決燃眉之急再說(shuō)。

在無(wú)數(shù)次焦頭爛額之后，CIO終于堅(jiān)定決心：若是日后再上新系統(tǒng)，一定要把需求分析做得細(xì)致再細(xì)致，深入再深入，嚴(yán)謹(jǐn)再?lài)?yán)謹(jǐn)！可是，言猶在耳，類(lèi)似的情況卻一再的發(fā)生，不斷的重演，屢杜不絕。

追本溯源

為何企業(yè)的信息化在開(kāi)始的時(shí)候總是順風(fēng)順?biāo)?，到后?lái)卻困難重重呢？

缺乏IT規(guī)劃當(dāng)然是原因之一。企業(yè)的信息系統(tǒng)在建設(shè)之前缺乏整體考量，尤其是對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)更是缺乏連貫的建設(shè)規(guī)劃，因而導(dǎo)致混亂。可是，畢竟還是有許多企業(yè)是作了規(guī)劃的，甚至還有CIO把IT規(guī)劃的實(shí)施路線(xiàn)圖掛在辦公室時(shí)刻提醒自己，卻仍然避免不了行進(jìn)到路線(xiàn)圖后端時(shí)的舉步為艱。

這個(gè)問(wèn)題討論起來(lái)很復(fù)雜，每個(gè)企業(yè)的情況也各有不同，不可能一一點(diǎn)到，在這里試著從“系統(tǒng)思考”的角度來(lái)分析，看看到底根源何在。

首先，“局限思考”限制了IT建設(shè)的視野。

彼得？圣吉提出的第一個(gè)組織的學(xué)習(xí)障礙即是局限思考。他認(rèn)為，當(dāng)組織中的人只專(zhuān)注于自身的職務(wù)之上，他們便不會(huì)對(duì)職務(wù)之外的任何結(jié)果有責(zé)任感。遇到問(wèn)題時(shí)也只看得到與自己有關(guān)的部分，只從自己的利益出發(fā)采取措施，對(duì)此舉可能對(duì)整個(gè)組織造成的影響毫不關(guān)心。而且，就算他們對(duì)結(jié)果感到失望，也察覺(jué)不出何以如此。

這種現(xiàn)象在IT規(guī)劃和信息系統(tǒng)建設(shè)中普遍存在。

比如kevin的公司，銷(xiāo)售部下面管理著遍布全國(guó)的門(mén)店，這些門(mén)店在新品上市或者節(jié)假日促銷(xiāo)時(shí)要對(duì)店面進(jìn)行特殊的裝修和陳列，因而會(huì)向銷(xiāo)售部申請(qǐng)一些裝修用的物料。

銷(xiāo)售部在很早就建立了一套管理控制系統(tǒng)，把與店面相關(guān)的大事小情都納入了這個(gè)系統(tǒng)，裝修物料也不例外。而市場(chǎng)部自己也有一套費(fèi)用管理系統(tǒng)，管理著公司的營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用。本來(lái)兩個(gè)部門(mén)各管一攤，井水不犯河水，可是突然有一天，財(cái)務(wù)部通知說(shuō)所有的店面裝修費(fèi)用不再計(jì)入銷(xiāo)售成本，改入營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用。于是市場(chǎng)部的老大找到 kevin，要求在原有的費(fèi)用管理平臺(tái)上增加一個(gè)裝修物料的管理模塊，供店面使用。

新模塊運(yùn)行了幾個(gè)月之后，店面人員開(kāi)始抱怨連連，因?yàn)樗麄儽仨毎淹瑯拥纳暾?qǐng)?jiān)趦蓚€(gè)系統(tǒng)里重復(fù)上報(bào)，硬生生的增加了一倍的工作量，雖然量不算大，但畢竟心存不滿(mǎn)。

試圖協(xié)調(diào)兩個(gè)部門(mén)，但市場(chǎng)部堅(jiān)持營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用必須走市場(chǎng)部的系統(tǒng)，銷(xiāo)售部則認(rèn)為店面屬他們直接管轄，必須通過(guò)店面系統(tǒng)申請(qǐng)，否則無(wú)效，雙方僵持不下，問(wèn)題懸而不決。為了息事寧人，kevin只好找到老板出面，強(qiáng)行要求店面人員必須在兩個(gè)系統(tǒng)內(nèi)同時(shí)提交物料申請(qǐng)，算是暫時(shí)平息了爭(zhēng)端。