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　　服務(wù)性郵件發(fā)送時一定要注意很多細節(jié)，包括什么情況發(fā)送、郵件主題、郵件內(nèi)容、發(fā)送的頻率、許可性設(shè)置等幾個方面，不僅要讓用戶對發(fā)送的服務(wù)性郵件不反感，還要讓用戶把郵件當作是網(wǎng)站提供的一種好的服務(wù)，更不會作為垃圾郵件來投訴。下面詳細介紹。

　　1 哪些情況下可給用戶發(fā)郵件

　　下面列出的情況可以給用戶發(fā)送郵件，主要根據(jù)B2B行業(yè)網(wǎng)站講解7個類別，其它的需要根據(jù)自己網(wǎng)站的情況來決定，標準就是這個信息，必須是關(guān)于用戶自己的信息，是用戶很關(guān)心、想看的。

　　(1)注冊會員、找回密碼發(fā)送郵件

　　 用戶在網(wǎng)站上注冊會員，必須要求用戶填寫郵件才能注冊，但是為了防止有的用戶亂填寫，所以必須要在郵件填寫的說明后面，加上一個引導：“請?zhí)顚懻_的郵件，接收用戶名和密碼”或“請?zhí)顚懻_的郵件，方便潛在買家與你聯(lián)系”，這樣用戶如果有郵件，絕大部分都會填寫正確的郵件。找回密碼用郵件來引導，這個不詳細講解。

　　有的網(wǎng)站，直接引導用戶用郵箱注冊，其實也是方便通過郵件與用戶取得溝通，有的個人用戶注冊是必須要通過郵件驗證的，這個方面同時也有缺點，有用戶確實沒有郵件，就不能注冊網(wǎng)站。具體的根據(jù)網(wǎng)站用戶群特點及性質(zhì)而定，《B2B行業(yè)門戶網(wǎng)站推廣實戰(zhàn)秘籍》認為，個人用戶可以要求必須要郵件驗證才能完成注冊，企業(yè)用戶就不必通過驗證了?；蛘呖梢酝瑫r用郵件名稱和用戶名注冊，不僅方便發(fā)送郵件，更重要的是用戶不會忘記用戶名。由于是初次發(fā)送郵件，在郵件末尾簡短的加上網(wǎng)站的口號、實力、提供的對用戶最有用的功能、內(nèi)容。

　　(2)潛在客戶詢價、留言發(fā)送郵件

　　 對企業(yè)用戶來講，潛在客戶會在線給自己留言，或者對產(chǎn)品發(fā)送在線詢價等信息，這類信息除了以站內(nèi)短信發(fā)送給用戶外，還要將郵件發(fā)送到用戶郵箱，目的在于讓用戶第一時間知道買家給他們留言或詢價，或者很久不來上您網(wǎng)站了，接到客戶的咨詢，對網(wǎng)站的看法就發(fā)生改變，會以后經(jīng)常來。對于一些具有IM的網(wǎng)站，在線留言或詢價可直接發(fā)送到即時通訊工具里，對于一些很具有價值的信息，網(wǎng)站的售后服務(wù)人員會有所挑選的直接通過手機短信發(fā)送到客戶的手機里，這種服務(wù)只對付費會員提供。

　　(3)好友最新發(fā)表的原創(chuàng)文章

　　 如果網(wǎng)站有博客欄目，并有互相加為好友的功能，比如：我在這個網(wǎng)站有50個好友，好友們發(fā)的原創(chuàng)文章，由于更具有價值，發(fā)送郵件給我，我就能第一時間收到，然后去看，由于好友本身就具有志同道合的意思，好友發(fā)的文章，自己需要看的幾率更大。但是如果是轉(zhuǎn)摘的，意義就不大了，一定要是原創(chuàng)的。這個人的好友如果太多，他就會收到許多的郵件，容易造成用戶的反感，就必須要限制發(fā)送郵件的次數(shù)，限制隔多少天發(fā)一次，每個月不能多于多少次，這個在后面再詳細講解。

　　(4)用戶發(fā)給自己的在線留言、站內(nèi)短信

　　 一般指空間、博客或論壇里的個人用戶，當然有的是企業(yè)用戶，但他更多以個人在社區(qū)里活躍，互相想認識，想交流，會通過站內(nèi)短信，或直接在線留言。這種信息除了在平臺上可以及時的看到外，也需要發(fā)送短信到用戶的郵箱。這類信息的發(fā)送也一定要注意發(fā)送的頻率，因為用戶并不是特別需要在郵件里去查看，而是更多的去網(wǎng)站上直接去查看。而我們常見的QQ空間，就把用戶的反饋直接通過右下角的彈出窗口，告訴用戶，這個我們就會感覺非常的方便。如果用戶的郵件采用FOXMAIL、OUTLOOK等，也會及時的收到反饋信息。

