10招為企業(yè)定制科學(xué)有效erp系統(tǒng)軟件選型流程

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進入中國走過了一個從盲目追捧到逐漸理智看待的過程，人們對erp系統(tǒng)的認識也在逐漸加深，erp系統(tǒng)項目的實施也不再僅被視為一種企業(yè)信息化的工具而實施，它融入了更多BPR、SCM、CRM、知識管理、企業(yè)文件塑造等非erp系統(tǒng)因素，而成為實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、提升企業(yè)整體管理水平的綜合性解決方案。

實施erp系統(tǒng)是一種龐大的綜合性系統(tǒng)工程，它包括前期論證、科學(xué)選型、系統(tǒng)實施、項目驗收與評價等階段。就選型而言，其工作的重要性自不用多說，但需要特別指出的就是除了為找到適合自己企業(yè)特點的erp系統(tǒng)外，通過組織選型工作，還有助于了解erp系統(tǒng)目前的發(fā)展情況和優(yōu)缺點，避免后續(xù)過高期望值帶來的失望;在選型過程中的多輪參觀，可以使企業(yè)中高層經(jīng)理發(fā)現(xiàn)自身管理體系在同級營業(yè)規(guī)模企業(yè)的位置(落后與先進程度)，這對今后企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展方向怎樣結(jié)合整體 IT規(guī)劃的前瞻性具有非常重要的指導(dǎo)意義。

大家應(yīng)該聽過erp系統(tǒng)選型的兩條金科玉律，一是："知已知彼"，二是："如果高級管理層不了解erp系統(tǒng)，就不要上erp系統(tǒng)"，真所謂一針見血、言簡意賅!但如何正確的制定一套科學(xué)的選型流程，真正落實兩條金科玉律呢?

1.了解企業(yè)自身現(xiàn)狀和需求原因
和前幾年使用的財務(wù)軟件、簡單的物流管理軟件相比，erp系統(tǒng)由于其在整體的數(shù)據(jù)集成、時時共享等性能上的出色表現(xiàn)，成為了眾人追捧的寵兒。除了普遍意義上的需求理由，不同企業(yè)又有著不同的需求原因。了解自身現(xiàn)狀和挖掘需求原因是確定項目是否上馬和確定系統(tǒng)類別及使用年限的重要依據(jù)。其方式主要可以采取公司各部門負責(zé)人進行erp系統(tǒng)項目需求緊急度的討論會，綜合日常工作中的投訴點進行分析，最終確定項目是否上馬并忠實記錄會議過程與結(jié)論。

2.確定項目預(yù)算
兵馬未動，糧草先行。溝通和確定預(yù)算范圍是決定選型廣度的基礎(chǔ)。 根據(jù)自身財務(wù)狀況及erp系統(tǒng)使用年限預(yù)期確定erp系統(tǒng)項目預(yù)算框架;企業(yè)中高層范圍內(nèi)的討論、確認。溝通是非常重要的，尤其對于股份制的企業(yè)，每個股東對于大項投資的金額、時間、回報率都是非常關(guān)注的，沒有大家的共識與參與，很容易導(dǎo)致選型成了單一的選價格，那就失去選型、甚至投資erp系統(tǒng)項目的意義; erp系統(tǒng)項目除了實際購買軟件和支付實施顧問企業(yè)的費用外，還需要考慮到很多的人力資源相關(guān)成本，如關(guān)鍵用戶保證項目參與時間引起的加人情況、項目加班、出差等一系列費用的產(chǎn)生，都會對企業(yè)正常運營情況下的整體預(yù)算成本造成很大的壓力，這一部分機動費用也是項目預(yù)算前期確定的重要原因之一。

3.預(yù)熱調(diào)研
大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部人員對于erp系統(tǒng)的構(gòu)造及使用效果都不是非常的了解，僅有的一些了解也大多來自于書本和相關(guān)文章，這個時候預(yù)熱調(diào)研就顯的尤為重要了。預(yù)熱調(diào)研分為兩個方面： 各類erp系統(tǒng)軟件廠商的資料的學(xué)習(xí)及相關(guān)訪問通過提取相關(guān)資料和參加各類廠商舉辦的研討會等，最大程度的獲取軟件本身的結(jié)構(gòu)組織、適用行業(yè)類別等一系列信息同行業(yè)類型客戶的調(diào)研與訪問。從各種渠道發(fā)掘本企業(yè)類型相似的軟件使用客戶的實施和使用情況，由于沒有任何利益關(guān)系，所以這樣的調(diào)研訪問往往是友好的和有建設(shè)性意義的，從實際使用方那里，除了清晰你對軟件的認識，更加有意義的是通過訪談可以了解實施公司的水平，實施顧問公司的水平在很大程度上決定了軟件性能與企業(yè)需求的契合度，而契合度又是發(fā)揮軟件性能服務(wù)企業(yè)的關(guān)鍵，其重要性就無須贅述了

