財務管理系統(tǒng)選型之打印格式的設置

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眾所周知，財務管理系統(tǒng)有一個很大的特點，就是報表、憑證特別的多。一年下來，財務部門的報表憑證可以裝好幾個籮筐了。為此倪建峰給王曉的最后一個選型建議就是要關注一下系統(tǒng)的打印功能，看能否滿足企業(yè)的需要。如果財務人員不能夠直接從財務系統(tǒng)中打印憑證與報表，而是需要先導出數(shù)據(jù)調整格式后再打印或者需要參考系統(tǒng)數(shù)據(jù)再手工填寫報表與憑證的話，那真是太折磨人了。具體來說，倪建峰建議王曉從如下角度考量財務管理系統(tǒng)的打印格式功能。

一、 部門三欄式明細帳打印

部門三欄式明細帳是企業(yè)當前采用的最多的明細帳打印格式。根據(jù)筆者的了解，即使財務人員當前沒有采用這個打印格式，若沒有其他選在的話，他們也比較樂意接受這種部門三欄式明細帳打印。所以如果確實不知道需要哪些明細帳打印格式的話，那么至少要保證在系統(tǒng)中能夠靈活的實現(xiàn)這個部門三欄式明細帳打印格式?？梢哉f這是一個非常通用的明細帳打印方式。具體來說，在打印三欄式明細帳時，要能夠實現(xiàn)如下控制。

一是排序的控制。在報表打印時，要允許用戶可以選擇按年排序或者按月排序。這兩種排序方式各有優(yōu)缺點。如選擇按年排頁，則系統(tǒng)在打印時會從第一個會計月開始將明細帳順序排頁，再將打印月份范圍所在的頁打印輸出。不過此時可能會有一個缺陷。即若選擇所選擇月份的范圍不是第一個月的話，則打印結果有可能不是從第一頁開始。如選擇按月排序，則打印時系統(tǒng)會從所選擇月份范圍的起始月份開始將明細帳排頁，再將其打印輸出。如此即使所選月份范圍不是第一個月，則打印結果的頁號也必然從1頁開始。故如果員工需要打印整年的明細帳，則往往采用按年排頁。如果打印的是某個月份的明細帳，則還是采用按月排頁的好。為此系統(tǒng)要方便用戶在打印的時候進行選擇。做好這個排序規(guī)則不是在基礎資料中定義。而是在打印頁面設置進行設置。如此用戶不用每次打印時都去基本信息中進行調整。這個功能在用友通標準版帳務處理軟件中可以通過排序控制來實現(xiàn)。

二是默認的寬度與格式。大家都知道，明細賬有其固定的格式。為此系統(tǒng)中默認情況下會設計好一個通用的格式。如摘要字段最多為20個漢字、金額數(shù)量等打印寬度為16位數(shù)字等等。但是某些情況下，財務人員可能需要對這些進行微調。如需要調整摘要的寬度等等。為此系統(tǒng)管理員需要允許用戶更改這個格式。但是這又一個前期，即以后用戶還需要能夠恢復這個默認格式的設置。畢竟默認格式是國家所允許的標準格式。這在技術上也比較容易實現(xiàn)。只需要系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中新格式不會覆蓋默認格式即可。如此當財務用戶需要恢復默認格式時，就可以利用默認格式的值來代替用戶所設置的值。這個功能非常的重要。如有些企業(yè)可能剛開始沒有實現(xiàn)套打，那就會根據(jù)自己的需要來實現(xiàn)報表的打印設置。但是如果企業(yè)后來需要實現(xiàn)套打了，那么最簡單的方式就是購買標準的明細帳帳簿，并恢復默認打印設置。不用再做其他的調整，就可以很漂亮的實現(xiàn)套打。這個功能在用友通標準版帳務處理軟件中可以通過頁面設置來實現(xiàn)。