　　(5)網(wǎng)站編輯審核、推薦用戶的發(fā)的信息

　　 網(wǎng)站編輯對用戶發(fā)送的信息，如果審核通過，可以發(fā)送郵件告訴用戶，審核已經(jīng)通過，比如：發(fā)送的供應產(chǎn)品信息、企業(yè)簡介，都需要通過審核，審核通過后，就應該給用戶發(fā)個郵件通知，但是請一定注意，如果編輯在1小時或者2小時之內(nèi)審核了用戶發(fā)送的許多信息，只能發(fā)送一封郵件。比如用戶發(fā)了20條信息，編輯一般半小時內(nèi)就能審核好，如果審核一個就發(fā)一個郵件，用戶就會收到20封郵件，連刪除信息都不高興，太多了。用戶發(fā)送的信息被編輯推薦了，也是和上面同樣的道理要發(fā)送郵件提醒，注意發(fā)送頻率即可。

　　(6)用戶對站內(nèi)或站外用戶的邀請

　　 這個應用是目前常見的SNS常用的推廣手法，比如開心網(wǎng)、人人網(wǎng)(校內(nèi)網(wǎng))等平臺，就是這樣的推廣方法，可以說他們正是靠這種病毒式的推廣方法，非常快速的使網(wǎng)站獲得了大量的用戶，B2B行業(yè)網(wǎng)站，如果做空間，也可以采用這個方法，只要稍微加以改進，即可運用的很好，應該是目前我知道的把郵件營銷用到極致的平臺。SNS平臺采用了由用戶給自己的好友發(fā)送郵件，這個邀請方式由于是自己的好友，郵件顯得更真實，由于發(fā)送者與郵件接收者是認識的，而且很熟悉，對郵件很容易產(chǎn)生信任感，許多人就會按照發(fā)件人的邀請內(nèi)容，來到網(wǎng)站，注冊成為網(wǎng)站以員。

　　這種方式完全解決了3個問題：1、發(fā)送郵件的準確性，2、不會被系統(tǒng)判斷為垃圾郵件，3、用戶收到郵件后非常的信任郵件的內(nèi)容，發(fā)送的郵件起到的效果，比郵件列表好很多倍。所以《B2B行業(yè)門戶網(wǎng)站推廣實戰(zhàn)秘籍》極力推薦大家使用這種郵件推廣方式。

　　(7)用戶超過3或6個月未登錄，發(fā)送郵件提醒

　　 這個主要是為了激活一些老用戶來網(wǎng)站登錄后互動，具體的郵件內(nèi)容要根據(jù)每個網(wǎng)站的實際情況設(shè)置，主要包括：郵件要很客氣、對方可以設(shè)置不您給你他發(fā)送提醒郵件(不用登錄)、郵件內(nèi)容里加上最近網(wǎng)站的動態(tài)(比如新增加了那些功能、那些內(nèi)容)、登錄后網(wǎng)站提供那些服務(wù)等等，從而讓用戶重新來關(guān)注您的網(wǎng)站。

　　2 這類郵件的主題、內(nèi)容怎么設(shè)計

　　關(guān)于這種郵件的主題和內(nèi)容設(shè)計，其實非常簡單，最關(guān)鍵的是，在郵件主題里提到他們的全名或昵稱，告訴他們這個郵件給他們什么信息，模擬是他的朋友發(fā)過來的郵件。內(nèi)容設(shè)計也是如此，我們必須要表明這個信息是他的，我們發(fā)給他郵件，主要目的是幫助他們獲得更多的信息，而不是網(wǎng)站想發(fā)廣告給他們。具體的設(shè)置方法如下：

　　(1)郵件主題設(shè)計方法

　　整個郵件都要強調(diào)個性化，也就是說，在標題中巧妙插入接收者的名字，吸引讀者打開郵件。在這里具體的我不詳細講了，《B2B行業(yè)門戶網(wǎng)站推廣實戰(zhàn)秘籍》第四章有詳細的方法說明，這里就舉例吧：

　　A、李學江，您好！你在中國服裝網(wǎng)注冊的用戶名和密碼發(fā)給你，務(wù)必注意保管！

　　B、李學江，您好！這是“張松”向您咨詢“供應全自動縫紉機”的信息，注意跟蹤！

　　C、李學江，你的好友“天涯帥哥”在**網(wǎng)給你發(fā)送了最新留言，請及時查看！

　　D、李學江，你發(fā)的文章“我是一個不可理喻的人”被推薦置頂了，請查看E、李學江，您的朋友“張平”想讓你成為他在***空間的朋友，盡快查看這5個例子，都表明了郵件接收者的真實姓名，同時，對于好友的名字，文章的名字都用了引號，讓郵件接收者更加注意，同時在郵件后面，表明了這個郵件是幫助、提醒。對于這種向用戶反饋的郵件，郵件標題李都要出現(xiàn)用戶一看就熟悉的內(nèi)容，這樣郵件接收者不會把他舉報為垃圾郵件，更容易去開啟郵件查看。

　　(2)郵件內(nèi)容設(shè)計方法

　　郵件內(nèi)容的設(shè)計方法，主要要體現(xiàn)3點，第一點就是郵件接收者的名字，要出現(xiàn)在郵件開頭稱呼的位置；第二點就是郵件的落款，如果是以好友的名義發(fā)布的，必須要寫上好友自己的姓名；第三點就是，一定要告訴用戶，如果不想接收到這個郵件，可以到后臺助手去設(shè)置，不接收這個信息，并提供設(shè)置的鏈接，用戶可以很方便的點這個鏈接就能去設(shè)置，甚至不需要登錄，就不會接收到這個郵件。還是來舉例說明，以下是郵件內(nèi)容：

