協(xié)同辦公成為超市信息化的新思路

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　　加入WTO以后，國際競爭在商業(yè)零售業(yè)特別是超市業(yè)態(tài)中的表現(xiàn)尤為突出。沃爾瑪、家樂福、麥德龍等國際零售巨頭紛紛進(jìn)入中國，并憑借著他們豐富的運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)、頗具規(guī)模的經(jīng)營體系，不斷擴(kuò)大市場份額，給國內(nèi)本土化的超市企業(yè)發(fā)展帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在嚴(yán)峻的現(xiàn)實(shí)面前，通過信息化提高自身的市場競爭力是本土超市的必然選擇。于是，ERP、物流軟件受到追捧，相關(guān)項(xiàng)目紛紛在國內(nèi)超市上線。然而，從華普等超市的實(shí)際情況看，這些系統(tǒng)并沒有達(dá)到預(yù)期的效果。超市信息化建設(shè)效果為什么打折，要從哪些方面努力才能提升信息化的效果？華普超市的經(jīng)驗(yàn)，也許會給我們一些啟發(fā)。

信息化為何沒效果

從1997年進(jìn)軍超市市場至今僅十年時(shí)間，華普超市（華普超市有限公司）的發(fā)展取得了驕人的成績。其產(chǎn)業(yè)規(guī)模迅速增長，機(jī)構(gòu)規(guī)模不斷擴(kuò)大，分部遍及全國各大都市，已經(jīng)成為國內(nèi)零售領(lǐng)域的堅(jiān)強(qiáng)砥柱。隨著發(fā)展步伐越來越快，社會榮譽(yù)越增越多，華普超市得到的并不是成正比的快樂，與之相反的是，成長的煩惱卻在與日俱增。其原有的管理模式無法滿足現(xiàn)在及將來發(fā)展的需求，已經(jīng)成為企業(yè)蒸蒸日上的桎梏。

從華普的信息化狀況來看，其信息化在企業(yè)運(yùn)作上的運(yùn)用已經(jīng)取得了一定規(guī)模的發(fā)展――具有廣域網(wǎng)的基礎(chǔ)，并購買了ERP和其它的物流軟件。但是，這些系統(tǒng)的上線，并沒有改變管理的難題，沒有明顯的效果。用華普的話來說，則是“發(fā)展跑得太快，管理卻總是慢上幾拍”。

華普經(jīng)營的地點(diǎn)分散，分支機(jī)構(gòu)龐大，總店和全國各分部之間及時(shí)有效的溝通是企業(yè)得以健康高效運(yùn)作的關(guān)鍵，但是華普仍舊沿襲電話、傳真、郵件等傳統(tǒng)的手工溝通模式，這種情況造成部門與部門之間，總部與分部之間的信息很難進(jìn)行統(tǒng)一共享，成為了企業(yè)發(fā)展道路上的絆腳石。

比如文件收發(fā)，多層分支機(jī)構(gòu)造成文件的收發(fā)過程冗長、審批復(fù)雜，常常是文件到了執(zhí)行部門時(shí)，時(shí)間已經(jīng)拖延了好幾天；又比如調(diào)貨，分部需要先與總部聯(lián)系，總部再查找每個(gè)分部的貨物情況，然后再分別通知兩個(gè)分部進(jìn)行調(diào)貨處理。這樣可能造成的后果是，貨物調(diào)完，銷量已經(jīng)進(jìn)入低谷。

溝通的滯后、脫節(jié)造成各部門之間的銜接緊密度不夠高，團(tuán)隊(duì)的協(xié)同能力無法得到及時(shí)有效的發(fā)揮。再用調(diào)貨來舉例，A分部派車到B分部拉貨，由于B分部沒有即時(shí)接到總部通知，不允許調(diào)貨，結(jié)果人為地造成時(shí)間浪費(fèi)，延誤商機(jī)，造成損失。

再者，企業(yè)的促銷、通知、公告、新聞、規(guī)章制度等各類信息無法快速、準(zhǔn)確地到達(dá)每個(gè)分支機(jī)構(gòu)。企業(yè)無法培養(yǎng)起至上而下的企業(yè)文化建設(shè)環(huán)境，也就意味著企業(yè)團(tuán)隊(duì)很難始終保持于統(tǒng)一、和諧、團(tuán)結(jié)的狀態(tài)。

