選型：財務管理系統(tǒng)選型之憑證編號問題

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正當王曉如火如荼地進行財務管理軟件選型的時候，突然出現(xiàn)了一個意外的情況。財務總監(jiān)李鐵英把王曉叫進了財務辦公室，向他提出了一個憑證編號方面要求。他要求憑證編號可以進行重新編號。看著王曉一臉迷茫的樣子，李鐵英舉了一個例子。比如企業(yè)現(xiàn)在的憑證編號規(guī)則為年月加流水號。假如企業(yè)現(xiàn)在這個月的一共做了200張憑證，但是其中刪除了兩張。那么中間就會缺號。為此在月底進行憑證打印的時候，需要軟件對當月的憑證編號進行重新排序。因為國家規(guī)定，會計憑證的序號是不能夠斷的。公司希望在財務管理軟件中能夠實現(xiàn)這個需求。

王曉為此還專門查找了相關的資料，終于搞明白憑證編號是怎么一回事了。財務憑證編號第一是為了分清財務憑證處理的先后順序、便于登記賬簿。第二是為了進行記賬憑證與賬簿記錄的核對，防止會計憑證的丟失，方便日后查找。

財務憑證編號的方法主要有三種。第一種是將財會部門內(nèi)的全部記賬憑證作為一類統(tǒng)一編號，編為記字第××號。第二種是分分類編號，分別按現(xiàn)金和銀行存款收入、現(xiàn)金和銀行存款付出以及轉賬業(yè)務三類進行編號，分別編為收字第××號、付字第××號、轉字第××號。第三種是按現(xiàn)金收入、現(xiàn)金付出、銀行存款收入、銀行存款討出和轉賬五類進行編號，分別編為現(xiàn)收字第××號、現(xiàn)付字第××號、銀收字第××號、銀付字第××號、轉字第××號。當月記賬憑證的編號，可以在填寫記賬憑證的當日填寫，也可以在月末或裝訂憑證時填寫。記賬憑證無論是統(tǒng)一編號還是分類編號，均應分月份按自然數(shù)字順序連續(xù)編號。通常情況下，一張記賬憑證編一個號，不得跳號、重號。總之一句話，就是會計憑證的編號必須連續(xù)，同時要保證編號能夠反映憑證編制的順序。

在實際工作中，為了保障會計憑證編號的連續(xù)性，往往一開始并不填寫憑證編號。而是到了月底的時候，再統(tǒng)一編寫憑證編號。這樣的話，即時中間有幾張沒用的憑證，也可以保證憑證編號的連續(xù)性。財務總監(jiān)李鐵英說的也就是這么一回事。那要如何才能夠實現(xiàn)這個目的呢？

一、 能夠作廢憑證而且不刪除

系統(tǒng)中最好能夠實現(xiàn)憑證作廢的功能。作廢的憑證仍然保留原來憑證的內(nèi)容及憑證編號，只是在憑證的左上角會顯示作廢的字樣。在憑證打印的時候，也會顯示這個字樣。如此，當用戶的某張憑證有錯誤、憑證多開等錯誤的時候，就可以直接把這張憑證作廢掉，而不是刪除。這就可以保障編號的連續(xù)性，而且也易于后續(xù)的備查。當然財務系統(tǒng)中的憑證作廢功能不只是這個顯示上的差異而以（在單據(jù)上顯示作廢兩字），還需要進行一些跟單據(jù)作廢相關的控制。具體來說主要如下幾點。

一是作廢后的憑證，不能作任何修改，也不能審核。在財務管理系統(tǒng)的過賬作業(yè)中，要把已經(jīng)作廢了的憑證進行過濾，不對作廢憑證進行任何數(shù)據(jù)處理，如過賬等等。其實，這張作廢的憑證就好像是一張空白憑證。不過這里要注意一點，就是作廢憑證仍然保留憑證的編號。后續(xù)的新開憑證不能夠占用作廢憑證的編號。

二是作廢后的憑證仍然可以打印。在財務憑證的管理中，為了憑證編號的連續(xù)，一般都要把作廢的憑證也打印出來，跟普通的憑證按編號的先后順序整理在一起，以備查詢。也就是說，作廢的憑證不能扔掉，或者不打印，否則跟財務管理制度相違背。這雖然比較麻煩，但是這是國家的強制規(guī)定，企業(yè)只有無條件的遵守。