　　親愛的李學江：您好！

　　“張松”(上海**機械設(shè)備制造有限公司)向你發(fā)送的產(chǎn)品信息：“供應全自動縫紉機”做了詢價，詢價內(nèi)容如下：“請問這個機器的具體參數(shù)有那些？在山東地區(qū)賣什么價格？我想購買20臺，請與我聯(lián)系?！睆埶傻穆?lián)系方式如下：電話：0513-343456**手機：134866756***……………………。

　　請盡快與張松取得聯(lián)系，以免錯過商機！

　　從這里可以看出，我們把讓用戶自己決定是否收到此類郵件作為一個郵件中最重要的部分，可能大家認為是喧賓奪主了，其實不然，正如我的觀點，發(fā)這個類型的郵件，主要是為了給他們提供服務(wù)為主要目標，增加網(wǎng)站知名度、瀏覽量為次要的目的，這樣講就很好解釋了，如果用戶不想讓你提供服務(wù)，你何必又要硬讓他接收呢？你不在重要的位置提醒他，他可能還不知道可以設(shè)置的，這種他不想接收的郵件，你發(fā)多了，他直接把舉報為垃圾郵件，對網(wǎng)站的好印象大打折扣，同時還使你的郵件服務(wù)器被舉報。與垃圾郵件完全區(qū)分開，從長遠的角度來看，是有百利而無一害的，我們不能做涸澤而漁的事，一定要考慮可持續(xù)的、健康的發(fā)展方式。

　　3 郵件發(fā)送許可性及發(fā)送頻率

　　這個部分的內(nèi)容，在《B2B行業(yè)門戶網(wǎng)站推廣實戰(zhàn)秘籍》第四章“以用戶需求為導向的多種方式結(jié)合的郵件營銷推廣”的第3節(jié)已經(jīng)做了非常詳細的介紹。在這里再次拿出來介紹和分析，主要是想強調(diào)，即使是發(fā)送關(guān)于用戶自己的信息，也必須要是用戶自己許可的，用戶可以不讓你給他發(fā)送，就算同意發(fā)送，也必須要注意發(fā)送的頻率，否則仍然是垃圾郵件。

　　(1)服務(wù)性的郵件發(fā)送的許可性

　　必須要在每個郵件的頭部，詢問用戶是否允許發(fā)送，不允許發(fā)送，用戶可以自己到平臺去設(shè)置。設(shè)置的內(nèi)容在前面就已經(jīng)貼出過校內(nèi)網(wǎng)的郵件發(fā)送提醒設(shè)置，我們必須要把我們準備發(fā)送郵件的地方都列出來，允許用戶對某些操作設(shè)置發(fā)送郵件，有些操作設(shè)置不發(fā)送郵件。多的也不講了，再次貼出校內(nèi)網(wǎng)的郵件提醒設(shè)置，以供參考：

　　(2)服務(wù)性郵件的發(fā)送頻率

　　關(guān)于發(fā)送頻率問題，應該分兩種情況，有的只要用戶設(shè)置了發(fā)送郵件，就每條都必須要發(fā)送；有的就必須有一個限度，在多長時間發(fā)送一次，一個月不能超過多少次。

　　比如：潛在買家給用戶發(fā)送的在線詢價，如果用戶允許發(fā)送，就必須每條都發(fā)送。再比如：用戶給自己的留言，站內(nèi)短信，如果設(shè)置了發(fā)送，就每個短信都要發(fā)送。但是可以通過系統(tǒng)屏蔽一些廣告郵件的，比如一般的咨詢郵件字數(shù)都很少的，如果是有用戶通過站內(nèi)短信來傳遞廣告，一般都包含有站外鏈接、或者字數(shù)超過500字等等，對這種郵件，系統(tǒng)默認為不發(fā)送郵件給用戶，智能的屏蔽掉一些人為制造的垃圾郵件。

　　有的郵件由于數(shù)量很多，如果全部發(fā)送，必然會使用戶厭煩，必須要限制，比如：好友發(fā)送的原創(chuàng)文章，就必須要有所限制；再比如：用戶的信息被審核、被推薦，也使僅發(fā)送一部分。我認為扣除必須要發(fā)送的信息，其它信息，每個月發(fā)送的郵件不能超過5封，否則大部分用戶遲早都會產(chǎn)生反感的，在郵件里可寫明：我們只是發(fā)送了一部分信息給你，看更多的信息，請登錄網(wǎng)站后查看。

　　關(guān)于發(fā)送郵件頻率的問題，你可以自己做去一些測試，看看自己是不是收到太多的郵件后，會非常的反感，如果自己都認為很反感了，說明的確發(fā)的太多了，一些技術(shù)上的實現(xiàn)就不講了，你只要把需求提供給技術(shù)人員，一般都可以實現(xiàn)的