三是最后一頁未滿是否也打印。在財務報表打印時，有一個很嚴格的限制。就是每一頁都必須滿，不允許有半頁的內容。故在打印一些正式的報表時，若最后一頁未滿則不能夠打印。但是在實際工作中，有些并不是正式的報表。如總經(jīng)理需要3月份的明細帳時，財務人員就需要打印出整個月份的明細帳。為此即使最后一頁未滿也必須打印出來。否則的話，打印出來的內容就會不完整。這就跟其他系統(tǒng)的打印不同。為此財務系統(tǒng)要能夠提供這個選項。財務人員可以根據(jù)實際情況來現(xiàn)在是否要打印未滿的頁。如果選擇不打印的話，則當所打印的明細帳最后一頁不能打滿一頁實，不打印最后一頁。若該明細賬只有一頁，且不滿時，也不會打印這一頁的內容。否則的話，下次打印的時候很難在原來一頁上繼續(xù)打印。這個功能在用友通標準版帳務處理軟件中可以通過頁面設置來實現(xiàn)。

二、 財務系統(tǒng)套打功能

財務部門存檔的憑證、帳簿或者報表，國家都有強制的格式。如資產(chǎn)負責表、現(xiàn)金流量表或者科目帳簿等等。如果財務人員打印在普通的A4紙上往往國家并不認帳。如會計事務所在稽核的時候，也會判企業(yè)違規(guī)。此時，財務人員就只有兩個選擇。一是對照系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)把數(shù)字抄襲到規(guī)定的格式中。二是實現(xiàn)套打。即把規(guī)定的格式買回來，然后直接在上面打印。很明顯，套打可以大大減少財務人員的工作量。但是要實現(xiàn)套打的話，對系統(tǒng)提出了比較大的挑戰(zhàn)。

在判斷系統(tǒng)是否支持套打功能，可以從以下幾個方面去判斷。

最簡單的方法就是從市場上買回現(xiàn)成的帳簿格式，讓對方售前咨詢顧問打印。此時企業(yè)IT負責人可能也看不懂這個格式是否準確。那就要把這個格式交給財務人員，讓他們判斷這么打印是否可以。如果財務人員認可了這個格式，那么就沒有問題了。如果他們覺得這個格式不行，那么即使對方說破了口舌，這仍然是行不通的。

如果一定要設置幾個標準的話，那倪建峰給王曉提了幾個參考標準。

一是是否要實現(xiàn)套打要用戶說了算。也就是說，有時候用戶可能不需要套打。如財務人員有時候需要把賬目明細打印到普通的A4紙上進行對帳。此時，就不需要套打。所以系統(tǒng)最好能夠給出一個選項，來用戶來根據(jù)實際情況做出判斷，到底是否要套打。不過套打是常態(tài)，仍然是必須具備的功能。

二是要考慮套打是否容易實現(xiàn)。套打的實際含義就是只打內容不打格式。有些財務管理軟件說是可以實現(xiàn)套打，但是設計起來很麻煩，如需要把一些格式手工的去掉。如要把所有的格子線設置為不打印；要把一些字段標題文字設置一個個的設置不打印，而只打印內容等等。若一個報表有100個字段，則就要設置一百次。很明顯，這管理起來工作量太大。故如果從工作量上考慮，王曉還需要關注以下，其實現(xiàn)起來是否方便。若按照倪建峰的意思，最好只通過一個步驟即可。即可以在報表設置出，涉及一個是否套打的字段。只要管理員在這里選擇套打，那么相關格子線、字段的標題等等都會自動設置為不打印。如此實現(xiàn)起來也就很方便了。

三是考慮系統(tǒng)是否提供了標準化的套打格式。有些軟件雖然號稱可以實現(xiàn)套打，但是格式需要用戶自己調整。這個調整的工作量可不是說說的。倪建峰一次花了一天的時間才調整好一張報表。畢竟財務部門所需要用到的報表與憑證與其他部門的不同，都有固定的格似乎。為此，王曉只要去考察一下，系統(tǒng)中設置的默認套打格式是否符合現(xiàn)有常用的規(guī)范格式。另外對一些靈活性要求比較大的憑證，那就不用這么嚴格的要求。這里指的標準化套打格式，是指國家有明確規(guī)定的格式，如資產(chǎn)負責表、所有者權益表、現(xiàn)金日記帳等等。

其實關于套打的功能在用友通標準版帳務處理軟件中以及功能實現(xiàn)的非常不錯。其專門有一個套打的模塊來進行套打功能的管理。而且還有與之對應的套打表單提供。

以上功能在用友通標準版帳務處理軟件中都有類似的實現(xiàn)。若各位讀者看了這篇文章對其中的需求還不是很清晰的話，可以下載一個用友軟件的試用版來看看。這對大家進行軟件選型會有很大的幫助。（IT專家網(wǎng)）