三是對可以作廢的憑證要加以限制，不是所有的憑證都可以進行作廢操作。如對于已經(jīng)過賬了的憑證，就不能夠作廢。如一張憑證在財務系統(tǒng)中已經(jīng)做了過賬處理，后來發(fā)現(xiàn)這張憑證錯誤或因為其他原因需要作廢這張憑證的時候，這張憑證是不能夠直接作廢的，否則就會導致前后數(shù)據(jù)的不一致。為此系統(tǒng)重要能夠實現(xiàn)這個控制。如果財務人員真的需要作廢這張憑證，則先要沖銷這張憑證，如通過紅字發(fā)票或者正負項改變來沖銷這個憑證。然后才可以作廢憑證。

王曉后來就是憑這三個具體的憑證作廢處理流程來考察財務管理系統(tǒng)的憑證作廢功能，取得了不錯的效果。

二、 要能夠實現(xiàn)月底重新編號的功能

在實際工作中，財務人員為了保障編號的連續(xù)性，往往在編制單據(jù)的時候不填寫憑證編號。而到月底的時候，統(tǒng)一來填寫憑證編號。即使中間有憑證作廢等特殊情況，也可以直接把作廢的憑證丟棄掉，從而也不會影響到憑證編號的連續(xù)性。為此，最好在財務管理系統(tǒng)中也能夠實現(xiàn)類似的功能。

也就是說，當用戶在系統(tǒng)中開立財務憑證的時候，可以先有一個虛擬的憑證編號。這個憑證編號不是最終打印的財務憑證編號，只是簡單的便是一個憑證開立的先后順序。在系統(tǒng)中這個憑證編號是可以不連續(xù)的。另外系統(tǒng)中要有一個財務憑證自動編號的批處理作業(yè)。到月底的時候，財務人員只要運行這個作業(yè)，就可以對當月有效的財務憑證進行重新編號。然后財務人員再把財務憑證打印出來。這個處理方式是跟企業(yè)現(xiàn)有的憑證編號方式最符合的。如果系統(tǒng)能夠實現(xiàn)這個功能，可能比較符合企業(yè)財務用戶的需求。

如果本月有財務憑證刪除，那么一定要運行一下這個憑證自動編號作業(yè)。它會對財務賬憑證進行重新編號（憑證刪除之后，這個憑證的編號就沒有了，為了使得編號的連續(xù)，就需要對現(xiàn)有的未過賬憑證進行重新編號）。

不過對憑證重新編號往往有一個限制。即重新編號時，只會影響到當月的未過賬憑證。而對于已經(jīng)過賬的憑證，不會有任何變化。這主要是為了保證前后數(shù)據(jù)的一致性。為此，如果財務人員喜歡在月底填寫憑證編號，那么憑證的過賬也要在月底進行。也就是說，在過賬之前最好先運行一次憑證自動編號作業(yè)，以保證憑證編號的準確性。

三、 財務憑證不能夠隨便刪除。

有些財務軟件，對財務憑證的刪除做了一些限制。如對于已過賬的財務憑證不能夠刪除。這是一個最基本的限制。另外一些考慮得比較周全的財務管理軟件，則添加了另外一個實用的限制。即若本月已有憑證過賬，那么本月最后一張已記過賬憑證之前的財務憑證將不能刪除。已經(jīng)作廢的憑證，只能對其后面的未過賬憑證作憑證整理。如：本月有四張憑證，憑證號分別為010、011、012、013?，F(xiàn)在010的憑證已經(jīng)作廢。在這種情況下，若011的憑證已經(jīng)過賬，財務憑證010雖然已經(jīng)作廢了，但是用戶不能刪除這張憑證。若作廢憑證010后續(xù)的憑證，如011、012、013這后續(xù)的憑證，都還沒有過賬，憑證011則可以刪除。如此限制，就保證了憑證自動編號后不會影響已過賬的財務憑證。

如果上面這種情況，仍然允許調整財務憑證編號，那么當刪除010這張作廢了的財務憑證之后，必然會影響011這已經(jīng)過賬了的財務憑證，其編號可能會改寫為010。但是這憑證已經(jīng)過賬，在其他相關記錄中記錄的編號為011。為此，如果允許已過賬了的憑證再重新編號的話，會導致前后數(shù)據(jù)的不一致。所以，在系統(tǒng)中要對憑證的刪除做出類似的限制。（IT專家網(wǎng)）