杜絕管理漏洞 打響信息化之戰(zhàn)(一)

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◎ 點(diǎn)評(píng)人

朱巖 清華大學(xué)現(xiàn)代管理研究中心

鹿?jié)晒?圣中集團(tuán)股份有限公司 通信中心主任

林堅(jiān) 溫州冠盛汽車零部件制造 有限公司信息中心經(jīng)理

佟位楠 新華信正略鈞策企業(yè)管理咨詢公司顧問

春節(jié)剛剛過去，天維公司的IT主管郭唯卻覺得很郁悶，公司最近正在上ERP，因?yàn)樾畔⒒A(chǔ)差，數(shù)據(jù)初始化和測(cè)試階段工作量特別大，工作壓力壓的信息中心的人都快喘不過氣來(lái)了。前幾天，郭唯回家的時(shí)間已經(jīng)是凌晨3點(diǎn)鐘了。幾天沒怎么睡覺的他，由于太過疲勞竟然把車開入了逆行道，就這樣迷迷糊糊地把車開回了家。

壓力是大，可壓力再大這ERP還是得上啊，郭唯咬咬牙，接著繼續(xù)系統(tǒng)上線前的準(zhǔn)備工作。

不能帶著“管理黑洞”起飛

天維公司是一家生產(chǎn)食品香料的小型企業(yè)，1992年一大批民營(yíng)企業(yè)在全國(guó)像雨后春筍一樣發(fā)展起來(lái)，天維公司就是這股創(chuàng)業(yè)潮中的一員，當(dāng)年用幾千塊錢創(chuàng)辦起來(lái)的小工廠經(jīng)過十幾年的發(fā)展，現(xiàn)在已成為了在當(dāng)?shù)乇拘袠I(yè)數(shù)一數(shù)二的企業(yè)。

由于天維掌握了核心技術(shù)，一直以來(lái)保持著較高的勞動(dòng)生產(chǎn)率和利潤(rùn)率。不過隱藏在產(chǎn)、購(gòu)、銷各個(gè)流程里的管理黑洞卻仍然蠶食著天維的經(jīng)濟(jì)效益。雖然今天的天維活得很好，但如果帶著這些“管理黑洞”起飛，后果是令人堪憂的。

比如說(shuō)天維對(duì)客戶的信用控制力度還不到位，應(yīng)收款項(xiàng)目資金占?jí)旱念~度過于龐大，以及欠款催收不及時(shí)造成了大量呆壞賬；對(duì)外分銷貨物監(jiān)控的力度也不夠，無(wú)法對(duì)經(jīng)銷商庫(kù)存的產(chǎn)品進(jìn)行預(yù)先的保值期預(yù)警，造成外放產(chǎn)品過期退貨、庫(kù)存物料報(bào)廢損失；在采購(gòu)方面，對(duì)供應(yīng)商、自制半成品生產(chǎn)的物料需求和計(jì)劃控制的信息不夠準(zhǔn)確，造成生產(chǎn)過程中庫(kù)存儲(chǔ)備的不均衡、采購(gòu)批量不合理、浪費(fèi)和占用流動(dòng)資金較多。

種種跡象都表明，ERP實(shí)施到了不能再拖延的時(shí)候了。民營(yíng)企業(yè)信息化選型有其特有的爽快勁頭，經(jīng)過1個(gè)月的溝通，一家供應(yīng)商的團(tuán)隊(duì)就打動(dòng)了天維的心，K/3 ERP的實(shí)施就緊鑼密鼓地操練開了。

信息化暴露管理漏洞

由于信息化底子差和管理基礎(chǔ)薄弱，ERP實(shí)施對(duì)于天維這樣的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)不亞于一次“大型戰(zhàn)役”，150人的天維減去技術(shù)人員、業(yè)務(wù)人員和工人，真正的管理人員只有20多人，這20多個(gè)人本身就兼著多個(gè)崗位，像陀螺一樣停不下來(lái)。

在項(xiàng)目初期，每次廠商的項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)時(shí)都“拉不住人”，郭唯急得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)也沒有辦法，只好去找楊總。幸好楊總對(duì)信息化一直都很支持，特地為此制定了硬性規(guī)定，優(yōu)先考慮ERP上線的事情，其他業(yè)務(wù)暫時(shí)讓位，事情才得以解決。

接下來(lái)的事情也不輕松，由于信息化打亂了各部門之間的權(quán)、責(zé)、利，帶來(lái)了不少的矛盾，需求調(diào)研就是最明顯的一個(gè)例子。

最初在做需求報(bào)告時(shí)，郭唯和廠商的ERP項(xiàng)目調(diào)研員一個(gè)部門挨一個(gè)部門去跑，去問。由于各個(gè)業(yè)務(wù)部門平常都有大量報(bào)表、事務(wù)等著處理，根本抽不出時(shí)間靜下心來(lái)好好談，業(yè)務(wù)人員就匆忙把當(dāng)前手頭上需要處理的瑣碎事情提出來(lái)，當(dāng)成項(xiàng)目需求，交給項(xiàng)目調(diào)研員。項(xiàng)目調(diào)研人員在收取資料時(shí)，也沒考慮太多，就把“這些需求”誤認(rèn)為這是真正的需求，寫下來(lái)，并按照他的想法，制定一個(gè)大概流程。

當(dāng)所有的流程出來(lái)以后，郭唯跟各個(gè)部門單獨(dú)開會(huì)探討時(shí)又發(fā)現(xiàn)了新問題。這些需求中有些需求是沒有意義的，有些需求甚至還影響到了其他部門。比如，有些報(bào)表應(yīng)該由財(cái)務(wù)部門做，現(xiàn)在銷售部門做了；有些數(shù)據(jù)應(yīng)該由倉(cāng)儲(chǔ)部門去輸入，銷售部門也做了。

銷售部門提出的好多需求都應(yīng)該是別的業(yè)務(wù)部門的需求，而其他業(yè)務(wù)部門由于平常沒有做一些具體工作，現(xiàn)在就提不出需求來(lái)。

無(wú)奈的信息主管

郭唯只好把所有部門的業(yè)務(wù)人員和業(yè)務(wù)骨干，以及經(jīng)理都組織起來(lái)開會(huì)，可每次會(huì)上大家都不停地吵，這個(gè)說(shuō)“這個(gè)單子不應(yīng)該由我錄”，那個(gè)說(shuō)：“這些數(shù)據(jù)不應(yīng)該由我出”。

大家都是公司的元老，誰(shuí)也不肯聽誰(shuí)的。郭唯又是最近幾年才加盟天維公司的，這些管理人員個(gè)個(gè)都比他資格老，郭唯既沒有足夠的權(quán)力，對(duì)公司的情況也沒有人家熟悉。

同時(shí)，項(xiàng)目組的人員也開始緊張起來(lái)，先是信息部門的小王生病告假，再來(lái)業(yè)務(wù)部的小李要求退出項(xiàng)目組，郭唯一下成了光桿司令。要求支援吧，本來(lái)公司就小，別的部門一時(shí)抽不出人手，信息中心剛建立不久，大家都不愿意來(lái)。

面對(duì)空蕩蕩的辦公室，郭唯的心里充滿了疑問，中小企業(yè)的信息化之路，就這樣難么？

來(lái)源：中國(guó)計(jì)算機(jī)用戶