剖析采購訂單指定結(jié)束的管理要點(diǎn)

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采購訂單指定結(jié)束作業(yè)是erp系統(tǒng)中一個必不可少的作業(yè)?？梢赃@么說，有了這個作業(yè)，才使得采購訂單管理更加順暢。特別是利用采購訂單指定結(jié)束作業(yè)來應(yīng)對一些采購管理上的突發(fā)事件，更是游刃有余。筆者今天就針對這支作業(yè)，分析其背后的業(yè)務(wù)邏輯以及管理要點(diǎn)。希望借此幫助大家提高對這個作業(yè)的控制力度。

一、 為什么要有這支作業(yè)？

在現(xiàn)實(shí)工作中，ERP系統(tǒng)的采購訂單指定結(jié)束作業(yè)非常有用。它主要是用來處理一些意外事件。雖然說是意外，但是在采購管理中卻又時(shí)常發(fā)生。

一是解決一些采購訂單的尾數(shù)問題。在采購管理中，尾數(shù)問題很難采購員頭疼。在下采購訂單時(shí)，可能是考慮了損耗率的關(guān)系，有時(shí)會采購訂單上的下單數(shù)量就可能為1001套。但是，供應(yīng)商在發(fā)貨的時(shí)候，由于包裝或者生產(chǎn)線的限制，可能只給企業(yè)送了1000套的原材料。此時(shí)，在采購單上就會有1套的尾數(shù)。由于考慮了損耗，所以通常情況下這1套的尾數(shù)就不會再向供應(yīng)商要。那么這1套的數(shù)量就時(shí)刻掛在那邊了。采購原每次從系統(tǒng)中導(dǎo)采購訂單未結(jié)案報(bào)表時(shí)，這些尾數(shù)訂單也會顯示出來，需要手工的過濾。這顯然非常的麻煩。若有指定結(jié)束作業(yè)的話，那么采購員就可以定期使用指定結(jié)束作業(yè)，把這些尾數(shù)訂單結(jié)束掉。

二是針對一些突然更換供應(yīng)商的行為。有時(shí)候，采購員把訂單下給供應(yīng)商之后，由于某些原因，供應(yīng)商會回應(yīng)無法生產(chǎn)或者無法及時(shí)交貨。此時(shí)，采購員就可能轉(zhuǎn)下給其他的供應(yīng)商。為此，采購員就需要把這采購單指定結(jié)束到，然后轉(zhuǎn)下給其他的供應(yīng)商。此時(shí)，也需要用到這個指定結(jié)束作業(yè)。另外，有時(shí)候因?yàn)樯a(chǎn)計(jì)劃或者銷售訂單取消了，若供應(yīng)商還沒有開始生產(chǎn)，則采購員也可能需要指定結(jié)束采購訂單，以免造成不必要的庫存。

三是中斷供應(yīng)商的送貨。如在供應(yīng)商分批交貨中，由于供應(yīng)商某批次的產(chǎn)品可能有質(zhì)量問題而且暫時(shí)無法解決，為此，企業(yè)就有權(quán)利終止這張采購訂單。為了控制這些原材料后續(xù)企業(yè)無法收貨，采購員就需要利用指定結(jié)束作業(yè)，把采購訂單指定結(jié)束掉。如此，在ERP系統(tǒng)中，就不能夠再根據(jù)這張采購單來進(jìn)行收貨。

可見，采購訂單手工指定結(jié)束作業(yè)，在日常工作中還是很有用武之地。

二、 簡述手工指定采購訂單的工作原理。

為了管理采購訂單的狀態(tài)，在采購訂單頭與訂單行中都有一個字段（如狀態(tài)碼），專門用來控制采購訂單。通常情況下，這個字段有三個字母構(gòu)成，分別為N（未結(jié)案）、Y（正常結(jié)束）、y（指定結(jié)束）。若采購訂單行的采購訂單數(shù)量大于已收數(shù)量，則默認(rèn)情況下狀態(tài)碼為N；若采購訂單行的采購數(shù)量小于等于已收數(shù)量時(shí)，則這個狀態(tài)碼會自動變?yōu)閅，即表示采購訂單已交付完畢。而弱遇上一些如上所述的意外事件，手工指定結(jié)束采購訂單的話，則此時(shí)這個狀態(tài)碼就會變?yōu)閥，表示不是正常結(jié)束。有些ERP系統(tǒng)是用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3來表示這三個狀態(tài)。當(dāng)采購訂單中所有的行項(xiàng)目狀態(tài)為正常結(jié)束或者手工結(jié)束后，采購訂單頭的狀態(tài)碼也會自動改變。

當(dāng)采購訂單單頭或者行項(xiàng)目的狀態(tài)碼為Y或者y時(shí)，收貨單就不能夠再根據(jù)這些采購項(xiàng)目收貨，而采購訂單變更單也不能夠再變更這些內(nèi)容。也就是說，指定結(jié)束的效力與正常結(jié)束的效力是相同的。

三、 指定結(jié)束作業(yè)的難點(diǎn)。

雖然說，指定結(jié)束作業(yè)要比一些物料需求計(jì)劃簡單許多，但是，要做好這個作業(yè)的話，仍然不是一件容易的事情。筆者在項(xiàng)目實(shí)施過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)用戶因?yàn)檫@個作業(yè)的誤操作，而給其他員工帶來了不必要的麻煩。為此，筆者列舉一些這支作業(yè)運(yùn)行中常見的錯誤，希望大家引以為戒。

