客戶檔案管理中檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步

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　　現(xiàn)在我們加入了世界貿(mào)易組織，就要按照世界貿(mào)易組織知識產(chǎn)權(quán)的范圍去執(zhí)行，泛普軟件包括商業(yè)秘密。商業(yè)秘密不是專利，也不是著作權(quán)、商標(biāo)權(quán)，它專門有自己的定義。現(xiàn)在有些知識產(chǎn)權(quán)文件和檔案沒有在檔案部門保存，游離于檔案部門之外，有些是職務(wù)發(fā)明與非職務(wù)發(fā)明混在一起，職務(wù)發(fā)明的文件材料必須要歸檔。知識產(chǎn)權(quán)檔案是檔案部門今后管理的一個重點。要切實解決知識產(chǎn)權(quán)檔案收集難、易流失的問題，要妥善保管好這些檔案，還要專門研究知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集、管理、應(yīng)用的具體辦法。知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集與普通檔案不同，保管也要有特殊的管理方法，利用還要有嚴(yán)格的審批手續(xù)和詳細(xì)記錄。

　　檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步

　　企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。我們曾經(jīng)去大連新船公司參觀，他們的信息化建設(shè)程度很高，當(dāng)時他的老總介紹：我們企業(yè)給外商制造大型油輪或客輪，外商來與我們洽談時，我的辦公室與外商的房間就一墻之隔，但是商量工作不是面對面，完全通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，最后簽訂協(xié)議。我們也要適應(yīng)這種工作方式，搞信息化建設(shè)。因為現(xiàn)在與國外企業(yè)合作，如果企業(yè)沒有信息化建設(shè)，就很難與外界交往。哈爾濱飛機(jī)制造公司在與法田進(jìn)行合作時，法方來考察，首先要看你能不能讀懂他的軟件程序，再看是否具備遠(yuǎn)程技術(shù)合作設(shè)計的能力，這是合作的基礎(chǔ)。

　　信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當(dāng)前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，泛普軟件-客戶檔案管理軟件使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。

　　檔案部門要主動宣傳電子文件歸檔的重要性，企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃當(dāng)中將檔案工作納入進(jìn)去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當(dāng)中去，要對整個電子文件的形成和管理提出要求，在實踐中邊學(xué)邊摸索，逐步把電子文件管理規(guī)范起來。這對檔案人員是一個難題。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對稱問題;其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門要用專門的設(shè)備、專門的部門負(fù)責(zé)檢驗電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。

　　檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來可以很瀟灑，實現(xiàn)無紙化辦公，財務(wù)、科研、外事等許多部門都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。客戶檔案管理軟件在檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機(jī)代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識，檔案部門不學(xué)習(xí)不提高，肯定要被淘汰。