4.各部門訪談部門現(xiàn)狀及需求，并結(jié)合未來發(fā)展分析需求的擴展性
各部門實際操作中的現(xiàn)狀及需求了解，對于企業(yè)決策和erp系統(tǒng)項目負責(zé)人是至關(guān)重要的。各部門在長期的運營中，雖然也會有很多的抱怨與投訴，但卻缺乏整體的描述，實際崗位執(zhí)行人的感受對于選型和日后的上線工作來說都是重要的工作基礎(chǔ)。
主要的方式有如下三種：由企業(yè)內(nèi)部項目負責(zé)人和企業(yè)流程部組織各部門分時段召開部門現(xiàn)狀討論會，由于大家同在一個環(huán)境內(nèi)工作，所以彼此熟悉日常情況，很快可以達成思維與語言上的共識。但工作結(jié)束后提交的內(nèi)部需求調(diào)研報告，就不可避免的使用著自己常用的"俚語"，不利于軟件廠商閱讀和理解，給日后的演示工作帶來很多的麻煩;雇傭第三方顧問公司進行企業(yè)內(nèi)部調(diào)研，出具規(guī)范的需求報告。由于第三方顧問公司不參與企業(yè)內(nèi)部利益沖突，所以被訪談?wù)呖梢詴乘?，把自己日常工作中的困擾和盤托出，對于了解企業(yè)實際情況比較有益。但由于調(diào)研工作時間短，部門涉及廣泛，第三方顧問很難在短時間內(nèi)迅速的解讀企業(yè)內(nèi)部實際需求，有歧義產(chǎn)生的可能;由企業(yè)內(nèi)部項目負責(zé)人和企業(yè)流程部聯(lián)合第三方顧問公司組織各部門現(xiàn)狀討論會，分經(jīng)理層、實際操作層展開。第三方顧問和企業(yè)內(nèi)部人員聯(lián)合工作，拆分工作項目，既規(guī)避了因為利益原因產(chǎn)生的抹殺問題的現(xiàn)象，又可以完成一份專業(yè)的、易于企業(yè)外部人員理解的需求分析書。

5.成立企業(yè)內(nèi)部erp系統(tǒng)選型核心領(lǐng)導(dǎo)小組及選型組
確定了項目預(yù)算和內(nèi)部需求情況，成立一個臨時的erp系統(tǒng)項目選型組織機構(gòu)就顯的尤為重要了。erp系統(tǒng)項目成功的重要要求之一就是全員參與，而我認為在選型之初的全員參與也是非常重要的。由各公司高級管理人員組成的核心領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)選型工作的時間、方法論的把握，確保選型工作不走偏，不拖延。而職能部門的負責(zé)人組成的項目選型組就保證了不同的軟件的打分結(jié)果是由專業(yè)人員進行的，不會有偏頗性。通過例會制度，不斷的調(diào)整工作方向，統(tǒng)一工作思路。
其次，選型過程中由中層經(jīng)理的參與，是對erp系統(tǒng)軟件最好的學(xué)前教育方式。不斷的把心理預(yù)期調(diào)整的與現(xiàn)實接近，在后續(xù)的實施中就不會有從云端墜地的感覺。平和的心里是圓滿完成項目實施的保證。另外，部門負責(zé)人對于erp系統(tǒng)的認識也為今后在各部門基層人員的宣灌奠定了堅實的基礎(chǔ)。

6.根據(jù)企業(yè)需求分析及擴展性確定不同層次上的不同初級入選軟件廠家及顧問企業(yè)
目前erp系統(tǒng)軟件有國內(nèi)、國外的，不同行業(yè)類型等很多種類，其設(shè)計理念目前還是具有一定的差異性的。所以需要篩選出適合本企業(yè)的不同層次上的不同入選軟件廠家及顧問公司，并進入實質(zhì)性的了解，避免把精力投入過大的范圍，事倍功半。

7.進行第一輪選型工作
第一輪選型的準(zhǔn)備工作有： 向入選廠商和實施顧問公司發(fā)出項目參加邀請函 向入選廠商和實施顧問公司發(fā)出企業(yè)內(nèi)部需求調(diào)研書 確定演示時間要求入選廠商和實施顧問公司按照企業(yè)內(nèi)部需求調(diào)研書內(nèi)容組織演示，講解軟件實現(xiàn)方法，并輔以實際系統(tǒng)功能界面的展示，耳聽為虛，眼見為實。實際的系統(tǒng)展示是使雙方都正確的理解需求含義及實現(xiàn)手段的最好方式。 制定選型打分表選型打分表的制定是選型工作的又一個重要工作之一，沒有這樣的一個客觀的評估標(biāo)準(zhǔn)，選型工作很可能會陷入無休止的爭論和協(xié)調(diào)中去。也給企業(yè)最終的決策帶來很多的困難。選型打分表主要按照企業(yè)內(nèi)部需求調(diào)研書的內(nèi)容，根據(jù)實際情況標(biāo)識出不同的權(quán)重，用以最后的分數(shù)評定。 廠商及實施顧問公司的演示演示是分模塊進行的，為不影響日常的工作，不是必須選型工作組全體參加。可以按照功能模塊由不同部門的負責(zé)人、第三方顧問(項目需求調(diào)研書的撰寫人)和項目經(jīng)理、流程部經(jīng)理參加打分，四份打分表產(chǎn)生的分數(shù)以20%、20%、30%、30%加權(quán)計算，取得相對科學(xué)的分數(shù)結(jié)果。演示過程可以進行相關(guān)感興趣內(nèi)容的提問，可以利用這個機會對同一軟件廠商的不同實施顧問公司水平給予初步的印象分數(shù)。整理分數(shù)，確定第二輪入選廠商及實施顧問公司名單.由項目負責(zé)人按加權(quán)比例，整理最后得分。召開例會，向核心領(lǐng)導(dǎo)小組和選型組成員通報整體得分情況，并就幾個系統(tǒng)功能爭議點進行重申和確定，收集意見，確定第二輪入選名單。

