ERP實(shí)施手記：物料流水編碼有危害

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最近我在負(fù)責(zé)一家外貿(mào)加工企業(yè)的ERP項(xiàng)目。這家企業(yè)，在上ERP項(xiàng)目之前，已經(jīng)有了一個(gè)簡單的物料管理系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)是他們自己開發(fā)的。主要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)功能，一是物料基本信息的管理，二是產(chǎn)品物料清單的控制，同時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)材料成本的匯總統(tǒng)計(jì)等等。這些，不是我要說的重點(diǎn)。我要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)是，這個(gè)系統(tǒng)的物料編碼，用的是八位的流水編碼。

這個(gè)編碼法則存在如下危害：

1、材料的種類無法分清。如任何一個(gè)員工，都無法根據(jù)編碼，一目了然的指導(dǎo)，哪個(gè)是成品，哪個(gè)是包裝材料，哪個(gè)是零件。都要結(jié)合具體的材料名稱或者描述，才能知道這個(gè)材料具體是什么東西。一般只有工作了好幾年的老員工，才能根據(jù)材料編號(hào)叫出材料的名字、規(guī)格等等，而且，他們也只能叫出常用的材料編號(hào)而已。這就給日常的查詢帶來了非常的不變。如用戶要查詢某個(gè)零件，其不能根據(jù)編碼來查詢，而只能通過零件的名字或者描述字段，才能查詢。這就失去了物料編碼的意義，不同通過物料編碼實(shí)現(xiàn)對(duì)于物料的快速定位。

2、流水編碼，容易造成一物而碼的情況。因?yàn)槔昧魉幋a，上面我們說過，會(huì)給查詢帶來一定的困難。而用戶由于操作不熟悉或者其他原因，使得物料本來在系統(tǒng)中，但是，其查不到。故就會(huì)重新編寫編碼及相關(guān)信息。這就導(dǎo)致了在系統(tǒng)中，一物二碼情況的存在。企業(yè)現(xiàn)在的物料管理系統(tǒng)，物料重復(fù)編碼的情況普遍存在，據(jù)他們自己的統(tǒng)計(jì)，大概有5%的物料編碼都是重復(fù)的。按照他們5000個(gè)物料編碼來統(tǒng)計(jì)的話，那起碼有250個(gè)編碼是重復(fù)的。若把這個(gè)編碼體系引入到erp系統(tǒng)中，肯定是不行的。

3、對(duì)于新員工接受老員工的工作，帶來了非常大的困惑。流水編碼，不能一目了然的反應(yīng)材料的內(nèi)容，所以，若新員工一進(jìn)企業(yè)，面對(duì)著這些冷冰冰的數(shù)字，他們會(huì)無所適從。讓他們熟悉這些編碼，估計(jì)沒有幾個(gè)月的功夫，是搞不定的。所以，這就人為的給新員工設(shè)置了一道障礙，讓他們無法最快的適應(yīng)這個(gè)編碼原則，無法迅速的進(jìn)入工作角色。因?yàn)槲锪暇幋a是企業(yè)工作的基礎(chǔ)性的內(nèi)容，不了解這個(gè)，很多工作無法正常展開。

剛開始，這家客戶還比較固執(zhí)，堅(jiān)持要把這個(gè)系統(tǒng)中的物料信息導(dǎo)入到ERP系統(tǒng)中即可。我一看這個(gè)系統(tǒng)中的物料基本信息，就覺得不對(duì)頭。若原封不動(dòng)的把這些信息導(dǎo)入到ERP系統(tǒng)的帳套里，那肯定會(huì)出大問題的。我費(fèi)盡口舌，指出了現(xiàn)在物料編碼存在的隱患及現(xiàn)有物料基本信息中存在的錯(cuò)誤，用實(shí)際資料說服了企業(yè)，企業(yè)制定出了新的物料編碼規(guī)則。

新的物料編碼仍然采用了純數(shù)字流水編碼的方式，但是，比原來的流水編碼有了改進(jìn)，就是加入了產(chǎn)品的分類。他們把材料分為了三大類十五小類，三大類分別是成品、零件及包裝材料。每個(gè)大類中，另分小類若干。這個(gè)編碼方式，明顯比原來的編碼方式要好的多。無論是查詢還是對(duì)于員工的接受能力，都是非常大的提高；最重要的是，通過提高了的查詢的能力，可以非常好的解決一物二碼的情況。

但是，畢竟是純數(shù)字編碼，還存在一些問題。

1、因?yàn)槭羌償?shù)字編碼，所以，用戶要靠死記硬背才能記住物料的種類。在8位的物料編碼中，第一位表示物料的大類，后兩位表示物料的小類。物料大類三類，要記住很容易；但是，物料小類有十五類，以后可能更多。要記住這十五類對(duì)應(yīng)的數(shù)字，那可是一項(xiàng)艱巨的工作。在實(shí)際工作中，員工喜歡把他打印出來，做成一張表，放在身邊，以供查詢。

