CIO應該如何為企業(yè)搭建統(tǒng)一通訊架構？

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CIO應該如何為企業(yè)搭建統(tǒng)一通訊架構？1

Accenture的CIO Frank Modruson在芝加哥與12位員工一起進行視頻會議，而其中一半的員工在馬德里，他們進行了一場豐富的頭腦風暴。同時，他也在他的筆記本計算機上與位在Minneapolis的員工Paul進行私人的視頻對談。Modruson決定讓Paul加入視頻會議，這樣Paul能夠直接在討論中貢獻他的想法。他將VGA訊號線插到筆記本計算機上，然后按下一個按鈕。就這樣，Paul就可以立即與芝加哥和馬德里進行對話。另外將筆記本計算機的小型攝像機對向視頻會議畫面，Paul也可以看到其它與會者，而與會人員也能看到Paul。他們能夠輕松地加入一個復雜的討論主題─基礎架構外包─并且很快地達成決議。

Accenture公司是一家跨越49個國家，擁有180,000以上員工的大型公司，Accenture公司以能夠快速響應客戶而自豪：技術顧問能夠在很快的時間就決定是否跳上飛機飛往客戶。Paul和他同事之間得以直接進行意見交換，可能要歸功于統(tǒng)一的通訊平臺，提供了優(yōu)異的視頻會議以及交談機制，以整合Accenture公司員工所使用的許多通訊技術。

統(tǒng)一通訊（Unified Communication, UC）主要是一種軟件，這個軟件負責協(xié)助統(tǒng)一不同的技術。在Accenture公司，統(tǒng)一的通訊平臺包括了：能夠在前端顯示的位置指示功能，能夠讓員工告訴對方他們的位置在哪里（例如，在某個會議中或是在電話上）；而在后端，這個平臺則能統(tǒng)一不同的技術裝置，建立能夠接收不同的影像郵件、影像、實時訊息（IM）以及電子郵件等的單一信箱，這樣大家就可以隨時的進行通訊，而不用理會身在何方。Accenture公司的員工可以從視頻會議切換到在線團隊的工作討論會上，而不會有中斷的情況，或是只要很簡單的按下某個按鈕，就可以從實時訊息談話切換到電話的對話，或甚至是轉換成傳真─這些轉換所依賴的都是這套共享平臺。

對Modruson而言，最重要的是費用上的效益。他說，Accenture公司藉由視頻會議已經在洽公支出的成本上節(jié)省了數(shù)百萬。光是在2008年6月這個月份，藉由使用視頻會議，至少有425位員工省下了國際旅行的費用。Modruson說：“我們的管理團隊對全世界的貢獻良多，所以我們想要藉由遠程的團隊合作做出更好的服務。”

統(tǒng)一通訊應用程序可建置出“固定行動整合機制（fixed mobile convergence, FMC）”。FMC的重點是要將固定及移動的通訊組件整合在一起，統(tǒng)一通訊牽涉到必須提供工具讓使用者能夠在有線，以及無線等多種不同的通訊頻道中進行不中斷的切換。Gartner的管理副總Bob Hafner認為這已經是一種趨勢，因為有太多種訊息傳遞方式，“就好像身在廚房的廚師一樣?！盚afner說：“統(tǒng)一通訊可以提供給員工真正需要的工具，讓員工能進行更有效率的溝通?！?/P>

但是你可不要把UC項目丟給你的電信主管就解決了；需要有CIO的支持，才能夠成功地建制統(tǒng)一通訊架構。統(tǒng)一通訊需要IT部門的不同團隊一起合作，像是網絡工程師、服務器管理員以及電信工程師等，另外還有公司的相關使用者部門以及許多服務提供廠商，例如VoIP、網絡和視頻通訊等。

根據早期的一些采用UC的使用者經驗，包括Modrusong自己和來自Groupe Danone（在美國擁有Dannon品牌）、United Natural Goods、Gamestop和CNL Financial的一些CIO都認為，如果想要建置UC就要徹底的進行。UC會對公司的許多原則以及習慣造成影響，包括員工所使用的行動裝置、通訊習慣以及管理標準等問題。而且跟一些大的改變一樣，UC也會產生要求員工適應新科技的挑戰(zhàn)。因此要有個完整的計劃，并且能以堅定的決心執(zhí)行是很重要的。你也需要考慮，這可能會給公司的基礎架構所帶來的改變，考慮想要采用的建置方式，以及相關的技術會對企業(yè)所造成的影響，等等。

影像游戲經銷商Gamestop的CIO Jeff Donaldson說：“我們不想在整個公司采用漸進開發(fā)方式的架構─我想要讓大家直接就能使用功能完整的工具?！?/P>

1. 確認效益

UC可能引發(fā)使用者很大的回饋。Forrester發(fā)現(xiàn)，使用了他們的Total Economic Impact Model進行分析，當公司使用UC之后，生產力獲得明顯的成長，成本也有所節(jié)省。相關技術的投資包含了“雨傘”系統(tǒng)，可以結合像是IM和視頻會議的組件（例如Microsoft的 Office Communications Server 2007）。UC在一開始使用時，還需要其它的因素配合，像是增加帶寬和儲存空間（為了搭配視頻會議和語音郵件）。你可能也需要聘用了解整個UC架構的顧問，以便協(xié)助你整合整個系統(tǒng)。

Forrester的副總裁Elizabeth Herrell說：“企業(yè)實務主要是建立在企業(yè)流程的改善上?！边@些行為包括了減少做出決策所需要的時間、快速的問題解決以及加速銷售循環(huán)。 Herrell另外補充提到，UC可提升工作團隊的團隊合作，協(xié)助公司增加投入市場的時間，然后減少出差以及訓練的費用。

E. Jeffrey Hutchinson是North America of Groupe Danone的 CIO，他描述統(tǒng)一通訊是一種“Brady Bunch”的過程（Brady Bunch 是一個美國的經典戲劇，主要的劇情是一個大家庭的故事），就是必須整合文字、聲音、影像、VoIP和訊息等。其中的一些組件，例如來自Cisco的電話和網絡交換器、IBM的一些工具，可能都已經是既存的設備?，F(xiàn)在Groupe Danone則是在處理如何升級筆記本計算機；Hutchinson的團隊則是在評估使用內建的小型攝像機，以了解目前的版本是否能夠支持他們所尋找的影響解決方案。

與Modruson一樣的是，Hutchinson以降低出差費用作為主要的效益訴求。他必須接受7個不同位置的員工向他進行直接報告，并且要能夠透過 VoIP使用高分辨率主持定期會議。一開始的投資可能看不太出來回饋在什么地方?！暗俏覀儚膬蓚€方向觀察：這個架構如何增加我們的業(yè)績并且提升效益？以及如何提升我們的生產力？”UC甚至可以協(xié)助Groupe Danone 永續(xù)經營目標，像是減少二氧化碳的排放，成為綠色企業(yè)。

油價的高漲讓減少出差成為最重要的效益之一?！爱斘覀冮_始進行UC建置計劃的時候，石油危機還不明顯。”Hutchinson 表示，“但是，現(xiàn)在我們都面對這個危機了，所以我們調整發(fā)展的重心，并且在會議室加快office-based HD影像設備的建置。”

公司的目標是要減少（或避免）出差的成本，以及節(jié)省一天內部會議的時間。Hutchinson 說：“根據使用者的要求，我們需重新安排外部聯(lián)機‘通道’的優(yōu)先性”。