8. 進行第二輪選型工作
第二輪選型工作有： 向第一輪入選廠商和實施顧問公司中的落選廠商發(fā)出通知函本著尊重和欣賞對方大量準(zhǔn)備工作的態(tài)度，擬寫通知函內(nèi)容，對于落選廠商來說，并不是軟件功能不好，多數(shù)原因是不適合企業(yè)的需求特點，所以給出未入選原因?qū)τ趶S商來講也是一個很好的了解產(chǎn)品市場反饋的機會。這項工作也保證了未來可能產(chǎn)生的新的合作的基礎(chǔ)。向入選廠商和實施顧問公司發(fā)出第二輪選型邀請函和報價通知 要求第二輪入選廠商及實施顧問公司提供參觀條件廠商及實施顧問公司提供的參觀機會，基本是他們完成的最好的項目之一，從中可以看到他們的水平并了解實施過程的一些用戶心得，為今后企業(yè)實施提供寶貴的經(jīng)驗; 制定第二輪打分表第二輪打分表基本以實施方法論，實施水平以及實施公司的行業(yè)可復(fù)制性為主要評分基礎(chǔ)，依舊加權(quán)平均，由項目負責(zé)人整理提交例會審議討論，確定最后一輪選型名單。

9.進行第三輪選型工作(討論時要民主，執(zhí)行時要果斷)
給出最終報價時間，要求入選廠商及實施顧問公司給出最后報價;綜合第二輪打分表及價格因素權(quán)重(價格雖然不是決定性的，但也是非常重要的一個選型指標(biāo)。再好的軟件，如果超過了最初的預(yù)算范圍，也只能忍痛割愛，因為企業(yè)運營費用和家中購買日用品有著本質(zhì)的區(qū)別，前者如果沒有把握好預(yù)算，很可能造成年度虧損，給整個年度業(yè)績造成很大的破壞和影響)制定一個最后的選型打分表，從價格(分為硬件成本、二次開發(fā)、綜合年限使用成本、廣域?qū)拵б?、實施方面(幾個方面)進行例會現(xiàn)場打分，各部門負責(zé)人充分發(fā)表意見，達成分數(shù)共識，當(dāng)場計算打分結(jié)果; 確定最后選型結(jié)果不排除有分數(shù)相當(dāng)，實力相當(dāng)?shù)慕Y(jié)果，并且在最后一輪比價的過程中還可能出現(xiàn)揮淚大甩賣的場景。但注意!不突破預(yù)算上限是一個需要注意的地方，而過低的價格，也會直接影響日后實施顧問的水平和實施過程的質(zhì)量。此外，一個重要的幫助企業(yè)在舉棋不定的困惑中最終確定合作伙伴的標(biāo)桿--那就是選型第一步的工作結(jié)果："企業(yè)自身現(xiàn)狀和需求原因"!它是一個公平的判定者，最終幫助你從迷霧中走出來，義無返顧的做出自己正確的選擇!

10.簽訂合同
合同是未來處理糾紛的法律標(biāo)準(zhǔn)，所以合同是需要非常仔細的去閱讀和相互協(xié)商更改的。收到軟件廠家和實施顧問公司的合同后，進行兩步走。由項目負責(zé)人和選型核心領(lǐng)導(dǎo)小組進行仔細的斟酌，另外及時的把合同發(fā)給律師進行法律語言上的推敲。這樣的兩步齊抓共管可以最大程度的保護甲乙雙方的權(quán)利和義務(wù)。除以上列出選型工作外，還應(yīng)輔以前期整個企業(yè)的erp系統(tǒng)、BPR工作宣傳，為系統(tǒng)實施打好全員心理上和知識上的基礎(chǔ)，具體應(yīng)包括：定期通報選型工作進程;定期發(fā)送erp系統(tǒng)相關(guān)知識和討論文章;制作erp系統(tǒng)項目板報，在公司內(nèi)制造erp系統(tǒng)氣氛;確立臨時實施小組的團隊建設(shè)方式與方法等等…… 整個erp系統(tǒng)的實施過程是一個緊張而充滿挑戰(zhàn)性的工作，以后作者也將以同樣的形式，解釋與詮釋erp系統(tǒng)實施階段的工作要點及注意事項，希望能給各位讀者一點幫助。