總之，信息傳遞的瓶頸無法破除，不僅延誤了現(xiàn)有商機(jī)，更無法及時(shí)應(yīng)對市場的訊息萬變，對企業(yè)的運(yùn)營來說，這無疑為一個(gè)急需防范規(guī)避的風(fēng)險(xiǎn)。

另外，華普原始的工作流程缺乏一定的規(guī)范度，人為感情因素起較大作用，不少員工工作時(shí)會出現(xiàn)只憑感覺不守規(guī)范的狀態(tài)。久而久之，給公司整體素質(zhì)的提高帶來挑戰(zhàn)。

協(xié)同辦公解困

為何信息化發(fā)展到了一個(gè)階段，還存在這么多問題呢？原因是，華普的信息化技術(shù)應(yīng)用僅僅停留在日常業(yè)務(wù)操作層面上，比如收銀、采購等環(huán)節(jié)，卻忽略了管理，尤其是內(nèi)部信息溝通。華普超市的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)而清醒地意識到了這一點(diǎn)，通過深思熟慮，華普管理層堅(jiān)定了想法，決定為企業(yè)提供一個(gè)統(tǒng)一共享的協(xié)同辦公平臺，加強(qiáng)總部及全國各分支機(jī)構(gòu)的緊密聯(lián)系，規(guī)范、優(yōu)化辦公流程，加強(qiáng)企業(yè)對市場信息的實(shí)時(shí)有效掌握，從而提升企業(yè)管理水準(zhǔn)、運(yùn)轉(zhuǎn)效率，達(dá)到企業(yè)內(nèi)外資源的最大化利用和最優(yōu)化配置。

經(jīng)過多次溝通，最終華普超市堅(jiān)定了信心，選擇用金和軟件進(jìn)行精確管理。結(jié)合零售行業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，項(xiàng)目小組與各部門的管理人員進(jìn)行了深入的溝通和交流，最終根據(jù)華普超市的個(gè)性及需求量身定做了解決方案。2005年7月，項(xiàng)目小組開始了協(xié)同辦公平臺的實(shí)施工作。經(jīng)過1個(gè)多月的努力，順利完成了實(shí)施計(jì)劃中的所有項(xiàng)目，協(xié)同辦公平臺正式開始運(yùn)行，華普超市逐步實(shí)現(xiàn)從內(nèi)而外的精確管理。

華普協(xié)同辦公平臺實(shí)施目標(biāo)是搭建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公平臺架構(gòu)，完成數(shù)據(jù)中心的規(guī)劃設(shè)置，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部日常辦公流程的規(guī)范優(yōu)化及監(jiān)督可控性。主要模塊包括個(gè)人事務(wù)模塊、工作流程模塊、行政事務(wù)模塊、公共信息模塊以及自定義模塊。

個(gè)人事務(wù)模塊主要包括網(wǎng)絡(luò)尋呼、工作日記、計(jì)劃總結(jié)等功能。網(wǎng)絡(luò)尋呼結(jié)合了電話的即時(shí)性、郵件帶附件的功能和短信的方便性，同時(shí)克服了電話不可重現(xiàn)、郵件技術(shù)壁壘、短信輸入困難等缺點(diǎn)，它支持點(diǎn)對點(diǎn)、點(diǎn)對面、面對點(diǎn)的信息發(fā)送，還可召開網(wǎng)絡(luò)會議，即使出差在外，也能隨時(shí)實(shí)現(xiàn)溝通無障礙。工作日記包括日記錄入、日記查詢、日記管理功能。用戶記錄自己每天的工作總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)可以通過管理功能對其進(jìn)行查閱和批示。計(jì)劃總結(jié)包括計(jì)劃錄入、計(jì)劃查詢、計(jì)劃管理功能?？勺鰝€(gè)人計(jì)劃或代表部門做部門計(jì)劃。計(jì)劃分周計(jì)劃、月計(jì)劃、季度計(jì)劃和年度計(jì)劃。計(jì)劃可以匯總并通過審批。計(jì)劃完成后可以做相應(yīng)總結(jié)上交給領(lǐng)導(dǎo)。

