網(wǎng)上審批成“雞肋”有何良方對癥下藥

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網(wǎng)上審批系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)意義上公文審批物理時空的不足、局限，提供了高效率、全透明、全天候、全位置的在線交互服務(wù)，大大提高機(jī)關(guān)企事業(yè)單位行政管理效率，是信息化時代大勢所趨，也是信息化時代的主要烙印之一。

網(wǎng)上審批多成擺設(shè)，“雞肋”現(xiàn)象屢見不鮮

南方某市為了推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)，三年前就推行以網(wǎng)上行政審批為重點(diǎn)的行政審批中心建設(shè)。然而自誕生那一天起，“收發(fā)室”之困就成行政服務(wù)中心揮之不去的難題。此市一些政府部門雖在行政服務(wù)中心設(shè)立了窗口，但許可或?qū)徟马?xiàng)的授權(quán)不到位，窗口只能進(jìn)行簡單的申報(bào)材料、許可或?qū)徟氖瞻l(fā)，許多審批過程要回到原部門進(jìn)行，而需要原件證照也仍需人工查驗(yàn)，窗口人員成了擺設(shè)。

一家食品企業(yè)在進(jìn)行OA應(yīng)用初期也陷入困惑，當(dāng)時推廣應(yīng)用的思路是想把所有紙質(zhì)表單全部做成網(wǎng)上工作流，進(jìn)行網(wǎng)上審批，提高企業(yè)管理效率?？蛇^了一個多月的運(yùn)行后，發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)的應(yīng)用僅局限于收發(fā)短信、通知和存檔而已，員工們抱怨說事事要用電子化審批很麻煩。3個多月后，這家企業(yè)老總竟發(fā)布通知，暫停網(wǎng)上審批，要求所有公文審批由秘書打印成紙質(zhì)后送他批閱。

不管是OA、HR或是CRM，還是目前機(jī)關(guān)單位推行便民的電子政務(wù)，它們的主要特征與功能之一就是工作流，也即公文流轉(zhuǎn)，主要是進(jìn)行網(wǎng)上公文審批處理。

然而，很多數(shù)用戶單位而言，卻感慨頗多，這些系統(tǒng)工作流的主要功能大部分閑置，網(wǎng)上審批很少流轉(zhuǎn)，也遭領(lǐng)導(dǎo)層棄用，使得這些系統(tǒng)網(wǎng)上審批功能變成了雞肋，成了目前信息化建設(shè)應(yīng)用推廣中一個通病。

網(wǎng)上審批何以味如“雞肋”？

為什么信息化建設(shè)會常出現(xiàn)高成功率、低效用率的現(xiàn)象，網(wǎng)上審批變成“雞肋”？

一是某些軟件系統(tǒng)細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)不夠完美，流程不合理。以公文流轉(zhuǎn)為主要特點(diǎn)的OA軟件為例，時下不少OA審批設(shè)計(jì)流程比較繁瑣，員工平時只需要10分鐘就可以完成的事情，有可能通過軟件的操作和運(yùn)轉(zhuǎn)，反而需要30分鐘甚至更長時間。

二是體制問題造成相關(guān)部門各自為政，互聯(lián)互通難，制約網(wǎng)上審批。企業(yè)有多個分支機(jī)構(gòu)、部門，一些企業(yè)集團(tuán)還有異地分公司，市級政府也有眾多機(jī)關(guān)單位，但是現(xiàn)實(shí)是不同分支機(jī)構(gòu)、部門之間常缺乏業(yè)務(wù)協(xié)同和信息共享機(jī)制，大多數(shù)審批系統(tǒng)之間相互孤立。

三是安全性困擾著網(wǎng)上審批的推廣普及。目前雖然已經(jīng)有一些基于Office文檔上的“簽章軟件”，但這樣的簽章文檔并不具足夠的安全強(qiáng)度，在文檔上加蓋印章有時難于保證電子印章和文檔內(nèi)容的安全；其二是電子公文傳輸中安全性。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲，容易受到黑客、病毒攻擊，造成公文失密、信息被盜改等嚴(yán)重后果，因此用戶單位對電子公文的加密能否確保絕對安全、部門之間交換電子文件如何互聯(lián)互信、有效性如何確定等問題心存憂慮。

