如何評(píng)價(jià)辦公自動(dòng)化軟件的易用性

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隨著辦公自動(dòng)化軟件的日漸普及，辦公自動(dòng)化軟件的易用性也受到前所未有的關(guān)注。作為成熟辦公自動(dòng)化軟件的重要標(biāo)志，易用性成為評(píng)價(jià)辦公自動(dòng)化軟件質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，甚至成為某些用戶(hù)辦公自動(dòng)化軟件選型的關(guān)鍵要素，那么如何評(píng)價(jià)其易用性呢？我們認(rèn)為，易理解性是辦公自動(dòng)化軟件易用的基礎(chǔ)，它主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

辦公自動(dòng)化軟件的宣傳資料：

宣傳資料應(yīng)實(shí)事求是，言簡(jiǎn)意賅，而不是過(guò)度包裝，描繪理想化的景象。但是很多辦公自動(dòng)化軟件為用戶(hù)提供的方案書(shū)上，為了顯示自己的先進(jìn)性，堆砌了一大堆抽象、時(shí)髦的概念和理論，并片面夸大辦公自動(dòng)化軟件的作用，好像無(wú)所不能，想以此“震住”用戶(hù)，卻搞得用戶(hù)云里霧里。

辦公自動(dòng)化軟件的功能名稱(chēng)：

功能名稱(chēng)和圖標(biāo)應(yīng)該直接、明了，沒(méi)有歧義，容易理解，讓用戶(hù)一看就知道是干什么的，而不是猜測(cè)其作用。但是很多辦公自動(dòng)化軟件對(duì)用戶(hù)特點(diǎn)不夠了解，公文、文件、消息和通告等混淆不清。

辦公自動(dòng)化軟件的使用手冊(cè)：

使用手冊(cè)應(yīng)該站在讀者的角度，充分考慮普通用戶(hù)的接受水平，語(yǔ)言直白、描述細(xì)致、邏輯清晰，盡量避免專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)。

辦公自動(dòng)化軟件的易學(xué)習(xí)性：

易學(xué)習(xí)性是與用戶(hù)為學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化軟件應(yīng)用（例如運(yùn)行控制、輸入、輸出）所花的努力有關(guān)的軟件屬性。易學(xué)習(xí)的辦公自動(dòng)軟件要求用戶(hù)進(jìn)入操作界面后一目了然，能夠很直觀(guān)、很容易的找到自己要使用的功能菜單，很方便的完成操作。

辦公自動(dòng)化軟件的易操作性：

易操作性是與用戶(hù)為操作和運(yùn)行控制所花的努力有關(guān)的軟件屬性。該特征要求辦公自動(dòng)化軟件的人機(jī)界面友好、界面設(shè)計(jì)科學(xué)合理以及操作簡(jiǎn)單等。因?yàn)橐陨咸卣?，操作性?qiáng)的辦公自動(dòng)化軟件可以讓用戶(hù)直接根據(jù)窗口提示上手使用，無(wú)需過(guò)多的參考使用說(shuō)明書(shū)和參加培訓(xùn)。而操作性差的辦公自動(dòng)化軟件則使用起來(lái)磕磕絆絆，別別扭扭。易操作的辦公自動(dòng)化軟件默認(rèn)和可選項(xiàng)多，就是允許管理員設(shè)置很多默認(rèn)和可選內(nèi)容，這樣操作者就盡量避免了過(guò)多的手工操作，只要選擇一個(gè)選項(xiàng)即可。比如公文流轉(zhuǎn)中管理員可以把公文模板設(shè)置的盡量詳細(xì)些，可以設(shè)置默認(rèn)主題和流程，可以設(shè)置審批動(dòng)作，這樣普通用戶(hù)只要調(diào)出模板，填填空、選選按鈕就可以了。

總之，辦公自動(dòng)化軟件的功能雖然越來(lái)強(qiáng)大，操作卻應(yīng)該越來(lái)越簡(jiǎn)單。對(duì)辦公自動(dòng)化軟件來(lái)說(shuō)，其最高境界就是做到“零手冊(cè)”，即無(wú)需手冊(cè)的幫助，就能夠直接上手使用，這就要求辦公自動(dòng)化軟件做到“所想即所見(jiàn)，所見(jiàn)即所得”。也就是說(shuō)你想它應(yīng)該是怎么實(shí)現(xiàn)的，它就是怎么實(shí)現(xiàn)的，你想它應(yīng)該是什么作用，它就是什么作用。