工作流程模塊包括發(fā)文管理、收文管理、請示管理。發(fā)文管理使用戶可自定義發(fā)文流程、文件類型、文件模板，可進(jìn)行發(fā)文擬稿、部門審稿、部門之間會簽、秘書核稿、單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、辦公室志文、分發(fā)、歸檔，能夠?qū)崿F(xiàn)審批痕跡保留，同時(shí)提供流程監(jiān)控、跟蹤、催辦和查詢，極大地縮短了發(fā)文審核時(shí)間，保證了傳輸過程的安全穩(wěn)定性，痕跡保留為公司各管理層實(shí)施決策提供依據(jù)。對于收文管理，用戶可自定義收文流程，進(jìn)行收文登記、批示、傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)，辦理結(jié)果登記、歸檔等操作，支持對紙質(zhì)文件掃描錄入，提供流程監(jiān)控、跟蹤、催辦和查詢等功能，規(guī)范了收文流程，實(shí)現(xiàn)對文檔的有效集中管理，提高了工作效率和工作質(zhì)量。對于請示管理，用戶可自定義請示流程、請示類型、請示模版。其操作類似發(fā)文，主要用于內(nèi)部事項(xiàng)申請。提供流程監(jiān)控、跟蹤、催辦和查詢。

公共信息模塊主要是信息發(fā)布，可實(shí)現(xiàn)發(fā)布快訊、新聞、通知和電子期刊?？勺远x編發(fā)的審批流程。發(fā)布的快訊會在新聞窗口中橫向循環(huán)滾動(dòng)。通過與系統(tǒng)中“內(nèi)部論壇”功能的有效結(jié)合，每個(gè)員工都可以對熱點(diǎn)新聞直接進(jìn)行討論，提高了員工參與工作的積極性，增強(qiáng)了企業(yè)的核心凝聚力。

協(xié)同提升管理效率

通過協(xié)同辦公平臺項(xiàng)目的實(shí)施，華普公司在信息傳遞、溝通協(xié)作、流程規(guī)范等方面取得了明顯效果。在信息傳遞方面，改變了原來的以電話為主導(dǎo)的溝通方式，華普公司使用尋呼、新聞、通知等信息模塊，快速、準(zhǔn)確地把公司的各種信息（促銷、通知、決定、規(guī)章等）傳遞給各分部，有效解決信息不對稱、信息失真等情況，加快了信息傳遞效率，不僅提高了員工的工作效率和工作質(zhì)量，通過對信息的及時(shí)掌握，有效整合利用，給領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)時(shí)決策提供了依據(jù)，為企業(yè)建立強(qiáng)大的市場響應(yīng)機(jī)制起到了強(qiáng)有力的促進(jìn)作用。

在溝通協(xié)作方面，通過統(tǒng)一的協(xié)同辦公系統(tǒng)，將總部及各地分散的門店緊密地聯(lián)系起來，尋呼模塊的使用大大降低了溝通成本，使溝通更加便捷、清晰、安全；溝通信息的痕跡保留加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)對員工工作狀況的實(shí)時(shí)掌握和有效管理；信息渠道的暢通促進(jìn)了上下級之間、部門與部門之間、員工與員工之間的相互協(xié)作，提高公司整體的效率。

通過內(nèi)部請示模塊，華普公司的所有審批（如合同、費(fèi)用、調(diào)貨等）都使用內(nèi)部請示模塊進(jìn)行審批及管理，不僅規(guī)范了工作流程，還加快了業(yè)務(wù)處理效率，更加杜絕了人為因素的干擾?？偛窟€可以使用流程查詢，查找工作流程中的瓶頸，找到相應(yīng)的解決辦法，從而進(jìn)一步提高公司的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

從華普超市的經(jīng)驗(yàn)來看，信息化建設(shè)要取得效果，必須解決審批流程、溝通協(xié)作等問題。這不是ERP或物流系統(tǒng)所能解決的，協(xié)同辦公平臺能為企業(yè)建立一個(gè)統(tǒng)一的辦公平臺，能提高企業(yè)辦公效率，從而也凸顯了信息化建設(shè)的效果。當(dāng)然，很多行業(yè)的信息化建設(shè)路徑不是這樣的，他們是從內(nèi)部辦公平臺開始的，也就不會遇到華普這樣的問題。對于站在零售業(yè)風(fēng)口浪尖的超市來說，急切通過上線ERP等系統(tǒng)提高競爭力的心情是可以理解的，但是建好內(nèi)部協(xié)同辦公平臺是不可忽視的。