四是用戶單位 “只有紙上才來得安全放心”的傳統(tǒng)老觀念影響著網(wǎng)上工作流審批模式進(jìn)一步推廣。目前我國機(jī)關(guān)企事業(yè)網(wǎng)上辦公審批系統(tǒng)已開通多年，但網(wǎng)上辦公大都只能停留在初檢階段甚或“粗檢”階段，在不少人眼里由于網(wǎng)上材料缺乏物證、公信力與法律性，應(yīng)用公文進(jìn)行網(wǎng)上流轉(zhuǎn)審批，應(yīng)用者會感覺不放心，只相信手寫的憑據(jù)，特別是財(cái)務(wù)、采購部門以及政府公用辦事部門。

上述幾大障礙的存在，容易導(dǎo)致“網(wǎng)上審批”的膚淺化——使網(wǎng)上審批僅僅能完成網(wǎng)上表單下載、信息遞交等比較“初級”工作，而不能再更深一步地發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。

網(wǎng)上審批二次突破，路在何方？

時下以網(wǎng)上審批為中心的信息化建設(shè)已成了國內(nèi)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位效能建設(shè)的重點(diǎn)，雖然網(wǎng)上審批建設(shè)一路走來，苦樂交加，成敗皆有，但目前網(wǎng)上審批已處于改革深水區(qū)，是不能走回頭路，只有繼續(xù)探索革新才是正道。如今網(wǎng)上審批二次突破，路在何方?CIO又該如何作為？

一是以“整體戰(zhàn)略”推動網(wǎng)上審批建設(shè)全面有序進(jìn)行。國家機(jī)關(guān)部門應(yīng)盡快根據(jù)信息化的特點(diǎn)，對有關(guān)辦事流程的規(guī)定進(jìn)行修正或補(bǔ)充，簡政放權(quán)，從程序上為網(wǎng)上審批的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造良好環(huán)境；而對企業(yè)而言，則應(yīng)從管理體制、技術(shù)培訓(xùn)等方面著重切入，為“網(wǎng)上審批”朝著更有效、更實(shí)用的階段邁進(jìn)掃清障礙，尤其是部門之間審批業(yè)務(wù)的配合、利益的平衡以及人際關(guān)系的協(xié)調(diào)。

二是讓“紙上辦公”與“網(wǎng)上辦公”并存過渡。另外，也可采取打印流程中的部分重要字據(jù)，然后讓相關(guān)事項(xiàng)當(dāng)事人手寫簽字備案，這樣也能解決部分“眼見為實(shí)”的擔(dān)憂問題。

三是完善安全機(jī)制，為網(wǎng)上審批工作提供保障。網(wǎng)上審批安全系統(tǒng)應(yīng)能提供完善的身份認(rèn)證機(jī)制、嚴(yán)密的權(quán)限控制體系、關(guān)鍵數(shù)據(jù)加密、詳細(xì)的日志信息記錄等安全措施，同時，“用戶身份鎖”、預(yù)留標(biāo)準(zhǔn)的CA認(rèn)證接口等安全措施應(yīng)更進(jìn)一步提升系統(tǒng)的安全等級，最大保障審批業(yè)務(wù)的順利開展。同時盡早全面推行電子簽章，使電子簽章得到法律有效確認(rèn)。

四是利用手寫技術(shù)，提高網(wǎng)上公文審批的可靠性、安全性。用過WORD文檔的人都知道電子文檔中批注的麻煩。如果單位領(lǐng)導(dǎo)采用手寫技術(shù)，公文修改時就可以避免這些問題。一方面手寫直接在原文上進(jìn)行批注，更符合領(lǐng)導(dǎo)的使用習(xí)慣；另一方面各人的手寫筆跡都是不相同，如有人要冒名領(lǐng)導(dǎo)簽批文檔的話，就會容易通過簽名鑒別給“揪”出來。另外，手寫技術(shù)，也符合人們?nèi)﹂啞⒑炁酥疗鸩菸募牧?xí)慣，可大為方便習(xí)慣紙筆的人士。

另外，用戶單位領(lǐng)導(dǎo)要破除懷疑思想、部門主義、利益思想，率先垂范應(yīng)用網(wǎng)上審批流程，身體力行推動信息化建設(shè)，也很重要。（IT168）