常見錯誤一：只需要結(jié)束某一行卻結(jié)束了整張采購訂單。

有時(shí)候，一張訂單中可能有多個采購項(xiàng)目。而采購員本意是只想結(jié)束其中的某一個項(xiàng)目。如采購員下單后發(fā)現(xiàn)某個半成品生產(chǎn)可能準(zhǔn)備自己做，在征得供應(yīng)商的允許下，就取消了這個半成品的采購。但是，不影響這個采購訂單中的其他項(xiàng)目?？墒?，有些采購員由于不熟悉這個作業(yè)或者因?yàn)榇中牡木壒剩桶颜麖埐少徲唵谓Y(jié)束掉了。此時(shí)，這張采購訂單下的所有項(xiàng)目其狀態(tài)碼都變?yōu)榱藋，無法再進(jìn)行后續(xù)的操作。

其實(shí)，在ERP系統(tǒng)中，指定結(jié)束作業(yè)包括兩部分內(nèi)容。一是整張采購單都沒有用來，需要全部結(jié)束掉；二是只是針對采購訂單中某個行進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)行的操作。把采購單中某個行項(xiàng)目指定結(jié)束掉，不會影響其他采購行項(xiàng)目。所以，無論是在對員工進(jìn)行培訓(xùn)，還是員工在實(shí)際操作中，一定要選擇合適的操作模式。千萬不要誤操作，只需要結(jié)束某個行項(xiàng)目但是卻把整張采購訂單結(jié)束掉了。這需要引起用戶的高度警覺。

常見錯誤二：想進(jìn)行逆向操作。

如筆者碰到一個用戶，由于其一不小心，把一張本不應(yīng)該指定結(jié)束的采購訂單指定結(jié)束掉了。他就問我，能否進(jìn)行逆向操作，即重新把這張采購訂單的狀態(tài)改為未結(jié)案。由于種種限制，這種逆向操作是不允許的。

上面筆者說過，指定結(jié)束與正常結(jié)束具有同等的效力。若結(jié)束后，仍然允許用戶把訂單狀態(tài)改為未結(jié)案，那么就可能會造成一些管理上的漏洞。如采購員可以在正常收貨后更改采購訂單的數(shù)量或者采購價(jià)格，從而跟供應(yīng)商同流合污，從中收取非法利益。為了企業(yè)資金的安全，這些操作在ERP系統(tǒng)都是被禁止掉的。也就是說，只要采購訂單的狀態(tài)為Y或者y，無論是采購訂單頭又或者是采購訂單行，都無法再將其改為N。這是出于管理控制的需要。這也是在警示采購人員，在指定結(jié)束采購訂單時(shí)一定要慎重。除非有百分之百的把握，否則不要指定結(jié)束采購訂單。這個作業(yè)的逆向操作是行不通的。據(jù)筆者所知，大部分的ERP系統(tǒng)都是類似設(shè)計(jì)的。如易飛ERP系統(tǒng)或者最大的開源ERP系統(tǒng)Compiere等等，都是這么設(shè)計(jì)的。對于結(jié)束或者關(guān)閉的采購訂單，都無法再對其進(jìn)行更改。

常見錯誤三：刪除采購訂單與采購訂單指定結(jié)束效果是不同的。

若需要取消采購訂單，往往有兩種方式。第一種方式直接刪除。若采購訂單還沒有涉及到收貨，也沒有指定結(jié)束掉，則可以在ERP系統(tǒng)中把已經(jīng)審核了的采購訂單重新打開，然后進(jìn)行刪除操作。第二種方式是指定結(jié)束。當(dāng)然，采購員覺得某張采購訂單不需要時(shí)，也可以直接把采購訂單指定結(jié)束掉。

這兩種操作表面上看起來，效果差不多。其實(shí)，其后續(xù)影響是不同的。

如果把采購訂單撤銷審核后直接刪除的話，那么這個刪除操作會更新其采購計(jì)劃中的采購碼。在采購計(jì)劃中，有一個字段為采購碼。若這個碼為Y，就表示這個采購計(jì)劃已經(jīng)安排采購。下次再根據(jù)這個采購計(jì)劃生成采購單時(shí)，這個項(xiàng)目將不會被重新采購。若這個碼為N時(shí)，則表示還沒有進(jìn)行采購。若依據(jù)這個采購計(jì)劃生成采購訂單時(shí)，這個項(xiàng)目將會在采購訂單中顯示。若對采購訂單進(jìn)行刪除，則會更新采購計(jì)劃中的采購碼，從Y變?yōu)镹。而現(xiàn)在采購員的本意是以后也不需要采購了。若直接采取刪除操作，則采購員下次仍然可以進(jìn)行采購。顯然，這給日后的操作留下了一些安全隱患。而采購員采取指定結(jié)束作業(yè)的話，就不會更新采購計(jì)劃中的采購碼。

另外，對采購訂單進(jìn)行刪除也有一些限制條件。如采購訂單中已經(jīng)有部分收貨，而采購員想取消未收貨的項(xiàng)目。但是，因?yàn)椴少徲唵蔚哪硞€項(xiàng)目已經(jīng)收過貨，為了業(yè)務(wù)的安全，所以這張采購訂單是不允許撤銷審核的。為審核的狀態(tài)下，采購員也就不能夠刪除其他的行項(xiàng)目。

為此，采購員要盡量采用指定結(jié)束作業(yè)來取消采購訂單，而不是采用刪除操作。即使采購訂單沒有審核的情況下，若確定以后不需要采購，則最好先把采購訂單審核掉，然后進(jìn)行指定結(jié)束處理。這可以在最大程度上保障業(yè)務(wù)的連續(xù)性與安全性。（IT168）