協(xié)同辦公 科學(xué)管理

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塔里木油田公司隸屬于中國(guó)石油天然氣股份有限公司，是一家集油氣勘探、開(kāi)發(fā)、煉化、銷(xiāo)售和科研為一體的大型國(guó)有石油企業(yè)，是西氣東輸工程的天然氣主要資源地。目前擁有員工總數(shù)12000多人，資產(chǎn)總量255億元，建成原油生產(chǎn)能力630萬(wàn)噸/年、天然氣生產(chǎn)能力130億立方米/年。2006年油氣當(dāng)量將突破1600萬(wàn)噸而躋身中國(guó)石油三大地區(qū)公司。

協(xié)同需求

內(nèi)部協(xié)同辦公。以前新疆塔里木油田內(nèi)部辦公溝通方式主要以小范圍面對(duì)面交談或者召開(kāi)各種會(huì)議為主。溝通方式比較傳統(tǒng)，受時(shí)間和人員等各方面的影響較大，且溝通內(nèi)容無(wú)法完整記錄，給日后查詢(xún)帶來(lái)了困難。信息之間的關(guān)聯(lián)性較差，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享，也無(wú)法很好地管理部門(mén)知識(shí)，致使協(xié)同工作及管理缺乏規(guī)范性和科學(xué)性。因此企業(yè)需要借助先進(jìn)的信息技術(shù)，利用協(xié)同辦公系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)科學(xué)、方便的內(nèi)部協(xié)同辦公。

項(xiàng)目管理。由于企業(yè)缺乏對(duì)項(xiàng)目管理的系統(tǒng)工具，需要建立獨(dú)具特色的工程項(xiàng)目管理辦法，借助信息化系統(tǒng)建設(shè)對(duì)塔河油田采油一區(qū)承擔(dān)的各種工程，實(shí)施全程化的管理，以確保各個(gè)項(xiàng)目均能保質(zhì)保量、按期完成交付用戶(hù)使用。另外，項(xiàng)目結(jié)束后也需要系統(tǒng)提供詳細(xì)的項(xiàng)目管理文檔記錄，保證知識(shí)的積累和復(fù)用，實(shí)現(xiàn)一整套包括項(xiàng)目規(guī)劃、建立、進(jìn)展和記錄的、系統(tǒng)的項(xiàng)目管理流程。

移動(dòng)及異地協(xié)同辦公。由于企業(yè)存在輪休機(jī)制（連續(xù)工作2個(gè)月休息一個(gè)月）及廠領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常性出差，因此塔里木油田對(duì)異地、移動(dòng)協(xié)同辦公及異地審批公文的需求比較突出。這種輪休制度要求有一套管理系統(tǒng)可以讓管理者無(wú)論是在家還是出差都和在廠區(qū)一樣，能夠方便地解決工作中的各種問(wèn)題。

點(diǎn)擊科技協(xié)同解決之道

針對(duì)塔里木油田的具體情況和實(shí)際需求，點(diǎn)擊科技為其部署了包括競(jìng)開(kāi)協(xié)同之星（GK-Star）、競(jìng)開(kāi)協(xié)同服務(wù)器（Geneking Collaboration Sever）和應(yīng)用整合在內(nèi)的競(jìng)開(kāi)協(xié)同應(yīng)用平臺(tái)。該平臺(tái)是一套典型的跨地域協(xié)同辦公解決方案，能夠讓員工之間實(shí)現(xiàn)良好的協(xié)同辦公。

平臺(tái)中GK-Star是一套高度集成的客戶(hù)端協(xié)同辦公平臺(tái)，具有綜合通信、協(xié)同工作、關(guān)系管理三大核心功能和多種應(yīng)用整合:

商用即時(shí)通信。GK-Star集成了電子郵件、即時(shí)通信、手機(jī)短信、語(yǔ)音對(duì)話、IP電話、視頻以及加密文件傳輸?shù)燃夹g(shù)，并與事務(wù)關(guān)系管理功能配合，是一個(gè)先進(jìn)的通信平臺(tái)。塔里木油田公司通過(guò)這些功能使得員工之間可以實(shí)時(shí)保持聯(lián)系。

協(xié)作區(qū)。協(xié)作區(qū)是GK-Star的主要功能實(shí)現(xiàn)手段，它是多人溝通的工具，不受時(shí)間、網(wǎng)絡(luò)和地域的限制，能夠支持多人、團(tuán)隊(duì)和組織協(xié)作辦公并且實(shí)現(xiàn)了工作中的項(xiàng)目管理。目前提供文件共享、日程共享、團(tuán)隊(duì)討論板、名片共享、白板工具五種工具。

通過(guò)項(xiàng)目協(xié)作區(qū)，公司領(lǐng)導(dǎo)可以實(shí)時(shí)查看公司各個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度情況，從而可對(duì)公司的各個(gè)項(xiàng)目都有一個(gè)實(shí)時(shí)的掌握。

協(xié)同收益

由競(jìng)開(kāi)協(xié)同平臺(tái)構(gòu)建的該公司協(xié)同辦公解決方案，實(shí)現(xiàn)了依托信息化進(jìn)行科學(xué)管理、提高業(yè)務(wù)效率、充分利用資源的原定目標(biāo)，為客戶(hù)帶來(lái)了以下收益:

提高工作效率。方案有效地解決了公司各部門(mén)實(shí)際工作中的溝通、協(xié)作問(wèn)題，大大提高了工作效率。通過(guò)該平臺(tái)，公司領(lǐng)導(dǎo)能夠隨時(shí)了解員工的工作進(jìn)度，聽(tīng)取人員匯報(bào)，安排工作日程等，員工之間同樣可以隨時(shí)針對(duì)工作任務(wù)、工作方式等問(wèn)題展開(kāi)討論。提供了一個(gè)高度互動(dòng)、個(gè)性化的工作環(huán)境。通過(guò)此協(xié)同辦公平臺(tái)拉近了因公司的輪休制度產(chǎn)生的員工之間的“距離”，真正實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程協(xié)同辦公。

改變了過(guò)去單一的電子郵件的工作方式，提供了即時(shí)通信、手機(jī)短信、協(xié)作區(qū)共享和電子郵件等多種綜合通信手段，同時(shí)提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)能力，大大提高了信息文檔的查找效率，提高了工作效率。

節(jié)約辦公成本。商用即時(shí)通信及協(xié)作區(qū)的使用，使原本需要電話、出差或面談才能解決的問(wèn)題簡(jiǎn)化，借助新型的技術(shù)手段，大大縮短了溝通的時(shí)間，壓縮了商務(wù)成本。

管理方式更先進(jìn)。平臺(tái)具有良好的網(wǎng)絡(luò)適應(yīng)性，能夠適應(yīng)不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，公司員工即使出差同樣能夠及時(shí)與公司保持聯(lián)系。協(xié)調(diào)各種資源，確保工作任務(wù)順利進(jìn)行。如今，無(wú)論員工身處何地，都可以通過(guò)即時(shí)通信、協(xié)作區(qū)，對(duì)其工作狀況進(jìn)行關(guān)注，分配工作任務(wù)，了解工作進(jìn)展，這是全新的動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)管理方式，意味著更充分發(fā)揮出團(tuán)隊(duì)協(xié)作的優(yōu)勢(shì)，以取得市場(chǎng)先機(jī)。