2、對(duì)于偶爾使用系統(tǒng)的人，純數(shù)字的物料編碼，會(huì)是一個(gè)障礙。

對(duì)于企業(yè)相當(dāng)一部分管理人員來說，其不是經(jīng)常使用物料編碼。可是只是月底是看報(bào)表的時(shí)候才使用一次。對(duì)于這些人來說，純數(shù)字的物料編碼，他們可能會(huì)用的很吃力。因?yàn)樗麄儾磺宄?，這些阿拉伯?dāng)?shù)字代表的是什么意思。他們即使不能把代碼一一對(duì)應(yīng)到物料，至少也應(yīng)該讓他們知道，這個(gè)物料大概是屬于什么類別的。所以，我們?cè)谠O(shè)置物料編碼的時(shí)候，還要考慮這些元老級(jí)別的人物。

我兩次推翻了客戶的編碼方案。他們就覺得不滿意了，問我，到底該怎么編碼呢？我曉之以理，把其中的利害關(guān)心跟用戶作了一次深刻的溝通。還好，這個(gè)客戶也是明白事理的人，聽了我的想法后，他們也釋然了。最后，我根據(jù)客戶的實(shí)際情況，推薦了一個(gè)解決方案。

利用拼音字母跟阿拉伯?dāng)?shù)字結(jié)合的方法，來解決這個(gè)問題。剛開始，是想用英文單詞的簡寫的，但是，考慮到企業(yè)的大部分員工的英語水平都不是很好，最后，只好采用拼音字母。大類我們用英文字母，小寫用拼音。如FCH001。F我們表示成品，CH表示成品下面的一個(gè)小類，001表示流水碼。如此，即使員工看到便拿FCH001，還不能定位到具體的產(chǎn)品，但是，至少可以區(qū)分，這是成品，屬于哪一類。

這個(gè)編碼的優(yōu)勢(shì)：

1、可以方便的實(shí)現(xiàn)模糊查詢。有時(shí)候，我們不知道一個(gè)成品對(duì)應(yīng)的具體編碼時(shí)，可以通過模糊查詢來實(shí)現(xiàn)。如我們查一個(gè)叫做套筒的成品，我不知道其具體的編碼是什么，但是，我們知道套筒的分類編碼是TT，則我們只要輸入PTT，就可以找出所有的套筒資料，然后，從查詢出來的結(jié)果中，再去尋找我們需要的材料。如此，我們就可以縮小查詢范圍，提高查詢道效率。

2、用戶容易接受。拼音的簡寫，比數(shù)字好記多了。用戶要稍微花點(diǎn)心思，就可以非常容易的記住，拼音字母所代表的產(chǎn)品類別。而且，也可以非常容易的把中文漢字轉(zhuǎn)換成種類代碼。這種優(yōu)勢(shì)，是簡單的阿拉伯?dāng)?shù)字無法代替的。

企業(yè)用戶根據(jù)我的建議，權(quán)衡利弊后，采取了我的建議的編碼方案。事實(shí)也證明，在然后的操作中，我的這套編碼方案，在企業(yè)中，取得了不錯(cuò)的效果。比起他們那一套原來的方案，無論是從數(shù)據(jù)的查詢上，還是從單據(jù)的操作上，都是非常的方便。

這家客戶還會(huì)舉一反三，在其他的編碼上，如客戶信息的編碼、員工編碼等等上，都采用了類似的方案，取消了以前純數(shù)字的編碼方案。

如以前他們手工作業(yè)時(shí)，編制客戶信息檔案時(shí)，客戶信息編碼利用的就是流水編碼。所以，他們?cè)诓樵兛蛻粜畔r(shí)，如在EXCEL表中，查詢客戶信息時(shí)，用的都是客戶的名稱，而不時(shí)客戶的編碼。因?yàn)橛脩舨恢揽蛻魧?duì)應(yīng)的客戶編碼，只知道客戶名稱。所以，只能通過客戶名稱進(jìn)行查詢。我們知道，輸入漢字查詢的效率比較慢，比起那種通過代碼來查詢相關(guān)信息，要慢的多。而采用了拼音字母與數(shù)字結(jié)合的方式進(jìn)行編碼，則查詢起來非常的方便。

所以，我在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，一般都建議用戶在編碼時(shí)，要能夠反映出產(chǎn)品的類別信息，至少要反映大類、中類信息，否則，會(huì)給后續(xù)的工作，帶來比較大的麻煩。物料編碼是ERP系統(tǒng)重中之重，用戶要認(rèn)真處理。（IT專家網(wǎng)）