協(xié)同OA系統(tǒng)應用價值分析

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　　關于協(xié)同OA系統(tǒng)的應用價值問題，一些人認為，協(xié)同OA系統(tǒng)很重要，可以提升單位的管理水平和業(yè)務能力;一些人認為，協(xié)同OA系統(tǒng)沒有實際性的作用，花錢、花力不討好。那么應用協(xié)同OA系統(tǒng)的價值究竟在哪里?值不值得企業(yè)去投入?在此我們將予以分析。 關于協(xié)同OA系統(tǒng)的應用價值問題，一些人認為，協(xié)同OA系統(tǒng)很重要，可以提升單位的管理水平和業(yè)務能力;一些人認為，協(xié)同OA系統(tǒng)沒有實際性的作用，花錢、花力不討好，起不了實際作用。那么應用協(xié)同OA系統(tǒng)究竟有什么作用?值不值得企業(yè)去投入?在此我們將予以分析。

　　傳統(tǒng)的軟件廠商多提出協(xié)同OA系統(tǒng)如下價值，如：實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各種信息資源的共享、利用和開發(fā); 加強部門間、職員間的協(xié)同工作、提高整體工作效率; 有利于領導對整個單位各種情況的及時了解和掌控、以決策支持; 對外宣傳形象、擴大知名度; 加強與業(yè)務合作伙伴的聯(lián)系、溝通等。 以上這些提法，基本上是正確的，但概念上還是有些模糊，讓人不好捉摸。

　　我們認為，要分析協(xié)同OA系統(tǒng)的應用價值，首先得弄清楚協(xié)同OA系統(tǒng)的本質(zhì)：它只是一個軟件系統(tǒng)而已，是企業(yè)管理思想、行為制度的體現(xiàn)和規(guī)范手段。其核心是“管理的輔助工具”。此問題不可本末倒置，不能想象著“實施了協(xié)同OA系統(tǒng)便可以上升一個臺階”，如果如此想法，結果往往會讓你失望。因此實施協(xié)同OA系統(tǒng)重在內(nèi)部管理的規(guī)范和梳理。 從這個意義上講，協(xié)同OA系統(tǒng)的價值在于代表了企業(yè)的管理模式，使企業(yè)內(nèi)部行為約束和規(guī)范在協(xié)同OA系統(tǒng)體系下，避免人為性管理約束、讓管理更加規(guī)范、無私、科學。

　　其二，要知道協(xié)同OA系統(tǒng)遠不是簡單的信息公告、公文交換——那是10年前的概念，是一種狹義的理解，現(xiàn)在的協(xié)同OA系統(tǒng)已經(jīng)包含了更豐富的內(nèi)容，幾乎涉及柔性管理的問題都是協(xié)同OA系統(tǒng)所要解決的問題，如數(shù)據(jù)交換、應用整合、即時通訊、視頻會議、移動辦公等。這些應用功能體現(xiàn)著非常實效的價值。如對于許多機構分散的單位(如一些工程建筑公司、連鎖經(jīng)營企業(yè)、集團化企業(yè)等等)，由于地理位置的原因，文件傳遞、公告等信息往往人送車接，效率低、費用也是非常之高。而通過架設在Internet網(wǎng)絡的上協(xié)同OA系統(tǒng)則完好地解決了這一問題，既極大節(jié)省了經(jīng)營開支，同時也極大提高了內(nèi)部信息通暢效率。

　　其三，領導需要及時掌握企業(yè)內(nèi)部各方面(包括人力資源、財務、銷售等)的業(yè)務情況，在過去，往往需要財務部門、經(jīng)營部門給其整理相關報表，這極大影響了領導的決策支持的效率，而且領導的決策信息需求可能往往是隨機的。而這種問題，通過協(xié)同OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合能力也可以完好解決，領導在協(xié)同OA系統(tǒng)里可以查詢各個方面的決策信息。

　　那么對于政府事業(yè)單位呢?

　　協(xié)同OA系統(tǒng)最早應用于政府事業(yè)單位，但協(xié)同OA系統(tǒng)對于政府事業(yè)單位的作用往往并不如企業(yè)那么直效、明顯。這并不是協(xié)同OA系統(tǒng)的錯，而是在于政府事業(yè)單位的管理特點。在許多政府事業(yè)單位中，效率和成本往往不是關鍵考慮，所以協(xié)同OA系統(tǒng)的作用大打折扣了。如果領導沒有現(xiàn)代化的管理意識和思路，即使實施，也往往最終成了擺設。

　　但是協(xié)同OA系統(tǒng)對于政府事業(yè)單位的作用其實也是顯著的，它的作用往往體現(xiàn)在內(nèi)部信息公開、公文流轉(zhuǎn)、行政審批、文件交流共享等方面，能夠極大方便內(nèi)部的管理和信息處理。而從宏觀方面來講，信息化建設也改變我國政府現(xiàn)行運行機制、管理方法的重要技術保障，協(xié)同OA系統(tǒng)對于促進治國理政能力、促進和諧社會建設、帶動信息技術自主創(chuàng)新、引導企業(yè)信息化投資、促進第三方信息服務業(yè)發(fā)展等方面發(fā)揮關鍵作用。

　　可以說，協(xié)同OA系統(tǒng)的應用價值對于不同的行業(yè)不同的單位都有著不同的體現(xiàn)。如果說ERP是一個數(shù)學問題，那么OA便是一個哲學問題，影響的是企業(yè)運行的各個方面。